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Humboldt-Universität zu Berlin

Humboldt-Universität zu Berlin | Informationen für Beschäftigte an der HU | Aus der Verwaltung | „Fehlermeldungen werden kommen, das ist normal“

„Fehlermeldungen werden kommen, das ist normal“

by Ljiljana Nikolic posted on 12.10.2020 08:55 last modified 16.10.2020 08:51

Ingmar Schmidt, strategischer Programmleiter von humboldt gemeinsam, erklärt, welche Verwaltungsbereiche mit SAP starten werden

Herr Schmidt, der Countdown läuft, im Januar 2021 soll die Arbeit mit SAP losgehen. Welche Arbeitsbereiche und -abläufe sind davon betroffen?

Das sind die Bereiche Rechnungswesen, Beschaffung, Personaladministration und Organisationsmanagement sowie das kaufmännische Objektmanagement mitsamt der Stammdatenmigration und der CAD-Integration. Beginn des Go-live für diese Prozesse soll der 4. Januar 2021 sein.

Bei der Umstellung im Rechnungswesen kommt hinzu, dass neben einem kameralen künftig auch ein kaufmännischer Jahresabschluss durchgeführt werden muss. Das betrifft einen sehr großen Anteil der Leistungen der Verwaltung der HU, vom Bezahlen von Rechnungen über die Beschaffung, die Personaleinstellungen, die Drittmittelberwirtschaftung, die Bereitstellung der Flächen bis hin zu den Gehaltszahlungen. Anders ausgedrückt: Das ist der grundlegende Teil der Verwaltungsleistungen zur Sicherstellung von Forschung und Lehre an der Humboldt-Universität.

 

Warum beginnen wir nicht mit allen Bereichen auf einmal? Warum muss das Rechnungswesen unbedingt mit Jahresbeginn starten?

Das ist einfach erklärt: Das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar eines Jahres und endet am 31. Dezember. Wollen Sie beispielsweise ab dem 1. Mai ein neues System im Rechnungswesen einführen, heißt das, alle Daten vom 1. Januar bis zum 30. April zu überführen inklusive der Übernahmedaten Vorperioden. Das ist aufwändig und kann zu erheblichen Übertragungsfehlern führen. Mit dem Beginn am Januar vermeidet man quasi zwei Workflows in einem Jahr, die auch zu erhöhten Dokumentationspflichten und Aufwand für Nachprüfungen führen.

Und um alle geplanten Prozesse, die künftig in SAP abgebildet laufen sollen, gleichzeitig zu realisieren, wäre annähernd eine temporäre Verdopplung der Personalkapazität notwendig, also im Vergleich zum jetzigen Personaleinsatz im Programm humboldt gemeinsam. Selbst bei einem solchen Personaleinsatz können die Zusammenhänge der verschiedenen Leistungen der Verwaltung nicht auf einmal erfasst werden und auch nicht so schnell an die Nutzer der jeweiligen Verwaltungsleistungen vermittelt werden.

 

Wie lange wird es dauern, bis die im Januar 2021 beginnenden Prozesse akzeptabel rund laufen werden?

Wir wissen von anderen Organisationen, dass oft erst im Live-Betrieb weitere, vorher nicht zu erwartende Fehlermeldungen auftauchen – das kann eine Schnittstelle zwischen Prozessen sein, das kann ein spezieller Fall oder Ähnliches sein. Das wird wiederum mit Ursachenforschung und Abwägen von Lösungsoptionen einhergehen. Wir werden einen geeigneten Support aufbauen, um die Anwendenden operativ so gut wie möglich zu unterstützen und um Fehlermeldungen zu bearbeiten. Und Fehlermeldungen werden kommen, das ist normal. Alles in allem wird es eine anspruchsvolle Zeit werden. Das wird von Prozess zu Prozess unterschiedlich sein, wie lange es dauert bis alles soweit rund läuft – ein halbes Jahr, ein Jahr. Danach werden die Mitarbeitenden der HU sich an das neue System gewöhnt haben. Keiner wird dann hoffentlich dem alten System nachtrauern. Das ist der Plan.

 

Was müssen Mitarbeitende zum Ende des Jahres beachten, bevor Sie im Dezember in den Weihnachtsurlaub gehen?

Je nachdem ob Sie Auszahlungsanordnungen fertigen, Einstellungsanträge für Personal stellen, Bestellungen auslösen und so weiter – bitte beachten Sie die aktuellen Informationen dazu mit den entsprechenden Fristen.

Siehe dazu die Sonerausgabe der Humboldt Info vom 25. September – veränderte Fristen für Personal-, Finanz- und Beschaffungsvorgänge.

 

Die Fragen stellte Ljiljana Nikolic