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Humboldt-Universität zu Berlin

Humboldt-Universität zu Berlin | Informationen für Beschäftigte an der HU | Aus der Verwaltung | „Künftige Anwender*innen profitieren durch eine prozessgesteuerte Datenpflege“

„Künftige Anwender*innen profitieren durch eine prozessgesteuerte Datenpflege“

by Ljiljana Nikolic posted on 02.11.2020 13:15 last modified 03.11.2020 08:36

Elena Tröster, Projektleiterin Personalwesen bei humboldt gemeinsam, erklärt, was sich an den Kernprozessen des Personalwesens durch die Digitalisierung verändern wird.

Auf welche Veränderungen rund um den Prozess der Personaladministration, der Personalbewirtschaftung und des Organisationsmanagements können sich die Mitarbeitenden freuen?


Mit dem 4. Januar 2021 wird das SAP HCM System mit den Komponenten Personaladministration und Organisationsmanagement eingeführt. Das bedeutet, die Systeme HIS SVA Personaldatenverwaltung und Stellenverwaltung sowie auch die OKZ-Datenbank werden ab diesem Zeitpunkt abgelöst.
Die Personaladministration mit SAP ERP HCM ist mit umfassenden Funktionen zur Erfassung und Bearbeitung von Mitarbeitenden-Stammdaten die Basis für eine moderne Personal-Prozessgestaltung und ein integratives Personaldatenmanagement. Künftige Anwender*innen profitieren durch eine prozessgesteuerte Datenpflege in Form sogenannter Personalmaßnahmen und durch die Generierung personal relevanter Formulare, wie beispielsweise Arbeitsverträge oder diverser Schreiben im Rahmen der Personalarbeit. Ein integriertes Berichtswesen mit weiteren Komponenten des SAP HCM ermöglicht die Auswertung organisatorischer und finanzorientierter Daten aus dem Organisationsmanagement und entsprechender Zuordnung personenbezogener Daten. Die Pflege von Personaldaten erfolgt künftig weiterhin zentral durch die Abteilung Personal und Personalentwicklung.


Was sind weitere Vorteile des Systems?

 

Das Organisationsmanagement stellt Organisationsstrukturen und Hierarchieanforderungen in dem SAP HCM System überschaubar dar. Dadurch können Hierarchien und Beziehungen von Mitarbeitenden zu der Organisation abgebildet werden.
Die Personalbewirtschaftung erfolgt in der HCM Komponente Organisationsmanagement. Hier lässt sich der interne Stellenplan der HU sowie der darauf basierende summarische Stellenrahmen als Anlage zum Haushaltsplan erstellen, mit Budget (Stellenanteile) versehen und anschließend bewirtschaften.
Außerdem werden Personalkapazitäten in Form sogenannter Planstellen durch das Referat Personalwirtschaft der Abteilung Personal und Personalentwicklung im Organisationsmanagement gepflegt. Die Abteilung Servicezentrum Forschung unterstützt die Planstellenpflege für Drittmittel. Die Organisationsstrukturen werden durch die aktive Pflege der Abteilung Planung und Steuerung vorgenommen. Mit dem Produktivstart der Komponente SAP HCM Organisationsmanagement werden die Verantwortlichen der jeweiligen Organisationseinheiten Zugriff auf die Stellenbesetzungslisten ihres eigenen Bereiches erhalten.
Mit der SAP-Implementierung im Personalwesen wird eine Gesamtlösung im Sinne eines modulübergreifenden und Integrativen Personalwirtschaftssystems geschaffen. Das SAP HCM System mit den Komponenten Personaladministration und Organisationsmanagement stellt ab 2021 die Basis für weitere personalwirtschaftliche Prozesse, wie der Personalabrechnung, der Personalplanung und der Personalbeschaffung, dar, welche in den weiteren Systemausbaustufen digitalisiert werden. Die Integration zu dem S/4HANA System zu den Modulen des Rechnungswesens, der Beschaffung und des Objektmanagements ermöglicht ein systemübergreifendes Arbeiten.


Was waren bisher die größten Herausforderungen auf dem Weg dahin?


Die größten Herausforderungen in der Konzeption der Komponenten des SAP HCM Systems war es im Projekt die Denkmuster und Systemprinzipien von SAP zu verinnerlichen, um im weiteren Schritt systemtechnische Sollprozesse zu kreieren. Darüber hinaus spielt das Thema Datenschutz, insbesondere in der Personalarbeit, eine wesentliche Rolle, welches wir in der Konzeption stets im Auge behalten und entsprechende ausgeklügelte Berechtigungskonzepte erstellen mussten.
Der Produktivstart von SAP SuccessFactors für die Abbildung der Personalbeschaffungsprozesse sowie auch der Beginn der Projektarbeiten des Prozessbereiches Reiskosten mit SAP Concour musste leider vertagt werden. Der Fokus des Programms humboldt gemeinsam liegt darin, die zweite Systemausbaustufe erfolgreich zu meistern. Projektarbeiten für die Personalbeschaffung und die Reisekosten werden im weiteren Schritt aufgenommen und fortgeführt.


Was sind die nächsten Schritte?


Seite Mitte Oktober 2020 laufen die Schulungen für die Prozessbereiche Personaladministration, Organisationsmanagement und Personalbewirtschaftung für die Hauptnutzer*innen. Die Dezentralen erhalten digitale Qualifizierungen.
Zum Produktivstart zum 4. Januar 2021 werden, anders als geplant, keine Genehmigungsworkflows mit integriertem Dokumentenmanagementsystem durch SAP funktionieren. Diese Anforderungen werden in der weiteren Projektarbeit wieder aufgegriffen und weiterverfolgt. Darüber hinaus wird perspektivisch nicht der volle Umfang an Berichten und Formularen ab dem 4. Januar 2021 zur Bearbeitung zur Verfügung stehen, jedoch in den darauffolgenden Monaten allmählich implementiert werden.

 

Das Interview führte Cosima Kopp