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Qualifizierungen: Wie die Mitarbeitenden auf die Arbeit mit SAP vorbereitet werden

by Ljiljana Nikolic posted on 12.10.2020 08:06 last modified 12.10.2020 08:06

Mit der SAP-Einführung zum 1. Januar 2021 stehen viele Veränderungen an, so auch in der Handhabung und im Umgang mit dem neuen System. Die Programmleitung von humboldt gemeinsam hat ein Qualifizierungskonzept aufgesetzt, welches umfassende Maßnahmen zur Weiterbildung der Mitarbeitenden der HU enthält und Ende September begonnen hat. Neben Online- und Präsenzschulungen werden weitere Angebote wie E-Learning und digitale Präsentationen konzipiert, durchgeführt und evaluiert.

Langsam, aber sicher rückt der Termin näher. Ab dem 1. Januar 2021 werden Mitarbeitende bestimmter Verwaltungsbereiche der Humboldt-Universität mit dem SAP-S/4HANA-System arbeiten, Stichwort Programm humboldt gemeinsam. „Mit dem Start stehen viele Veränderungen an. Was vielen Mitarbeitenden noch gar nicht so bewusst ist: Jeder wird mehr oder weniger vom Systemwechsel betroffen sein – ob es nun um den digitalisierten Bestellungsprozess von Waren geht oder die Möglichkeit, die Lohnabrechnung digital einzusehen“, erklärt Bianca Leonhardt, die operative Leiterin des Programms.

Damit dieser Drahtseilakt gelingt, alle Mitarbeitenden gut abgeholt werden, spannt die Programmleitung ein ausgeklügeltes System aus Netzen und weichen Matten, damit jeder Schritt, der nicht zielgenau ist, abgefedert wird – mit den notwendigen Schulungsmaßnahmen und Unterstützungsprogrammen zum Umgang mit SAP.

95 Online- und Präsenzveranstaltungen

„Seit dem 29. September läuft das Schulungsprogramm für die Projekte Rechnungswesen, Personal, Beschaffung und Objektmanagement“, sagt Leonhardt. Qualifizierungen laufen zum Beispiel zu Themen wie Grundlagen der Doppik, Budgetvorgänge, dezentrales Berichtswesen, Workflowaufgaben im Rahmen von Projektfreigaben und Mittelumsetzung oder auch Kreditorenbuchhaltung/Debitorenbuchhaltung. „Das Qualifizierungskonzept baut dabei jeweils auf den Fachkonzepten der Projekte auf und orientiert sich an den dort festgelegten Zielgruppen und Bedarfen, um sicherzustellen, dass die Qualifizierungsmaßnahmen unmittelbar an den jeweiligen fachlichen Anforderungen ausgerichtet sind“, erläutert Leonhardt.

Das Schulungsprogramm mit etwa 95 Terminen von einem halben bis einem Tag Dauer wird von der Scheer GmbH durchgeführt und läuft bis zum 2. Dezember. Pandemiebedingt finden die Schulungen teils digital, teils als Präsenzveranstaltungen in Räumen des Grimm-Zentrums statt. Vor allem für Mitarbeitende in Führungspositionen, wie Abteilungs-, Instituts- beziehungsweise Fakultätsleitungen, wird es mit nur einer Schulung nicht getan sein. Zurzeit wird der genaue Qualifizierungsbedarf dieser Zielgruppe ermittelt.

Software im Grimm-Zentrum ausprobieren

Da die Software noch nicht auf den Verwaltungsrechnern läuft, gibt es Übungsmöglichkeiten außerhalb des eigenen Büros. „Jeder, der das neu erlangte Wissen üben möchte, kann nach Anmeldung freitags in das Grimm-Zentrum kommen und das Gelernte im Schulungsraum ausprobieren“, erklärt die Programmleiterin. Im Bedarfsfall bittet sie darum, eine Anfrage per Mail über SAP.Qualifizierung@hu-berlin.de zu stellen, damit der Wunsch eingetaktet und hinterlegt werden kann.

Ein weiteres Angebot zum Selbstlernen wird eine Software mit dem Namen „Enable Now“ sein. „Wir werden pro Projekt zu den fünf wichtigsten Prozessen von Scheer Benutzerhilfen erstellen lassen“, sagt Bianca Leonhardt. Mit kurzen, anschaulichen Filmen und geführten Touren können Mitarbeiter*innen dann Inhalte in Eigenregie erlernen. „Daneben werden wir auch die Anwenderdokumentationen im Intranet zur Verfügung stellen. Diese beziehen sich auf einzelne Transaktionen. Je nach dem, mit welchen Transaktionen der Mitarbeitende zu tun hat, kann er sich selbst ein kleines Handbuch zusammenstellen.“

Damit alle die notwendige Unterstützung erhalten, wird es zum 1. Januar auch ein FAQ und ein Service-Desk in Organisation des Computer- und Medienservice geben, wo Mitarbeitende Fragen technischer Art loswerden können. „Zudem sollen ab Januar auch in den Bereichen Beauftragte als Ansprechpartner*innen für SAP fungieren und helfen, wenn es irgendwo hakt. Es wird niemand vergessen, alle Mitarbeitenden werden ihre Qualifizierungen erhalten, um gut zu starten“, unterstreicht die Programmmanagerin.

 

Autorin: Ljiljana Nikolic