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Humboldt-Universität zu Berlin

Humboldt-Universität zu Berlin | Informationen für Beschäftigte an der HU | Aus der Verwaltung | humboldt gemeinsam: Wie der Beschaffungsprozess der Zukunft aussieht

humboldt gemeinsam: Wie der Beschaffungsprozess der Zukunft aussieht

by Ljiljana Nikolic posted on 31.03.2020 12:45 last modified 01.04.2020 11:22

Die HU befindet sich verwaltungstechnisch in einem großen Transformationsprozess, dessen Ziel es ist, Verwaltungsvorgänge mit Hilfe von SAP moderner, transparenter und effizienter zu gestalten. Sieben bereichsübergreifende Teams arbeiten an Fachkonzepten, wo sie darlegen, wie zukünftige Prozesse aussehen werden. Ein Schulterblick bei den Projekten Beschaffung und Rechnungswesen.

Wer schon einmal etwas für die Arbeit eingekauft hat, weiß, dass unterschiedliche Wege zum Ziel führen. Manche gehen zum nächsten Shop, erledigen die Besorgung selbst und lassen sich das Geld später von der Kasse auszahlen, andere lösen einen Bestellungsvorgang über die Verwaltung aus, der heute noch papierlastig, aufwändig und fehleranfällig ist. Wie sieht die HU-Beschaffungswelt von morgen aus? „Der künftige Beschaffungsprozess unterteilt sich in die zentrale und dezentrale Beschaffung“, erklärt Projektleiterin Christin Vater. Das bedeutet, dass Waren und Dienstleistungen unterhalb einer Auftragshöhe von 10.000 Euro Netto von dezentralen, dafür geschulten Einkäufern innerhalb der Fakultäten eingekauft werden. Oberhalb der 10.000-Grenze erfolgt der Einkauf durch Einkäufer*innen der zentralen Beschaffungsstelle.

Der Lieferant wird durch das System informiert

Der gesamte Beschaffungsprozess wird sich in SAP Ariba abspielen. „Von hier aus wird der Anforderer nach Artikeln suchen oder bereits angelegte Bestellanforderungen aufrufen können“, erklärt Christin Vater. Dafür werden Online-Kataloge bereitstehen, möglich sein wird aber auch die Freitextbestellung, falls der Katalog das gewünschte Produkt nicht beinhaltet. Danach durchläuft der Vorgang einen systemunterstützten Genehmigungsprozess. Berechtigte Personen werden während des Prozesses aufgefordert, Anfragen zu genehmigen. Alle Stufen werden nacheinander abgearbeitet, die vorherige Stufe muss genehmigt sein, bevor die nächste folgt. Sobald alle Stufen durchlaufen sind, wird das Bestellformular automatisch über Ariba an den Lieferanten versandt. Am Ende bestätigt der Anforderer nur noch den Wareneingang im System, um die Zahlbarmachung der Rechnung kümmert sich die Kasse. 

Das Projekt Beschaffung arbeitet eng mit dem Projekt Rechnungswesen zusammen. Die eingegangenen Rechnungen und Gutschriften werden zukünftig, in einer späteren Ausbaustufe, digital erfasst, überprüft und an die Kasse weitergeleitet. „In Zukunft wird systemgestützt ein Bezug zwischen eingegangenen Rechnungen und dem dazugehörigen Bestellvorgang hergestellt, ein manuelles Kontieren von Auszahlungsanordnung ist dann nicht mehr erforderlich“, sagt Christine Krug, die das Projekt Rechnungswesen leitet.

Ziel: ein gläserner Finanztopf

In dem Projekt werden neben der Finanzbuchhaltung auch Fachkonzepte für die Anlagenbuchhaltung, das Controlling und das Haushaltsmanagement erarbeitet. „Das Spannende ist die Verknüpfung zwischen diesen unterschiedlichen Welten“, so die Projektleiterin. Während in der Finanzbuchhaltung der Zahlungsprozess im Vordergrund steht, zielt das Haushaltsmanagement darauf ab, Mittelübersichten und -verfügbarkeitsprüfungen jederzeit abrufbar zu machen, ist quasi eine Art „gläserner“ Finanztopf aus Sicht des jeweiligen Steuerungsbereichs. Die Anlagenbuchhaltung wie auch das Controlling setzen auf den gebuchten Daten der Finanzbuchhaltung auf und nutzen sie für die Aktivierung und Inventarisierung von Vermögensgegenständen auf der einen und als Basis für Gemeinkostenverrechnungen und Ermittlung der realen Kosten einzelner Leistungen der Lehre, Forschung oder Verwaltung auf der anderen Seite.

Christine Krug freut sich, dass durch die SAP-Einführung auch die Arbeit mit bestehenden Systemen verbessert wird. Vorhandene und neue Systeme werden über Schnittstellen miteinander verbunden sein, so werden etwa Projektdaten mit dem Forschungsinformationssystem ausgetauscht, die Verbuchung der Studiengebühren durch eine Schnittstelle mit dem Studierendensystem HIS-SOS vereinfacht und auch die Anbindung an das Bibliothekssystem ALMA wird eingerichtet und reduziert manuelle Doppelarbeiten.

Was sind die Herausforderungen?

Die beiden Projektleiterinnen kennen auch die vielen Herausforderungen, die die SAP-Einführung mit sich bringt. „SAP Ariba bietet viele gute technische Lösungen, aber der Umstellungsprozess innerhalb der Universität muss verträglich sein“, sagt Christin Vater. „Viele Mitarbeitende sind schon jetzt überlastetet, viele haben außerdem über Jahrzehnte nach einem bestimmten System gearbeitet und müssen sich jetzt umstellen. Das ist nicht immer einfach.“ Christine Krug stellte fest, dass einzelne Bereiche gleiche Problemstellungen sehr unterschiedlich handhaben und bewerten. „Wir mussten zuerst ein gemeinsames Prozessverständnis entwickeln.“   

Wann geht es los? Am 1. Januar 2021 soll für die Projekte Personalwesen, Rechnungswesen, Beschaffung, kaufmännisches Objektmanagement, Berichtswesen und IT das Arbeiten mit SAP losgehen. Die neuen Beschaffungsprozesse werden ab diesem Zeitpunkt an der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät als Pilotprojekt laufen und in der zentralen Beschaffungsstelle umgesetzt werden. Im weiteren Verlauf sollen weitere Fakultäten an das Ariba System angebunden und der zentrale elektronische Rechnungseingang implementiert werden.

 

Autorin: Ljiljana Nikolic