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Humboldt-Universität zu Berlin

Projektverwaltung

Antwort zeigen oder verstecken Wie kann ich einen neuen Projekteintrag im FIS erstellen?
Sie möchten einen Eintrag für ein neues Projekt im FIS erstellen und die zugehörigen Daten eingeben.

Für jedes Projekt wird eine eigene Projekteingabe angelegt. Wählen Sie hierfür rechts oben unter "Inhalte anlegen" -> "Projekteingabe" aus. Es erscheint ein Menü, in dem Sie bitte den entsprechenden Projekttyp anklicken. Nach der Auswahl gelangen Sie zur Eingabemaske, die sich je nach ausgewähltem Projekttyp unterscheidet.

Füllen Sie nun die Eingabefelder in den verschiedenen Reitern aus. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern * gekennzeichnet. Falls Sie an mehreren HU-Einrichtungen tätig sind und somit über mehrere Visitenkarten verfügen, achten Sie bitte darauf, dass im Reiter „Projektbeteiligte“ unter „Projektleitung“ die Visitenkarte mit derjenigen Organisationseinheit oder Einrichtung ausgewählt ist, an der Sie das Projekt durchführen möchten.

Speichern Sie Ihre Eingaben mit "Zwischenspeichern" oder "Eingabe abschließen" ab.

Detaillierte Informationen zur Projekteingabe finden Sie im Benutzerhandbuch Projekte.

 

Antwort zeigen oder verstecken Wie kann ich meine Projekteinträge filtern?
Ihre Listenansicht enthält viele Einträge und Sie möchten nach einem bestimmten Eintrag suchen oder Einträge unter bestimmten Kriterien aus dem Überblick herausfiltern.

Die Darstellung der Einträge in der Listenansicht eines Menüpunktes kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert und damit eingegrenzt werden. Um einen Filter anzuwenden, klicken Sie auf das Filtersymbol in der oberen Zeile der Listenansicht. Es erscheinen Dropdownmenüs und Eingabefelder, mit denen Sie die Filterkriterien festlegen können. Durch einen Klick auf das blaue Plus vor grauem Hintergrund können Sie eine weitere Zeile für Filterkriterien hinzufügen, ein Klick auf das blaue Minus entfernt die jeweilige Zeile. Indem Sie „Speichern“ anwählen, werden die entsprechenden Filterkriterien gespeichert und können später für eine erneute Verwendung wieder geladen werden.

Detaillierte Informationen zum Thema >Projekteinträge filtern< finden Sie im zehnten Kapitel des Benutzerhandbuchs Projekte.

Antwort zeigen oder verstecken Kann ich die Verwaltung eines Projekts an eine Mitarbeiter*in delegieren?
Das FIS bietet die Möglichkeit der Delegation von Bearbeitungsrechten.

In der Regel können Einträge im FIS nur von administrativ verantwortlichen Projektleitungen angelegt und bearbeitet werden. Bei Bedarf kann das Bearbeitungsrecht von einer Projektleitung an eine andere Person delegiert werden. Hierfür muss die Person über einen Zugang zum FIS verfügen. Dies trifft auf einen Großteil der Wissenschaftler*innen der HU zu sowie auf Sekretariate, für die in der Regel bereits ein Zugang eingerichtet ist.

Detaillierte Informationen, wie die Delegation von Bearbeitungsrechten eingerichtet werden muss, finden Sie im Benutzerhandbuch Projekte, Kapitel 13.

Antwort zeigen oder verstecken Kann ich Projekte für Projektleitungen bearbeiten und verwalten?
Das FIS bietet die Möglichkeit der Delegation von Bearbeitungsrechten.

Voraussetzung dafür, dass Sie für Projektleitungen Projekte bearbeiten und verwalten können ist, dass Sie über einen Zugang zum FIS verfügen. Dies trifft auf einen Großteil der Wissenschaftler*innen der HU zu sowie auf Sekretariate, für die in der Regel bereits ein Zugang eingerichtet ist. In diesen Fällen, kann die Projektleitung im System Bearbeitungsrechte an Sie delegieren.

Detaillierte Informationen, wie die Delegation von Bearbeitungsrechten eingerichtet werden muss, finden Sie im Benutzerhandbuch Projekte, Kapitel 13.

Hinweis zur Zugangsberechtigung: Alle Personen, die das Recht auf eigenständige Forschung haben (Hochschullehrer*innen, Privatdozent*innen und wissenschaftliche Assistent*innen) erhalten Zugang zum FIS und können ohne weitere Genehmigung Projekteinträge im FIS anlegen. Für das Login in das FIS auf der Seite des Forschungsportals werden die Zugangsdaten des HU-Accounts verwendet.

Alle anderen Personen, sofern sie nicht bereits bei Einführung des FIS ein Drittmittelprojekt geleitet haben, benötigen das Einverständnis ihrer Vorgesetzten. Das entsprechende Formular für die Einverständniserklärung können Sie als pdf-Dokument herunterladen.

Nachdem Ihr HU-Account für das FIS freigeschaltet wurde, kann die*der Projektleiter*in Bearbeitungsrechte an Sie delegieren.

Antwort zeigen oder verstecken Warum sind meine Projekte nicht sichtbar?

Alle im Vorgänger-System angelegten Projekte wurden in das neue System migriert. Die Zuordnung der Projekte zu den Projektleitungen im neuen System fand auf Grundlage der Personendaten im Identitätsmanagement der HU statt. Bei Nichtübereinstimmung von Personennamen zwischen dem Altsystem und dem Identitätsmanagement der HU wurden die Daten aus dem Identitätsmanagement bevorzugt. In Fällen, in denen der automatische Abgleich fehlgeschlagen ist, wurde der Name aus dem Altsystems übernommen und entsprechend die Projekte zugeordnet. Diese sind für Projektleitungen nicht sichtbar, da sie mit dem neuen Account im System sind. Zur Bereinigung der Daten wenden Sie sich bitte an die SZF-Hotline (szf-fis@hu-berlin.de).

Antwort zeigen oder verstecken Kann ich meinem Projekt eine Publikation zuordnen?

Das HU-FIS bietet die Möglichkeit, dass einem Projekt eine oder mehrere Publikationen zugeordnet werden. Dies kann in der Bearbeitungsansicht im Reiter Projektergebnisse hinzugefügt werden. Neben der Eingabe in ein Freitextfeld ist es auch möglich Publikationen, die Sie bereits im HU-FIS hinzugefügt haben, hier einem Projekt zuzuordnen. Die zugeordneten Publikationen erscheinen dann als Verknüpfung im Forschungsportal, sofern sie sichtbar geschaltet sind.

Weitere Informationen zu Publikationen im HU-FIS finden Sie im Benutzerhandbuch Publikationen, Kap. 7.

Antwort zeigen oder verstecken Kann ich meine Projekte im ZIS darstellen?

Ja! Das „Zentrale Informationssystem“ (ZIS) der HU bietet die Möglichkeit, eine Verlinkung von dem ZIS-Eintrag einer Person zu der entsprechenden Seite im Forschungsportal herzustellen. Diese erscheint als "Forschungsprojekte" unterhalb Ihrer Informationen wie Sitz und ggf. der Verlinkung zum Vorlesungsverzeichnis.

Diese Änderung kann jedoch leider nicht von einzelnen Projektleitern*innen vorgenommen werden, sondern wird von der jeweils zuständigen Mitarbeiter*in des ZIS-Änderungsdienstes beantragt werden. Die Übersichtsliste der zuständigen Personen für die einzelnen Mitarbeiter*innen / Einrichtungen der HU ist unter ZIS-Änderungen abrufbar.

Antwort zeigen oder verstecken Die Schreibweise meines Namens ist fehlerhaft, wie kann dies korrigiert werden?

Mit der Einführung des neuen Systems wurden die Schreibweisen der Personen übernommen, die im Identitätsmanagementsystem der HU vorhanden sind. Diese werden aus dem Personalverwaltungssystem dort eingespielt. Unstimmigkeiten in der Schreibweise einschließlich der Verwendung der akademischen Grade und Titel müssen daher im System der Personalverwaltung korrigiert werden. Sobald dies erfolgt ist, werden die aktualisierten Daten im HU-FIS angepasst. Für Korrekturen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Mitarbeiter*in in der Personalabteilung.


Hinweis: Die Personeninformationen in den sog. Visitenkarten können Sie im System selbst ändern. Nähere Informationen dazu erhalten Sie im Benutzerhandbuch Projekte: Pkt. 7.5 Personen bzw. 7.6 Visitenkarten.

Antwort zeigen oder verstecken Gibt es für das HU-FIS ein Benutzerhandbuch?
Für die Arbeit mit dem HU-FIS stehen zwei ausführliche Benutzerhandbücher mit unterschiedlichem Themenschwerpunkt zur Verfügung.

Im Benutzerhandbuch Projekte werden alle Funktionen des HU-FIS im Zusammenhang mit Projekten und Drittmittelanzeigen mit Screenshots detailliert beschrieben. Außerdem gibt es ein Benutzerhandbuch Publikationen, welches den Umgang mit Publikationen und Web-Präsentationen im HU-FIS erläutert.

Beide Handbücher stehen als pdf zur Verfügung, die über übersichtlich gegliederte Inhaltsverzeichnise und Volltextsuchen leicht erschließbar sind.