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FAQ zu Dienstreisen

Inhalte werden regelmäßig aktualisiert.

Stand: 31. März 2020

 

 

Werden Dienstreisen noch genehmigt?

Sämtliche Dienstreisen, unabhängig von ihrem Anlass oder Reiseziel im Inland oder im Ausland, werden nicht genehmigt und etwaige Genehmigungen werden zurückgenommen. 

 

Was ist zu tun, wenn ich Fragen in Bezug auf geplante Dienstreisen habe?

Wenden Sie sich hierzu per Mail an das SG Travelmanagement. Je konkreter Ihre Anfrage ist, desto besser kann Ihnen geholfen werden.

Ansprechpartnerin für Dienstreisen vor Beginn der Reise:

Sachgebiet Travelmanagement
Marlen Stebner
E-Mail: travelmanagement@hu-berlin.de

Ansprechpartnerin für Dienstreisen nach der Reise:

Sachgebiet Travelmanagement
Danuta Siegmundt
E-Mail: reisestelle@hu-berlin.de
 

Was ist zu tun, wenn die Tagung/Konferenz abgesagt wurde, jedoch Reiseleistungen gebucht wurden?

Versuchen Sie, die Tagungsgebühren o.ä. in voller Höhe wieder erstatten zu lassen. Lassen Sie sich auf jeden Fall die Absage der Veranstaltung schriftlich bestätigen, um ggf. dies bei weiteren Anträgen zur Erstattung mit vorzulegen.
 

Wie kann ich mir die Reiseleistungen für eine Dienstreise erstatten lassen, für die ich in Vorleistung gegangen bin?

Versuchen Sie, die Reiseleistungen beim jeweiligen Verkehrsunternehmen/Hotel noch zu stornieren, falls eine Umbuchung nicht sinnvoll erscheint. Eventuelle Kosten/Mehrkosten werden von der HU übernommen (zu Lasten des Projekts/Budgets aus dem die Reise finanziert werden sollte.Das gleiche gilt auch für Kosten einer Visa-Erstellung, wenn die Reise dann doch nicht angetreten werden kann.
 

Was ist mit zukünftigen Reisen zu Veranstaltungen, die bisher nicht abgesagt wurden, zu tun?

Bitte füllen Sie die normale Reisekostenabrechnung mit dem Anhang „Reiseverlauf“ aus, vermerken und belegen hier die nicht durchgeführte Reise und die Auslagen dafür. Reichen Sie dies –wie gewohnt- mit dem Dienstreiseantrag zur Abrechnung bei der Reisestelle ein.
 

Wer erstellt mir einen Nachweis, dass ich in den letzten Wochen nicht in einem Risikogebiet war?

Das ist nur in eigener Verantwortung und damit durch jeden persönlich möglich.
 

Was passiert mit Flügen, die von den Airlines gestrichen worden sind?

Hier erhalten Sie bzw. die verauslagende Stelle die Kosten von der Airline erstattet.
 

Bekomme ich auch meine Kosten erstattet, wenn ich bereits Reiseleistungen für eine Dienstreise gekauft/gebucht habe, für die ich noch gar keine Dienstreisegenehmigung habe?

Grundsätzlich sind Reiseleistungen nur erstattungsfähig, wenn ein genehmigter Dienstreiseantrag mit Mittelfreigabe vorliegt.
 

Was muss ich tun, wenn der Aufenthaltsort meiner derzeitigen Dienstreise plötzlich Risikogebiet wird und mir die Ausreise verweigert wird?

Nehmen Sie bitte sofort Kontakt mit Ihrer Dienststelle auf. Die Klärung erfolgt individuell, eine generelle Aussage ist nicht möglich.
 

Greifen für Verluste mögliche Reiserücktrittsversicherungen?

Nach derzeitiger Kenntnislage greifen hier keine Versicherungen. Details können individuell bei der Reisebuchung geklärt werden.
 

Wie nimmt die HU ihre derzeitige Fürsorgepflicht in Bezug auf die Reisebuchung wahr?

Neben den allgemeinen Reiseempfehlungen und –warnungen wird empfohlen, das Partner-Reisebüro der HU (Reiseland Rudi-Dutschke-Str.) vorrangig zu nutzen, um eine bessere Serviceleistung direkt anzubieten.
 

Können die Verluste oder Mehrkosten durch die HU übernommen werden?

Die HU gewährleistet, dass keine Zusatzkosten bei den Dienstreisenden entstehen, wenn die o.g. Voraussetzungen und Handlungen Anwendung gefunden haben. Eine „zentrale“ Übernahme der Kosten ist derzeitig nicht möglich; die Zusatzkosten u.ä. müssen aus der Kostenstelle beglichen werden, die ursprünglich für die Reise vorgesehen war.  Die Reisestelle erfasst die dort geltend gemachten Mehrkosten; weitere Schritte werden ggf. geprüft.
 

Wird bei der Ausschlussfrist von Reisekostenabrechnungen (sechs Monate) auf die derzeitigen Besonderheiten Rücksicht genommen, z.B. wenn Erstattungen der Airlines länger als erwartet dauern?

Ja, wenn Reisekostenabrechnungen aufgrund späterer Erstattungen/ Rechnungslegungen bei der Reisestelle eingereicht werden, kann dies –am besten mit kurzer Begründung der verspäteten Einreichung- berücksichtigt werden.