Humboldt-Universität zu Berlin

Bei der Planung wissenschaftlicher Tagungen und Veranstaltungen der Humboldt-Universität, die – auch – mit Mitteln Dritter durchgeführt werden, bitten wir Sie, die folgenden Hinweise zu beachten.

I. Steuerliche Hinweise

II. Administrative Hinweise

Bitte wenden Sie sich bereits bei der Veranstaltungs- und insbesondere bei der Finanzierungs-
planung an ihre zuständige Mittelbewirtschafterin in der Forschungsabteilung. Diese finden Sie im Zweifelsfall hier.

I. Steuerliche Hinweise

Da die Durchführung wissenschaftlicher Tagungen, Seminare, Kolloquien etc. zu den hoheitlichen Forschungs- und Lehraufgaben der Humboldt-Universität zu Berlin gehört und die Universität nicht umsatzsteuerpflichtig ist, sind solche Veranstaltungen im Grundsatz ebenfalls nicht umsatzsteuerpflichtig.

Diese Umsatzsteuerfreiheit gilt auch dann, wenn wissenschaftliche Veranstaltungen teilweise oder ganz durch Mittel Dritter (z.B. Drittmittel von Förderorganisationen, Spenden) finanziert werden.

Wenn jedoch

ist der Grundsatz der Umsatzsteuerfreiheit eingeschränkt. In diesen Fällen beachten Sie bitte die folgenden Hinweise:

Zu a):

Veranstaltungen, die durch Teilnahmegebühren (mit-)finanziert werden

Wenn die Humboldt-Universität für die Teilnahme an Veranstaltungen einen Teilnahmebeitrag erhebt, ist dieser nur unter den folgenden Bedingungen von der Umsatzsteuer befreit:

1. Der Beitrag dient der Finanzierung der Veranstaltungskosten im engeren Sinn, also der Durchführung des Programms mit Referenten und deren Honorar- und Reisekosten, Raummieten, Ankündigungen, wiss. Publikationen etc.
2.  
3. Die Bewirtung während der Veranstaltung beschränkt sich ausschließlich auf konferenzübliche Erfrischungsgetränke und die ausdrücklichen Bewilligungsbestimmungen des/der Mittelgeber gestatten diese Form der Bewirtung.
4.  
5. Der Beitrag dient nicht den Nebenleistungen der Veranstaltung, also weder der Tagungs-
   verpflegung (über 2. hinaus) noch den Unterbringungskosten oder einem Begleitprogramm o.Ä.
6.  
7. Es entstehen keine relevanten Gewinne (vgl. § 4 Nr. 22a Umsatzsteuergesetz) für die Veranstalterin.
8.  

Derjenige Anteil der Teilnehmergebühren, mit dem Nebenleistungen finanziert werden, unterliegt folglich der Umsatzsteuer und wird entsprechend in der Abrechnung behandelt (vgl. II. Administrative Hinweise)

Zu b):

Veranstaltungen, die durch „aktives“ Sponsoring (mit-)finanziert werden

Wirbt die Humboldt-Universität für eine Veranstaltung Gelder von Sponsoren ein und räumt als Gegenleistung die Möglichkeit zur Werbung insbesondere durch Produkt- oder Firmen-
präsentationen ein (sog. „aktives“ Sponsoring), unterliegen diese Einnahmen der Umsatzsteuer.

(Hiervon abzugrenzen ist das sog. „passive“ Sponsoring, das nicht der Umsatzsteuer unterfällt. Beim passiven Sponsoring wird der „Sponsor“ lediglich in einem zurückhaltenden Rahmen als Geldgeber für die Veranstaltung genannt, ohne dass dies werblichen Charakter hat.)

II. Administrative Hinweise

Um die umsatzsteuerlichen Erfordernisse korrekt berücksichtigen zu können, bitten wir Sie, im Vorfeld einer Veranstaltung, die durch Drittmittel, Spenden und / oder Teilnahmegebühren sowie ggf. Eigenmittel der Universität – bzw. durch eine Mischfinanzierung – finanziert wird, mit der Forschungsabteilung unter der Rufnummer 2093-1638 Kontakt aufzunehmen.

Bitte reichen Sie zusammen mit den üblichen Unterlagen zur Eröffnung eines Projektkontos insbesondere frühzeitig einen Finanzierungsplan ein, in dem die voraussichtlichen Einnahmen (einschließlich ggf. des Eigenanteils der Humboldt-Universität) und die geplanten Ausgaben für die Veranstaltung verzeichnet sind.

Auf Grundlage dieses Finanzierungsplans erfolgt die umsatzsteuerliche und verwaltungs-
technische Einordnung der Veranstaltung. Dabei gelten folgende Anhaltspunkte:

1. Veranstaltungen ohne Finanzierung durch Teilnahmegebühren und ohne „aktives“ Sponsoring

Für wissenschaftliche Veranstaltungen der Humboldt-Universität zu Berlin, die ohne Teilnehmer-
gebühren finanziert werden, gelten die Umsatzsteuerfreiheit und die allgemeinen Grundsätze der Drittmittelbewirtschaftung der Humboldt-Universität. Entsprechend eröffnet die Forschungsabteilung für diese jeweils ein umsatzsteuerfreies Projektkonto für die Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben der Veranstaltung.

Falls eine Mischfinanzierung für eine Veranstaltung vorliegt und die Bewilligungsbestimmungen der einzelnen Mittelgeber jeweils eine Einzelabrechnung ihrer Zuwendung erfordern, wird die Forschungsabteilung nach Bedarf mehrere Projektkonten für die Veranstaltung eröffnen, um eine getrennte Abrechnung sicherzustellen.

Wenn es der/die Mittelgeber ausdrücklich in seinen Bestimmungen zulässt und zudem haushalts- und spendenrechtlich nichts dagegen spricht, können im Rahmen einer Veranstaltung ohne Teilnehmergebühren auch – in geringem Umfang – Ausgaben für Tagungsverpflegung und Unterbringung der Teilnehmer abgerechnet werden, ohne dass die Umsatzsteuerfreiheit davon berührt wird.

2. Veranstaltungen mit Finanzierung durch Teilnahmegebühren

Bei Veranstaltungen, die ganz oder teilweise aus Teilnahmegebühren finanziert werden, muss beachtet werden, ob die Beiträge auch Nebenleistungen der Veranstaltung finanzieren oder nicht:

• Teilnahmebeitrag ohne Finanzierung von Nebenleistungen

Sofern aus den Teilnahmegebühren keine Nebenleistungen wie Tagungsverpflegung, Catering, Begleitprogramm etc. finanziert werden und auch keine Gewinne daraus erwirtschaftet werden, wird für die Veranstaltung ein übliches umsatzsteuerfreies Drittmittelkonto eingerichtet und entsprechend verwaltet.

In diesem Rahmen ist unter Berücksichtigung der Bestimmungen der Mittelgeber es möglich, konferenzübliche Erfrischungsgetränke während der Veranstaltung bereitzustellen, ohne dass die Umsatzsteuerfreiheit berührt wird.

• Teilnahmebeitrag mit Finanzierung von Nebenleistungen

Wenn aus den Teilnahmegebühren auch Tagungs- oder Konferenznebenleistungen wie Tagungs-
verpflegung, Catering, Begleitprogramm etc. finanziert werden, unterliegen die Umsätze, die sich auf diese Nebenleistungen beziehen, der Umsatzsteuerpflicht.

Für solche Veranstaltungen wird die Forschungsabteilung jeweils sowohl ein umsatzsteuer-
pflichtiges als auch ein umsatzsteuerfreies Projektkonto einrichten.

Alle Einnahmen (Zuwendungen, Teilnahmegebühren etc.) erfolgen generell in das umsatzsteuer-
freie Konto. Darin werden auch alle umsatzsteuerfreien Ausgaben gebucht.

Sämtliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit den Nebenleistungen entstehen, sowie alle anderen umsatzsteuerpflichtigen Ausgaben werden über das umsatzsteuerpflichtige Konto gebucht.

Bei der Schlussabrechnung für die Veranstaltung erfolgt dann der Ausgleich der auf den umsatzsteuerpflichtigen Konten entstandenen Minusbeträge durch Umbuchung aus dem umsatzsteuerfreien Konto.

Die Abführung der Umsatzsteuer aus dem Projektkonto erfolgt aus dem umsatzsteuerpflichtigen Konto und ist für das Projekt und somit die Abrechnung der Veranstaltung kostenneutral.

3. Veranstaltungen mit Finanzierung durch „aktives Sponsoring“ von Tagungen

Bei Veranstaltungen der Humboldt-Universität, die durch sog. „aktives“ Sponsoring (s. I. b.) finanziell von Dritten unterstützt werden, sind die aus dem Sponsoring stammenden Einnahmen und Ausgaben steuerpflichtig und werden auf einem gesonderten Projektkonto verwaltet.

Falls die gesamte Tagung sehr kommerziell ausgestaltet ist und unter Umständen als Werbe-
veranstaltung des Sponsors auszulegen ist, kann sie auch vollständig der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Bitte wenden Sie sich in solchen Fällen frühzeitig bei der Planung der Veranstaltung an die Forschungsabteilung, um die administrativen Rahmenbedingungen abzustimmen.

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