Humboldt-Universität zu Berlin

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie in Ergänzung zu den auch insoweit zu beachtenden allgemeinen Hinweisen über die Datenverarbeitung durch die Humboldt-Universität zu Berlin (https://www.hu-berlin.de/de/datenschutz) über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Bezug auf die Beitragserstattung hinsichtlich des das 9-Euro-Tickets mittels des zur Verfügung gestellten Formulars auf.

Teil 1. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

1. Verantwortlicher und Ansprechpartner

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Humboldt-Universität zu Berlin
vertreten durch die Präsidentin: Prof. Dr. Julia von Blumenthal
10099 Berlin
E-Mail: praesidentin@hu-berlin.de

Web: https://www.hu-berlin.de/

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Beitragserstattung betreffend das 9-Euro-Ticket wird von der verfassten Studierendenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin angeboten und im Rahmen einer Beauftragung durch die Studienabteilung der Humboldt-Universität zu Berlin verantwortet. Ihr direkter Ansprechpartner in allen datenschutzrechtlichen Fragen mit Bezug auf die Rückerstattung des 9-Euro Tickets ist:

Humboldt-Universität zu Berlin

Studienabteilung

Dr. Steffan Baron

Leitung
Unter den Linden 6

10099 Berlin

E-Mail: studienabteilung@hu-berlin.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte der Humboldt-Universität zu Berlin ist:
Dr. Ansgar Heitkamp
Behördliche Datenschutzbeauftragte der Humboldt-Universität zu Berlin
Unter den Linden 6
10099 Berlin
E-Mail: datenschutz@uv.hu-berlin.de
Telefon: +49 (30) 2093-20020
Fax:  +49 (30) 2093-20021

Web: https://www.hu-berlin.de/de/datenschutz/kontakt

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung ist erforderlich, damit die Studierendenschaft ihre Aufgaben nach § 18a Abs. 1 BerlHG erfüllen kann, namentlich zur Feststellung der Personen, denen aufgrund der Einführung des sog. "9-EUR-Tickets" gemäß § 8 RegG ein ermäßigter Tarif (9 Euro pro Kalendermonat, Juni bis August 2022) anzubieten ist und denen bei Annahme des ermäßigten Tarifs der Differenzbetrag zwischen dem tatsächlich entrichteten Beitrag für das Semesterticket im Sommersemester 2022 in den Monaten Juni, Juli und August 2022 sowie 27 EUR (dem Gesamtbetrag für das "9-EUR-Ticket" in den genannten Monaten) zu erstatten ist.

4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Beitragserstattung in Bezug auf das 9-Euro-Ticket ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i. V. m. §§ 6a, 18a, 20 Abs. 1 BerlHG i. V. m. der Satzung nach § 18 a IV BerlHG sowie § 4 Abs. 1 der Änderungsordnung zur Beitragsordnung der StudentInnenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin der jeweils aktuellen Fassung i. V. m. § 8 RegG.

Teil 2. Einrichtung einer webbasierten Abfrage im Studierendenportal AGNES

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur Feststellung der berechtigten Personen, denen aufgrund der Einführung des sog. „9-EUR-Tickets“ gemäß § 8 RegG (Regionalisierungsgesetz, in Kraft getreten am 01. Juni 2022) ein ermäßigter Tarif (9 Euro pro Kalendermonat, Juni bis August 2022) anzubieten ist und denen bei Annahme des ermäßigten Tarifs eine Erstattung auf den bereits entrichteten Beitrag für das Semesterticket im Sommersemester 2022 zusteht, wurde von der Humboldt-Universität zu Berlin im Auftrag der Studierendenschaft überprüft, wer antragsberechtigt ist. Für die berechtigten Studierenden wurde eine webbasierte Abfrage insbesondere der IBAN (AGNES-Login-geschütztes Web-Antragsformular) zur Rückerstattung eingerichtet. Betroffen und berechtigt sind alle Studierenden der HUB, welche 1. Mitglieder der Verfassten Studierendenschaft, 2. im Besitz eines Semestertickets sind und 3. nicht vom Semesterticket befreit sind.

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Das Referat Studierendenservice erhält die Daten im Auftrag der verfassten Studierendenschaft (Referent_innenRat) und verarbeitet diese gem. Beauftragung vom 20.10.2022 sowie in Verbindung mit § 13 Verwaltungsvereinbarung über die Bereitstellung von Ressourcen für die Wahrnehmung der gesetzlich zugewiesenen, der Selbstverwaltungs- und der gemeinsam mit der Humboldt-Universität zu Berlin wahrgenommenen Aufgaben der StudentInnenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin vom 29.09.2014.

3. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten (AGNES-Loginkennzeichen) werden mit Ablauf des 31.03.2023 bzw. bei vorzeitiger Beendigung der Berechtigung zur Antragsstellung im Rahmen von § 8 RegG gelöscht. Die Speicherdauer richtet sich nach der "Antragsfrist" (Ausschlussfrist) für berechtigte Studierende.

4. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Die Hochschulen dürfen personenbezogene Daten über Mitglieder der Hochschule, Bewerber und Bewerberinnen für Studiengänge, Prüfungskandidaten und Prüfungskandidatinnen sowie Dritte verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben nach nach § 6 BerlHG i.V. mit §§ 1, 3 StudDatVO erforderlich ist. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass eine Mitgliedschaft in der Hochschule bzw. der Studierendenschaft nicht begründet bzw. fortgeführt werden kann.

Teil 3. Erhebung von Name, Vorname, IBAN und E-Mail-Adresse (Web-Antragsformular)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Mittels dieses Formulars (Antrag auf Rückerstattung 9-Euro Ticket) werden Name, Vorname und Datum der Antragsstellung sowie mittelbar über ein gesondertes Formular die Bankverbindung (IBAN und BIC) berechtigter Personen erhoben. Betroffen und berechtigt sind alle Studierenden der HUB, welche 1. Mitglieder der Verfassten Studierendenschaft, 2. die im Besitz eines Semestertickets sind und 3. nicht vom Semesterticket befreit sind. Um einen Antrag stellen zu können ist eine Authentifizierung und Autorisierung über den AGNES-Login erforderlich (vgl. Teil 2). Die Erhebung der IBAN für die Erstattung erfolgt durch manuelle Eingabe der betroffenen Person. Nach der Bestätigung der Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung wird das Web-Antragsformular abgesandt und die Daten in einer Datenbank gespeichert. Die Studierenden werden darüber informiert, dass ihre Daten betreffend ihres Antrags gemäß § 8 RegG gespeichert worden sind (Eingangsbestätigung).

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Die im Antragsformular erhobenen Daten werden vom Referat Studierendenservice verarbeitet.

3. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten aus dem Antragsformular werden mit Ablauf des Wintersemesters 2022/23 (31.03.2023) bzw. bei vorzeitiger Beendigung der Berechtigung zur Antragsstellung im Rahmen von § 8 RegG gelöscht. Die Speicherdauer richtet sich nach der Antragsfrist für die Rückerstattung und zeigt bis zum Ende des Semesters an, dass der Antrag eingegangen ist und bearbeitet wurde.

4. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten im Rahmen des angebotenen Antragsformulars ist gesetzlich oder vertraglich nicht vorgeschrieben und auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind daher nicht verpflichtet einen ermäßigten Tarif für die Monate Juni bis August 2022 im Sinne von § 8 RegG zu beantragen und Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung hätte allerdings zur Konsequenz/Folge, dass der ermäßigte Tarif nicht in Anspruch genommen und dementsprechend eine Erstattung auf den bereits entrichteten Beitrag für das Semesterticket im Sommersemester 2022 nicht erfolgen könnte.

Teil 4. Übermittlung der Anspruchsberechtigten von der HUB an die verfasste Studierendenschaft nach Abschluss der Antragstellung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Die verfasste Studierendenschaft (Referent_innenRat) erhält die von der Humboldt-Universität zu Berlin (hier Referat Studierendenservice) nach Abschluss der Antragsfrist eine Übersicht derjenigen Studierenden, die anspruchsberechtigt sind, jedoch innerhalb der Antragsfrist keinen Antrag gestellt haben.

3. Dauer der Speicherung

Über die Dauer der Speicherung dieser personenbezogenen Daten informiert der Referent_innenRat gesondert nach dem 31.03.2023 in geeigneter Form. 

4. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Die Hochschulen dürfen personenbezogene Daten über Mitglieder der Hochschule, Bewerber und Bewerberinnen für Studiengänge, Prüfungskandidaten und Prüfungskandidatinnen sowie Dritte verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben nach § 6 BerlHG i.V. mit §§ 1, 3 StudDatVO erforderlich ist. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass eine Mitgliedschaft in der Hochschule bzw. der Studierendenschaft nicht begründet bzw. fortgeführt werden kann.

Teil 5. Datenübermittlung betreffend die berechtigten Antragssteller i.S.d. § 8 RegG - Überweisung des Erstattungsbetrags

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die im Web-Antragsformular im Sinne der Teile 2. bis 4. erhobenen Daten der berechtigten Antragssteller i.S.d. § 8 RegG (Name, Vorname, Datum der Antragsstellung, IBAN, BIC) werden zur Durchführung der Überweisung des Erstattungsbetrages an die Kasse der Humboldt-Universität zu Berlin übermittelt, welche sodann die Überweisung des Erstattungsbetrages veranlasst. Betroffen sind alle Studierenden der HUB, die 1. ihre personenbezogenen Daten im Sinne von Teil 3. bis zum 31.03.2023 übermittelt haben (Zugriffsberechtigte über AGNES-Login gemäß Teil 2. und/oder 4.)

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Das Referat Studierendenservice übermittelt die im Web-Antragsformular erhobenen Daten an die Kasse der Humboldt-Universität zu Berlin.

3. Dauer der Speicherung

Die Überweisungsdaten (Belege) sind gemäß Ziff. 2.3 sechs Jahre aufzubewahren (Anlage zur VwV zu § 71 LHO, zu Nummer 21.1, Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Belege bestimmt sind (Ziff. 1.7 AufbewBest).

4. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten im Rahmen des angebotenen Antragsformulars ist gesetzlich oder vertraglich nicht vorgeschrieben und auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind daher nicht verpflichtet einen ermäßigten Tarif für die Monate Juni bis August 2022 im Sinne von § 8 RegG zu beantragen und Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung hätte allerdings zur Konsequenz/Folge, dass der ermäßigte Tarif nicht in Anspruch genommen und dementsprechend eine Erstattung auf den bereits entrichteten Beitrag für das Semesterticket im Sommersemester 2022 nicht erfolgen könnte.

Teil 6. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der DSGVO, so dass Ihnen bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte gegenüber der Humboldt-Universität zu Berlin, der verfassten Studierendenschaft der HUB - Referent_innenRat (Verantwortliche) zustehen: Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Unterrichtung bei Offenlegung, Recht auf Datenübertragbarkeit, Recht auf nicht ausschließlich automatisierte Entscheidung. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte gegenüber der Technischen Universität Dresden oder bei weiteren Rückfragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns (s. Teil 1. „Ansprechpartner“) wenden.

1. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltende datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.
Zuständige Aufsichtsbehörde im Land Berlin ist gem. Art. 51 DSGVO i.V.m. § 2 BlnDSG:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Alt-Moabit 59-61

10555 Berlin,

Web: https://www.datenschutz-berlin.de/buergerinnen-und-buerger/beschwerde

E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Telefon: +49 30 13889-0

Telefax: + 49 30 215 50 50.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

3. Weiterführende Informationen zu Ihren Rechten

Nähere Informationen zu den Ihnen zustehenden Rechten als betroffene Person finden Sie unter folgendem Link: https://www.hu-berlin.de/de/datenschutz/kontakt

Teil 7. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand vom 16. Februar 2023. Durch die Weiterentwicklung des Angebots oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter  https://hu.berlin/9_euro_ticket_dsgvo von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.