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Humboldt-Universität zu Berlin | Presseportal | Coronavirus: Aktuelle Informationen | Im Homeoffice – ein Tagebuch von Dr. Grit Mühler

Im Homeoffice – ein Tagebuch von Dr. Grit Mühler

Dr. Grit Mühler schreibt hier über ihre Erfahrungen im Homeoffice. Seit 2018 leitet sie das Referat Finanzcontrolling mit aktuell drei Mitarbeiter*innen. Zu Hause arbeitet zurzeit nicht nur das Team ihres Referats, sondern (fast) die ganze Abteilung Planung und Steuerung mit insgesamt 16 Mitarbeiter*innen, mit denen sie sich auch mehrmals in der Woche austauscht.

Wenn Sie sich mit Frau Mühler austauschen wollen, schreiben Sie ihr: grit.muehler@hu-berlin.de

 

Freitag, 20. März  - Homeoffice Tag 5

So, es ist Freitag, kurz nach 23.00 Uhr und die erste Homeoffice-Woche ist geschafft. Und damit auch die erste Woche ohne Kinderbetreuung. Der Freitag geht zu Ende, wie alle Tage zuvor auch: Kind schläft, Eltern sitzen vorm PC und holen noch ein paar Stunden Arbeit nach. Jetzt, wo keiner mehr telefonkonferieren will und kaum noch einer mailt, ist die einzige Zeit für größere Aufgaben. Wenn ich nur nicht schon so müde wäre ...

Inzwischen sind mir auch noch Links zum digitalen Arbeiten über den Weg gelaufen. Tool-Listen gibt es viele, die wenigstens gehen auf die datenschutzrechtlichen Anforderungen von Hochschulen ein. Diese machen es quasi unmöglich, irgendwelche Produkte amerikanischer oder anderer kommerzieller Anbieter zu nutzen – in anderen Zusammenhängen beliebte Tools wie zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams fallen damit aus. Eine gute Übersicht bietet die Free Software Foundation.

Aber auch hier werden die meisten (verständlicherweise) sagen, danke für die Info, aber nein. Nie gehört, nie gesehen, nie verwendet – keine Zeit sich damit jetzt auch noch zu beschäftigen. Sagt gerne Bescheid, wenn es doch einer macht. Ich hatte eine Zeit lang z.B. den Chatservice Jabber/XMPP laufen, den auch das CMS empfiehlt. An der HU hat den leider sonst fast keiner, was die Nutzung für schnelle Abstimmungen dann schnell gegen null laufen ließ.

Nach guten Infos zur Führung aus dem Homeoffice suche ich noch. Zudem kam bei uns heute noch die Frage auf, wie man eigentlich Telkos gut moderiert, so dass alle immer folgen können. Dazu werde ich wahrscheinlich selbst noch was aufschreiben, weil alle Tipps, die ich bisher gefunden habe, vor allem auf Videokonferenzen abstellen oder total banal sind. Wir machen de facto in den letzten Tagen aber vor allem Audiokonferenzen, da sich viele per Telefon eingewählt haben und wir irgendwie auch dachten, ohne Video würden wir den DFNconf Server weniger belasten. Stimmt wahrscheinlich auch nur so halb.

 

Donnerstag, 19. März – Homeoffice Tag 4

Und nun liegt schon der vierte Homeoffice Tag (fast) hinter mir. Immer noch bin ich vorrangig damit beschäftigt, das Ganze so aufzusetzen, dass wir als Team überhaupt mittelfristig digital und eigenverantwortlich arbeiten können. Es ist viel „Peripheres“ zu tun, zu den Aufgaben, die ich dann mal im Homeoffice „in Ruhe“ machen wollte, komme ich bisher überhaupt nicht. Grund dafür ist u.a. die viele Kommunikation. Heute habe ich kommuniziert über: E-Mail, Festnetztelefon, Mobiltelefon, iMessages, DNFconf, HUbox, Skype. Immer wieder erklären, kleine Anleitungen schreiben, Links verschicken – all das, was mal eben über den Flur oder zu zweit auf den Bildschirm schauend viel weniger aufwändig wäre. Für sich genommen, alles auch nicht wild und durchaus gut leistbar. Aber in Summe dann doch geistig anstrengend und hoch getaktet.

Wir haben heute eine digitale Morgenrunde um 8.30 Uhr versucht. Das ging technisch gut, pünktlich um 9 Uhr brach DFNconf dann wieder zusammen. Familienorganisatorisch – mit insgesamt drei Personen im Team, welche gleichzeitig kleine Kinder betreuen und vorher noch alles arbeitsbereit/telefonbereit machen wollen – hat sich das aber nicht bewährt. Zu früh, trotz der kleinen Frühaufsteher.

Gerade eben kommt noch die Kommunikation des Präsidiums zum Präsenzbetrieb rein. Ab Montag steht unsere Situation also auch allen anderen bevor. Und dann bin ich schon ein bisschen froh, dass wir diese Woche schon mit Homeoffice gestartet sind und ein wenig Zeit hatten, uns einzugrooven.

 

 Mittwoch, 18.3. – Homeoffice Tag 3

Heute fielen die morgendlichen Telefonkonferenzen dann mal direkt aus oder wurden auf die privaten Skype-Accounts verlagert. Pünktlich um 9 Uhr ging der DFNconf-Server in die Knie und wir haben keine Verbindung mehr zu den Meeting-Räumen herstellen können. Für die ganzen Verbindungsversuche habe ich insgesamt fast 1 Stunde Arbeitszeit aufgewendet und war am Ende mega-frustriert, weil keine der beiden geplanten Besprechungen auch nur ansatzweise zum Austausch der inhaltlich notwendigen Infos führte. 

Ab 10.30 Uhr wurde es langsam besser. Aber auch zu diesem Telefontermin sind wir (einzeln) immer wieder rausgeflogen und mussten uns neu einwählen. Morgen probieren wir die virtuelle Morgenbesprechung in meinem Team dann eine Stunde früher. Im Leitungsteam haben wir zudem nun privat auch einen Skype-Chat als BackUp eingerichtet.

Heute war dann auch der erste Termin mit weiteren Kolleg*innen aus der HU, den wir in den virtuellen Raum verlegt haben. Bis auf die Schwierigkeiten mit der Verbindung hat das erstaunlich gut geklappt. Wir waren vor der Zeit fertig. Das netteste war aber, dass sich über zwei Abteilungen hinweg insgesamt drei Kolleg*innen mit Kindern von zu Hause eingewählt haben und wir so den Termin durchführen konnten, den wir sonst hätten verschieben müssen.

 

Dienstag, 17.3.  – Homeoffice Tag 2

Tag 2 im Home Office ist rum, es ist inzwischen 23 Uhr und die Energie reicht nur noch für ein paar kurze Gedanken zum ersten „richtigen“ Tag daheim. 9.30 Uhr scheint ein beliebter Slot für Telkos zu sein, dennoch konnten sich alle einwählen und die Technik hielt durch. Telefoniert haben wir allerdings eher eine halbe Stunde als zehn Minuten. Zum Glück aber waren heute nochmal Kolleg*innen im Büro, die noch physische Dinge vor Ort tun konnten. Das Wichtigste waren die noch ausstehenden Telefonumleitungen, die sich nur direkt an den Telefonen einstellen lassen,  und da die Freischaltung separat beantragt werden musste. Wir kümmern uns jetzt noch darum, dass alle Haustürschlüssel haben, um bei abgeschlossenem Gebäude ins Büro zu kommen, wenn nötig.

 

 Montag, 16.3. – Homeoffice Tag 1

Das Leitungsteam unserer Abteilung hat heute Vormittag beschlossen, dass ab heute die Arbeit im Homeoffice die Regel für alle Mitarbeiter*innen ist. Der schon angefangene Arbeitstag an der HU sollte noch dazu genutzt werden, alle notwendigen Unterlagen zu digitalisieren und mitzunehmen, Notebooks fit zu machen und Telefone umzustellen. Reibungslos wird der Umstieg nicht klappen, dafür laufen bei uns zu viele Aufgaben und Prozesse innerhalb von Systemen, die nur aus dem Verwaltungsnetz der HU zugänglich sind. Um die Kommunikation zu stärken, haben wir zwei fixe Terminserien festgelegt: Das Leitungsteam telefoniert dreimal die Woche morgens um neun. Und mit meinem Team spreche ich jeden Morgen um 9.30 Uhr für etwa zehn Minuten. Termin ist absichtlich kurz gelegt, damit auch die Kolleg*innen teilnehmen können, die den Tag nicht im Homeoffice arbeiten, sondern Kinder betreuen. Darüber hinaus werden wir alle ab morgen geplanten Termine auf Telko-Termine umstellen und die Kolleg*innen entsprechend einladen. Mal sehen, wie das wird.