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Humboldt-Universität zu Berlin | Presseportal | HU im Präsenznotbetrieb: Aktuelle Informationen | Im Homeoffice – ein Tagebuch von Dr. Grit Mühler

Im Homeoffice – ein Tagebuch von Dr. Grit Mühler

Dr. Grit Mühler schreibt hier über ihre Erfahrungen im Homeoffice. Seit 2018 leitet sie das Referat Finanzcontrolling mit aktuell drei Mitarbeiter*innen. Zu Hause arbeitet zurzeit nicht nur das Team ihres Referats, sondern (fast) die ganze Abteilung Planung und Steuerung mit insgesamt 16 Mitarbeiter*innen, mit denen sie sich auch mehrmals in der Woche austauscht.

Wenn Sie sich mit Frau Mühler austauschen wollen, schreiben Sie ihr: grit.muehler@hu-berlin.de

 

Montag, 11.05.2020 - Homeoffice Tag 57, 8. Woche Präsenznotbetrieb

Es ist ruhig geworden hier. Was nicht etwa daran liegt, dass ich im Urlaub wäre, sondern eher daran, dass aktuell gerade zwei Dinge aufeinandertreffen. Ich habe sehr viel Arbeit und – in nunmehr Woche acht – auch nicht mehr so viel Neues zu erzählen. Daher wird es hier in nächster Zeit ruhiger werden. Oder vielleicht findet sich ein*e mitlesende*r Kolleg*in, die oder der gerne übernehmen würde? Ich würde selbst gerne mehr aus anderen Bereichen der HU erfahren.

Im Rückblick fühlten sich die ersten Tage, nachdem wir von heute auf morgen eine ganze Abteilung ins Homeoffice umgezogen haben, wie ein großes Fragezeichen an. Die gewohnten Tagesabläufe brechen weg, innerlich wie äußerlich fehlen plötzlich die Routinen. Ich musste mich neu sortieren, dazu habe ich ja beim letzten Mal schon etwas geschrieben. Mein Team musste sich neu sortieren, was uns gut auch deshalb wirklich gut gelang, da wir in der glücklichen Situation waren, relativ viel unserer Arbeit auch zuvor schon digital organisieren zu können. Zudem war jede Woche ein- bis zweimal eine Kollegin als „Bereitschaft“ im Büro. So konnten wir die systemseitigen Aufgaben erledigen, die von zu Hause aus nicht gehen und auch andere Kolleg*innen mit Nachschub an Aufgaben und Datenupdates versorgen. Und auch die HU musste sich sortieren, VPN-Boxen und -zugänge einrichten, Arbeitszeitvereinbarungen überdenken, Informations- und Kommunikationskanäle einrichten. Und nach acht Wochen haben wir uns alle zusammen neue Tagesabläufe und Routinen geschaffen.

Deswegen fühlt sich mein eigenes Homeoffice inzwischen wie Alltag an. Nicht mehr neu und aufregend, dafür aber wieder planbar und geregelt. Mit der Abteilung justieren wir an einigen Stellen nach, verbessern noch Kleinigkeiten an Abläufen und Absprachen. Mit dem Mailaufkommen bin ich zum Beispiel nach wie vor nicht zufrieden - es sind einfach immer noch viel zu viele Mails pro Tag.  E-Mails sind prima für die standardisierte Kommunikation: für die reine Übermittlung von Informationen, dem Übergeben von Aufgaben, dem Übersenden von Dokumenten. Aber oft werden  - auch bei uns - Themen per Mail geklärt, die eigentlich in einen Dialog gehören. Hier müssen wir noch lernen gezielt umzusteigen, auf Chat oder Telefon. Ich hoffe auf das Intranet, das Ende dieser Woche für die ersten Nutzer gelauncht wird.

 

Montag, 27.04. Homeoffice Tag 43, 6. Woche Präsenznotbetrieb

Und schon wieder eine Woche rum. Wenn ich zurückschaue, fällt es mir schwer zu glauben, dass ich nun seit fast zwei Monaten zu Hause arbeite. Und alles zusammen genommen, geht es mir nach wie vor gut mit dem nun nicht mehr ganz neuen Alltag. Und mir ist klar, dass wir mit zwei Erwachsenen im Homeoffice, einem (noch relativ kleinen) Kind zu Hause und in Jobs, die nicht von Kurzarbeit betroffen sind, in einer absolut privilegierten Position sind. Ich habe viel Arbeit aber eben auch viel Flexibilität, Entscheidungsspielraum und Unterstützung durch die HU. Damit lässt sich schon einiges wuppen. Und dafür bin ich sehr dankbar.

Gestern habe ich folgende Frage überlegt: Wenn mein heutiges Ich meinem Ich von vor sieben Wochen einen Tipp geben könnte, wie es den Wechsel ins Homeoffice mit Team und Familie gut meistert, welcher wäre das? Ich glaube, mein Tipp wäre, mich selbst als erstes zu organisieren und dann viel zu kommunizieren, um den Rest rundherum zu basteln. Das heißt, ich würde erst überlegen, wie, wann, wo, was und wie viel ich selbst arbeiten will und kann und daran anschließend schauen, wie ich unter diesen Bedingungen mich mit meinem Team und mit dem Rest der Abteilung koordiniere. Dann hat man schon mal einen Fixpunkt. Sonst nimmt alleine die Koordination von Terminen und Abstimmungen einfach sehr viel Zeit ein. Und dann versuchen, möglichst flexibel aber regelmäßig mit allen im Gespräch zu bleiben – vielleicht täglich, vielleicht auch nur mehrmals die Woche – mit  den Kolleg*innen zu sprechen, um zu schauen, wie die aktuelle Aufgabenlage aussieht und welche Abstimmungs- und Gesprächsbedürfnisse es gibt.

Was sind eure Tipps?

 

Donnerstag, 23.04. - Homeoffice Tag 39, 5. Woche Präsenznotbetrieb

Die Beliebtheit von Besprechungen aus dem Homeoffice heraus ist hier nach wie vor ungebrochen. Mehrmals die Woche haben wir im Team und darüber hinaus Video- und Telefonkonferenzen. Und das geht sicher auch anderen an der HU so. Deswegen schreibe ich heute einmal meine fünf Tipps für Besprechungen als Video- oder Telefonkonferenz auf:

1. Sich früh einwählen bzw. - ist man selbst Host - die Konferenz zehn bis fünf Minuten vorher loslaufen lassen. Das gibt zum einen die Gelegenheit, technische Schwierigkeiten noch zu beseitigen („Wie war nochmal das Passwort?"). Zum anderen schafft man so die Möglichkeit, mit den nach und nach ankommenden Teilnehmenden kurz „small talk" zu machen, bevor es dann ans eigentliche Thema geht.

2. Das eigene Mikrofon stummschalten, wenn man nicht selbst spricht. Das macht das Mithören für alle angenehmer, weil keine Nebengeräusche zu hören sind. Das Abschalten und Zuschalten von Teilnehmenden kann auch der Host der Konferenz zentral einstellen.

3. Bei großen Gruppen, so etwa ab 10 Teilnehmer*innen, hilft es, am Anfang jeder Wortmeldung kurz den eigenen Namen zu sagen. Die Stimmen untereinander sind nicht immer erkennbar, nicht jeder hat Video und sieht, wer gerade spricht. Und sprechen gerade Personen, die per Telefon eingewählt sind, kann man diese namentlich (visuell) gar nicht zuordnen, weil oft nur eine Berliner Nummer oder Mobilfunknummer angezeigt wird.

4. Im Verwaltungsnetz bzw. auch dann, wenn kein Headset oder Mikrofoneingang/Audioausgang am PC vorhanden sind, kann es nützlich sein, sich doppelt einzuwählen: einmal (stummgeschaltet) am PC und dort das Bild der Videokonferenz ohne Ton mitlaufen zu lassen und ein zweites Mal am Festnetztelefon, zum Zuhören und Sprechen. So kann man besser folgen und bei Folien (die per geteiltem Bildschirm gezeigt werden) auch noch der Präsentation folgen.

5. Bei Fragen an einzelne Personen oder auch in die Runde, einzelne Teilnehmende direkt mit Namen ansprechen.  Da der Blickkontakt untereinander entfällt, ist so klar, wer (zuerst) antworten soll. Sonst kann es passieren, dass entweder alle gleichzeitig oder gar keiner spricht, weil nicht klar ist, wer dran ist.

Und sonst gelten die gleichen Tipps wie für jede andere Vor-Ort-Besprechung auch: Verantwortliche*n festlegen, Ziel der Besprechung benennen, dieses zusammen mit der Agenda nach Möglichkeit vorab verschicken, die Besprechung moderieren und versuchen beim Thema zu bleiben. Im Idealfall dann zum Schluss konkrete Vereinbarungen treffen, z.B. im Stil „Wer macht was bis wann?“

 

Montag, 20.04. - Homeoffice Tag 36, 5. Woche Präsenznotbetrieb

Die fünfte Woche im Präsenznotbetrieb beginnt, die sechste im Homeoffice, und mein schon angesprochener Langstreckenlauf ist in vollem Gange. Genau die quälendste Phase, so eine, wie ich sie auch aus Diss-Zeiten schon kenne. Schon zu weit gekommen, um alles wieder hinzuwerfen aber noch nicht weit genug, als dass eine Abgabe schon in Sicht wäre. So ähnlich kommt es mir gerade vor. Sehr lange schon im Homeoffice, aber eben noch nicht lange genug, damit das Ziel in Sicht kommt.

Und mir scheint es, dass mit der Rückkehr aus der Urlaubszeit um Ostern herum, auch die Geschäftigkeit an die HU zurückkehrt. Die Anfragen werden wieder mehr. Und immer ist die deadline für die Zuarbeit eng oder die Bitte um Rückmeldung dringend. Nur die zur Verfügung stehende Zeit wird nicht mehr. Und so wie es aussieht, wird sich daran auch bis nach den Sommerferien nicht mehr so viel ändern. Das ist nach wie vor eine der wirklich echten und richtig großen Herausforderungen für uns und auch für alle anderen, die Kinder betreuen und außerdem arbeiten (nicht gleichzeitig aber am selben Tag noch).

Hier zu Hause haben wir übers Wochenende mal überlegt, wie unser anfangs eingeführtes Schichtsystem so funktioniert und ob wir etwas ändern wollen. Dabei stellen wir fest, dass uns die anfangs sehr zufällig gewählte Zeit- und Personenaufteilung eigentlich gut taugt und wir das gerne beibehalten wollen. Kinderbetreuung und Büroarbeit sind so unterschiedlich fordernd, dass die sich – für uns – in einem Tag ganz gut ergänzen. Und dennoch fallen wir abends oft genug todmüde ins Bett. Nachteile dieser Lösung sind, dass wir kaum mal 2-3 Stunden am Stück für konzentriertes Arbeiten haben, weil dazu halbe Tage mit Videokonferenzen und Mails einfach zu kurz sind. Und damit dauern manche Aufgaben einfach länger, weil ich sie nur stückweise bearbeiten kann und zwischendurch immer wieder liegenlassen muss.

 

Donnerstag, 16.04. - Homeoffice Tag 32, 4. Woche Präsenznotbetrieb

Liebe Kolleg*innen, ihr seid grandios! Mich haben in der Woche vor Ostern so viele Nachrichten erreicht, wie seit Beginn dieses Blogs nicht. Zum einen habe ich total viele hilfreiche Hinweise zum Chatten an der HU erhalten. Jetzt weiß ich, wo ihr alle seid: Zoom is the place to be. Nicht nur, was die Videokonferenzen angeht, sondern auch  beim Chatten. Man kann Kontakte hinzufügen, Kanäle erstellen, Screenshots schnell teilen und Nachrichten auch mal quer verschieben. Und: Es gibt Emojis! Nur die Kolleg*innen, die aktuell im Büro vor Ort sind, bekommt man nicht gut ran, da Zoom im Verwaltungsnetz bisher nicht läuft.

Zum anderen habe ich aber auch ein paar sehr schöne, sehr persönliche Nachrichten bekommen. Das hat mich besonders gefreut! Daher weiß ich auch, dass viel von dem was hier steht aktuell nicht nur mein Alltag ist, sondern dass es einige gibt, deren Tage genauso aussehen. Und, dass deren Energie auch gerade so für Arbeit und Kinderbetreuung reicht. Hier stehen zwar Dinge aus meinem Homeoffice-Arbeitstag, diese werden dann aber doch oft erst mitten in der Nacht getippt, wenn ich eigentlich ganz dringend ins Bett muss.

In diesem Sinne, ich freue mich immer über Feedback und wenn auch andere mir ihre Erfahrungen schicken. Daher, gerne weiter mailen!

 

Donnerstag, 09.04. - Homeoffice Tag 25, 3. Woche Präsenznotbetrieb

Liebe alle, lasst uns mal über den HU-Chat reden. Aus dem werde ich nämlich nicht so ganz schlau. 

Ich habe ja in den letzten Posts schon ein bisschen was dazu geschrieben, wie wir unsere Zeit im Homeoffice organisieren und wie wir die Teamorganisation aufgestellt haben. Ein Punkt, der mich dabei noch ratlos macht, ist die Nutzung des von Kurznachrichten zur Kommunikation. Und damit meine ich nicht WhatsApp, iMessage, Signal oder Threema, die man privat für genau diesen Zweck nutzt. Ich hatte irgendwie erwartet, dass sich viel mehr der HU-Kommunikation im Chat abspielt. Sei es im HU-Chat oder neuerdings im Zoom-Chat. Tut es nicht. Oder ich bin irgendwo anders, als da, wo ihr alle seid.

Irgendwie kenne ich das aus meinen bisherigen Jobs anders. Dort läuft das Chatfenster – ähnlich wie das E-Mail-Programm – im Hintergrund mit, sobald man den Rechner hochfährt. Selbst dann, wenn das ganze Unternehmen an einem Standort, in einem Bürogebäude, auf der gleichen Etage sitzt und niemand gerade im Homeoffice arbeitet. Damit man die Menschen, die einem nicht gerade gegenüber sitzen oder denen man auf dem Weg zu Kaffeeküche eben nicht über den Weg läuft, mal was fragen kann. Zum Beispiel, wo sie denn blieben, wenn die Telko schon vor fünf Minuten angefangen hat. Oder auch andere Dinge, die zu kurz oder zu banal sind, um dafür extra eine E-Mail anzufangen. Der große Vorteil gegenüber Telefonieren ist zudem, dass ich dem Gegenüber die Möglichkeit lasse, zeitversetzt zu antworten, wenn er oder sie gerade beschäftigt ist. 

Ich weiß, dass das Team der UB ganz eifrig chattet und sogar eine ganz fabelhafte Anleitung für den HU-Chat erstellt hat. Für das Ressort VPH kann ich bislang keine große Leidenschaft für den HU-Chat erkennen. Hier kommunizieren alle aktuell entweder per E-Mail oder per Videokonferenz. Was super ist, gar keine Frage. Aber so ein kurzes „Wie geht’s?“ an eine*n Kolleg*in, zu schicken die man jetzt schon drei Wochen nicht auf dem Gang getroffen hat, weil der Gang jetzt der eigene Hausflur ist, wäre doch auch mal schön. Oder?

 

Montag, 06.04. - Homeoffice Tag 22, 3. Woche Präsenznotbetrieb

Am Freitagabend gab es dann noch Neuigkeiten: Es wird ein digitales Sommersemester 2020 geben. Das heißt, die rasend-schnelle „Digitalisierung der HU made by COVID-19“ geht in die nächste Runde. Und, nach den Erfahrungen der letzten drei Wochen, traue ich uns das tatsächlich zu. Bei den Telefonkonferenzen, an denen ich letzte Woche teilgenommen habe, ist mir immer wieder aufgefallen, wie sehr alle an einem Strang ziehen. Wie konstruktiv, fokussiert und lösungsorientiert alle an die Aufgaben herangehen. Und dazu alle noch kreativ, witzig und total familiär sind – wir sitzen schließlich alle in unseren Arbeits- oder Wohnzimmern. Und manchmal streckt sich – trotz eines virtuellen Zoom-Hintergrunds, der alle Umgebung ausblendet – ein kleiner Blondschopf ins Bild.

Hat jemand „How I met your mother“ gesehen? Darin sagt Barney zu jeder noch so abstrusen Herausforderung den Spruch, der es inzwischen auch zum Internet-Meme geschafft hat: challenge accepted. Und so kommt es mir gerade vor. Die Senatskanzlei so: „Sommersemester is on". Und die HU so: „challenge accepted". Und dann fangen alle einfach an. Und plötzlich wird es zusammen besser, als man es alleine und unter anderen Umständen je hätte hinkriegen können. Nicht perfekt, nicht elegant, nicht kräfteschonend. Aber halt doch irgendwie groß. Und mutig. Und einzigartig. Es fühlt sich an, als sei es eine Zeit für Legenden. Und, als schrieben wir an der HU gerade einige davon.

Ups, das Wochenende war wohl erholsamer als gedacht. Meine Energie reicht jedenfalls schon wieder für ordentlich Pathos... ;-)


Donnerstag, 02.04. - Homeoffice Tag 18, 2. Woche Präsenznotbetrieb

Es ist Mitte der dritten Woche im Homeoffice. Die Tage verschwimmen – trotz oder vielleicht auch wegen ihrer regelmäßigen Abläufe – zu einer immer gleichen Abfolge von Tätigkeiten bei immer gleichem Wetter: Aufwachen zu Sonnenschein, Frühstück, Kinderbetreuung, Mittagessen, Homeoffice, Abendessen, Kinderbetreuung, Homeoffice, Einschlafen bei zunehmendem Mond. Insgesamt fühlt es sich gerade aber irgendwie zäh an. Dieses ganze umtriebige Flirren vom Anfang verliert sich, der neue Tagesrhythmus läuft durch, bei der Essensplanung tauchen die ersten Wiederholungen auf und die Anstrengung der vergangenen zweieinhalb Wochen wird körperlich spürbar.

Inzwischen ist auch mir klar, dass ich in dem Rhythmus nicht noch zwei oder drei Monate weiter machen könnte, ohne mich dabei völlig zu verausgaben. Ich muss meinen Modus so langsam von Sprint auf Langstecke umstellen und mehr videokonferenz-freie Zeitblöcke am Nachmittag schaffen. Damit kann ich dann, so meine Hoffnung, das abendliche Arbeiten auf wirklich wichtige und dringende Themen beschränken.

Und dann ist ja auch bald Ostern. Noch aber sind die Feiertage eine ganze Woche weg. Schlagartige mentale und körperliche Erholung lassen die freien Tage leider auch nicht erwarten, da die Rahmenbedingungen mit Kontaktsperre und Ausgangsbeschränkungen ja weiterhin eng bleiben. Aber immerhin ruht die Arbeit dann mal ein paar Tage am Stück und es wird mehr Tageszeit für andere Dinge frei.

 

Montag, 30.03. - Homeoffice Tag 15, 2. Woche Präsenznotbetrieb

Die dritte Woche im Homeoffice beginnt mit einem Gerücht. Die Videokonferenz-Situation solle sich deutlich verbessern. Man munkelt über beschaffte Zoom-Lizenzen. Schon wenig später ist klar, das Gerücht stimmt. Das Team vom Videokonferenzservice ist „on fire" und hat auch nur wenig später alle notwendigen Infos online. Ich habe fest vor, demnächst nur noch von virtuellen Südseeinseln aus in die Videokonferenzräume hineinzuwinken.

Und auch sonst fühlt es sich an, als ruckeln wir uns so langsam rein. Die Abläufe sind inzwischen klar und werden mit jedem Mal eingeübter. Nur das regelmäßige „pling" der Inbox nimmt nicht ab. Insgesamt fühlt sich der Kommunikationsaufwand nach wie vor hoch an. Und das, obwohl ich kaum Anrufe bekomme. Aber das tägliche E-Mailaufkommen gleicht das mehr als aus. Eine Kleinigkeit, wie eine fehlerhaft ausgestellte Zugangsberechtigung, beschäftigt heute plötzlich sechs Personen, die dazu E-Mails bekommen, lesen, verarbeiten und löschen. Die zum Teil darauf antworten, sich für den Fehler entschuldigen oder diesen erläutern. Und die dann alle irgendwann erleichtert feststellen, dass es sich dann doch klären lässt.

 

Donnerstag, 26.3. – Homeoffice Tag 11, 4. Tag Präsenznotbetrieb

Im Team lernen wird gerade, dass sich die täglichen morgendlichen Abstimmungen nicht einfach in fünf Minuten erledigen lassen, sondern eher um die 30 Minuten lang sind. Und wenn dann zwei solcher morgendlichen Abstimmungen hintereinander kommen, nämlich auch noch die Telko im Leitungsteam, dann stecke ich ganz schnell eine Stunde in Telkos – bei paralleler Kinderbespaßung - weil meine eigentliche Arbeitsschicht diese Woche erst nachmittags beginnt. Und das einstündige „halb spielen, halb zuhören, viel reden“ frustriert nicht nur das Kind, sondern stresst auch zunehmend mich.

Daher habe ich heute mit beiden Teams darüber gesprochen, wie wir das umorganisieren können. Und wir probieren einen neuen Turnus aus. Mein Team spreche ich nun zweimal die Woche, dienstags und donnerstags nachmittags, jeweils eine halbe Stunde. Und im Leitungsteam treffen wir uns digital montags für unseren einstündigen Leitungs-Jourfixe und außerdem noch mittwochs und freitags morgens für kurze Abstimmungen. Ab nächste Woche schauen wir also, wie das funktioniert.

Zudem gab es bei uns noch ein bisschen Umorganisieren wegen der weiterlaufenden Aufgaben in KLR, Stammdatenclearing und Trennungsrechnung, sowie den abteilungsübergreifenden Aufgaben Hauspost und Bürobereitschaft. Da nur eine Handvoll Personen in unserer Abteilung zum Präsenznotbetrieb gehören, beantragen wir nun noch wenige zusätzliche Zugangsberechtigungen für einzelne Tage. Damit sollte auch die Verteilung von Post an die anderen Teams sowie ein „nach-dem-Rechten“ sehen an beiden Standorten unserer Abteilung funktionieren. Das Ausfüllen der entsprechenden Abfrage des Pandemiestabs sowie die nicht enden wollende E-Mail-Welle füllen die heutige Abendschicht.

 

Montag, 23.3. – Homeoffice Tag 8, 1. Tag Präsenznotbetrieb

Wir sind in die zweite Homeoffice-Woche gestartet. Das Wochenende haben wir genutzt, um das Arbeits-Gäste-Zimmer bürotauglicher zu machen und mit zwei getrennten Arbeitsplätzen auszustatten. Damit muss nun nicht mehr der Esstisch im Wohnzimmer als zweiter Schreibtisch herhalten und es gibt einen festen Raum, in den wir zum Telefonieren gehen können, ohne den Rest der Familie zu stören.

Zudem haben wir die Aufteilung der Kinderbetreuung umgestellt. Letzte Woche haben wir wechselnd gearbeitet, weil noch zu ganz unterschiedlichen Zeiten Termine waren, die noch aus der Zeit „vor Corona-Lockdown“ stammten und nun einfach auf Telko umgestellt worden sind. Diese Woche haben wir beschlossen, ein festes System auszuprobieren: einer arbeitet immer vormittags, 9-13 Uhr, und einer immer nachmittags, 14-18h. Das macht unsere Verfügbarkeit für beide Arbeitgeber leichter planbar. Die Pufferstunde in der Mitte ist entweder für ein gemeinsames Mittagessen vorgesehen oder einer von beiden bekommt sie noch zugeschlagen, wenn darin Termine liegen. Und dann arbeiten wir beide nochmal abends.

Insgesamt hat mein Arbeitstag momentan also etwa fünf, sechs Stunden. Das ist weniger tägliche Arbeitszeit als zuvor, und das merke ich an wachsenden Aufgabenbergen. Bisher stelle ich nämlich noch keinen Rückgang bei Aufgaben im Tagesgeschäft oder aus dem Programm „humboldt gemeinsam“ fest. Eher noch die Zunahme an Mails, Abstimmungen und kleinen To-dos, aufgrund des noch nicht eingespielten Homeoffices. Alles ist momentan einfach nicht zu schaffen. Hinzukommt, dass – wegen der „Abendschicht“ – aktuell auch keine freie Zeit für Sport oder private To-dos übrig ist, so dass noch weitere Dinge liegen bleiben.

Anstrengend. Hoffentlich wird das besser, wenn sich HU-weit ein neuer Takt gefunden hat.

 

Freitag, 20. März  - Homeoffice Tag 5

So, es ist Freitag, kurz nach 23.00 Uhr und die erste Homeoffice-Woche ist geschafft. Und damit auch die erste Woche ohne Kinderbetreuung. Der Freitag geht zu Ende, wie alle Tage zuvor auch: Kind schläft, Eltern sitzen vorm PC und holen noch ein paar Stunden Arbeit nach. Jetzt, wo keiner mehr telefonkonferieren will und kaum noch einer mailt, ist die einzige Zeit für größere Aufgaben. Wenn ich nur nicht schon so müde wäre ...

Inzwischen sind mir auch noch Links zum digitalen Arbeiten über den Weg gelaufen. Tool-Listen gibt es viele, die wenigstens gehen auf die datenschutzrechtlichen Anforderungen von Hochschulen ein. Diese machen es quasi unmöglich, irgendwelche Produkte amerikanischer oder anderer kommerzieller Anbieter zu nutzen – in anderen Zusammenhängen beliebte Tools wie zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams fallen damit aus. Eine gute Übersicht bietet die Free Software Foundation.

Aber auch hier werden die meisten (verständlicherweise) sagen, danke für die Info, aber nein. Nie gehört, nie gesehen, nie verwendet – keine Zeit sich damit jetzt auch noch zu beschäftigen. Sagt gerne Bescheid, wenn es doch einer macht. Ich hatte eine Zeit lang z.B. den Chatservice Jabber/XMPP laufen, den auch das CMS empfiehlt. An der HU hat den leider sonst fast keiner, was die Nutzung für schnelle Abstimmungen dann schnell gegen null laufen ließ.

Nach guten Infos zur Führung aus dem Homeoffice suche ich noch. Zudem kam bei uns heute noch die Frage auf, wie man eigentlich Telkos gut moderiert, so dass alle immer folgen können. Dazu werde ich wahrscheinlich selbst noch was aufschreiben, weil alle Tipps, die ich bisher gefunden habe, vor allem auf Videokonferenzen abstellen oder total banal sind. Wir machen de facto in den letzten Tagen aber vor allem Audiokonferenzen, da sich viele per Telefon eingewählt haben und wir irgendwie auch dachten, ohne Video würden wir den DFNconf Server weniger belasten. Stimmt wahrscheinlich auch nur so halb.

 

Donnerstag, 19. März – Homeoffice Tag 4

Und nun liegt schon der vierte Homeoffice Tag (fast) hinter mir. Immer noch bin ich vorrangig damit beschäftigt, das Ganze so aufzusetzen, dass wir als Team überhaupt mittelfristig digital und eigenverantwortlich arbeiten können. Es ist viel „Peripheres“ zu tun, zu den Aufgaben, die ich dann mal im Homeoffice „in Ruhe“ machen wollte, komme ich bisher überhaupt nicht. Grund dafür ist u.a. die viele Kommunikation. Heute habe ich kommuniziert über: E-Mail, Festnetztelefon, Mobiltelefon, iMessages, DNFconf, HUbox, Skype. Immer wieder erklären, kleine Anleitungen schreiben, Links verschicken – all das, was mal eben über den Flur oder zu zweit auf den Bildschirm schauend viel weniger aufwändig wäre. Für sich genommen, alles auch nicht wild und durchaus gut leistbar. Aber in Summe dann doch geistig anstrengend und hoch getaktet.

Wir haben heute eine digitale Morgenrunde um 8.30 Uhr versucht. Das ging technisch gut, pünktlich um 9 Uhr brach DFNconf dann wieder zusammen. Familienorganisatorisch – mit insgesamt drei Personen im Team, welche gleichzeitig kleine Kinder betreuen und vorher noch alles arbeitsbereit/telefonbereit machen wollen – hat sich das aber nicht bewährt. Zu früh, trotz der kleinen Frühaufsteher.

Gerade eben kommt noch die Kommunikation des Präsidiums zum Präsenzbetrieb rein. Ab Montag steht unsere Situation also auch allen anderen bevor. Und dann bin ich schon ein bisschen froh, dass wir diese Woche schon mit Homeoffice gestartet sind und ein wenig Zeit hatten, uns einzugrooven.

 

 Mittwoch, 18.3. – Homeoffice Tag 3

Heute fielen die morgendlichen Telefonkonferenzen dann mal direkt aus oder wurden auf die privaten Skype-Accounts verlagert. Pünktlich um 9 Uhr ging der DFNconf-Server in die Knie und wir haben keine Verbindung mehr zu den Meeting-Räumen herstellen können. Für die ganzen Verbindungsversuche habe ich insgesamt fast 1 Stunde Arbeitszeit aufgewendet und war am Ende mega-frustriert, weil keine der beiden geplanten Besprechungen auch nur ansatzweise zum Austausch der inhaltlich notwendigen Infos führte. 

Ab 10.30 Uhr wurde es langsam besser. Aber auch zu diesem Telefontermin sind wir (einzeln) immer wieder rausgeflogen und mussten uns neu einwählen. Morgen probieren wir die virtuelle Morgenbesprechung in meinem Team dann eine Stunde früher. Im Leitungsteam haben wir zudem nun privat auch einen Skype-Chat als BackUp eingerichtet.

Heute war dann auch der erste Termin mit weiteren Kolleg*innen aus der HU, den wir in den virtuellen Raum verlegt haben. Bis auf die Schwierigkeiten mit der Verbindung hat das erstaunlich gut geklappt. Wir waren vor der Zeit fertig. Das netteste war aber, dass sich über zwei Abteilungen hinweg insgesamt drei Kolleg*innen mit Kindern von zu Hause eingewählt haben und wir so den Termin durchführen konnten, den wir sonst hätten verschieben müssen.

 

Dienstag, 17.3.  – Homeoffice Tag 2

Tag 2 im Home Office ist rum, es ist inzwischen 23 Uhr und die Energie reicht nur noch für ein paar kurze Gedanken zum ersten „richtigen“ Tag daheim. 9.30 Uhr scheint ein beliebter Slot für Telkos zu sein, dennoch konnten sich alle einwählen und die Technik hielt durch. Telefoniert haben wir allerdings eher eine halbe Stunde als zehn Minuten. Zum Glück aber waren heute nochmal Kolleg*innen im Büro, die noch physische Dinge vor Ort tun konnten. Das Wichtigste waren die noch ausstehenden Telefonumleitungen, die sich nur direkt an den Telefonen einstellen lassen,  und da die Freischaltung separat beantragt werden musste. Wir kümmern uns jetzt noch darum, dass alle Haustürschlüssel haben, um bei abgeschlossenem Gebäude ins Büro zu kommen, wenn nötig.

 

 Montag, 16.3. – Homeoffice Tag 1

Das Leitungsteam unserer Abteilung hat heute Vormittag beschlossen, dass ab heute die Arbeit im Homeoffice die Regel für alle Mitarbeiter*innen ist. Der schon angefangene Arbeitstag an der HU sollte noch dazu genutzt werden, alle notwendigen Unterlagen zu digitalisieren und mitzunehmen, Notebooks fit zu machen und Telefone umzustellen. Reibungslos wird der Umstieg nicht klappen, dafür laufen bei uns zu viele Aufgaben und Prozesse innerhalb von Systemen, die nur aus dem Verwaltungsnetz der HU zugänglich sind. Um die Kommunikation zu stärken, haben wir zwei fixe Terminserien festgelegt: Das Leitungsteam telefoniert dreimal die Woche morgens um neun. Und mit meinem Team spreche ich jeden Morgen um 9.30 Uhr für etwa zehn Minuten. Termin ist absichtlich kurz gelegt, damit auch die Kolleg*innen teilnehmen können, die den Tag nicht im Homeoffice arbeiten, sondern Kinder betreuen. Darüber hinaus werden wir alle ab morgen geplanten Termine auf Telko-Termine umstellen und die Kolleg*innen entsprechend einladen. Mal sehen, wie das wird.