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Humboldt-Universität zu Berlin | Wirtschaft | WTT Veranstaltungen | Transparenzerklärung zur Teilnahme an kostenfreien Online-Verantaltungen des Referats Innovation & Transfer

Transparenzerklärung zur Teilnahme an kostenfreien Online-Verantaltungen des Referats Innovation & Transfer

Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird – im Rahmen der nachfolgenden Erläuterungen – auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter: m/w/d.

Transparenzerklärung (Datenschutzinformation) für kostenfreie Online-Veranstaltungen des Referats Innovation & Transfer (nachfolgend „Referat I&T“) des Servicezentrums Forschung der Humboldt-Universität zu Berlin (nachfolgend „HU“)

 

Allgemeine Veranstaltungsbedingungen für kostenfreie Online-Veranstaltungen: https://hu.berlin/NutzungOnlineEvent_WTT

 

Ihre Daten zu schützen, ist uns sehr wichtig.


Diese Datenschutzinformation informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen des Referats Innovation & Transfer (nachfolgend „Referat I&T“) des Servicezentrums Forschung der Humboldt-Universität zu Berlin (nachfolgend „HU“) (im Folgenden: Veranstaltung) verarbeiten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen und stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und in Übereinstimmung mit dem für die HU geltenden Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG). Weitere Informationen dazu, zu Ihren Rechten und Möglichkeiten finden Sie unter https://www.hu-berlin.de/de/hu/impressum/datenschutzerklaerung

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.


1.    Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Humboldt-Universität zu Berlin, vertreten durch die Präsidentin Frau Prof. Dr.-Ing. Dr. Sabine Kunst, Unter den Linden 6, 10099 Berlin. Telefon: +49 30  2093–0 (Zentrale).
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der HU ist zu erreichen unter Tel.:  +49 (30) 2093-20020 und datenschutz@uv.hu-berlin.de.
Weitere Informationen: https://www.hu-berlin.de/de/datenschutz/kontakt

Die Anprechpartner zu den konkreten Veranstaltungen finden Sie jeweils auf den Veranstaltungsseiten.

 

2.    Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

a)    Veranstaltungsanmeldung
Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Mindestangaben:

  • Name, Vorname
  • Institution/Unternehmen
  • E-Mail-Adresse


Die Verarbeitung der Mindestangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen. Es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung der Daten. Ohne vollständige Angaben der Daten ist jedoch die Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich.
Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmer zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen.
Ggf. verwenden wir die Daten auch zur Erstellung von Teilnahmebescheinigungen.
Da einige Projekte durch öffentlich Mittel gefördert sind, und es in den Richtlinien bestimmte Vorgaben zur Teilnehmendenerfassung gibt, werden ggf. auch hier Daten gespeichert. Über eine solche Datenerfassung/-speicherung werden in der entsprechenden Veranstaltung vorab informiert.
Zudem können weitere Angaben freiwillig getätigt werden. Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglicht uns, die Veranstaltung interessengerecht planen und durchführen zu können.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Online-Anmeldung

  • Per E-Mail

Die Daten werden zu o.g. Zwecken und nach o.g. Vorgaben gespeichert und verarbeitet.
HU Formular
Sofern Sie sich über ein Online-Formular auf unserer Webseite anmelden, beachten Sie bitte auch unsere unter https://www.hu-berlin.de/de/hu/impressum/datenschutzerklaerung abrufbare Datenschutzinformation, in der Sie darüber aufgeklärt werden, welche Daten bereits beim Besuch unserer Webseite erhoben und verarbeitet werden.

  • HU Moodle

Sofern Sie sich über HU Moodle anmelden, beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung und abrufbare Datenschutzinformation unter https://moodle.hu-berlin.de/admin/tool/policy/view.php?policyid=1&returnurl=https%3A%2F%2Fmoodle.hu-berlin.de%2Fadmin%2Ftool%2Fpolicy%2Findex.php und die Nutzungsbedingungen unter https://moodle.hu-berlin.de/admin/tool/policy/view.php?policyid=2&returnurl=https%3A%2F%2Fmoodle.hu-berlin.de%2Fadmin%2Ftool%2Fpolicy%2Findex.php, in der Sie darüber aufgeklärt werden, welche Daten bereits bei der Nutzung von Moodle erhoben und verarbeitet werden.

  • MS Forms über HI

Zur Durchführung von Veranstaltungsanmeldungen setzen wir auch Microsoft Forms ein, lizensiert für die Humboldt-Innovation GmbH, der 100%igen Tochter der HU. Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung der HI unter: https://humboldt-innovation.de/de/datenschutzerklaerung. Zur Entgegennahme Ihrer Anmeldung setzt die HI Microsoft-Produkte ein. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Näheres zur Arbeitsweise dieses Anbieters finden Sie unter https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365. Die Datenschutzerklärung finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

b)    Teilnahme an einer Online-Veranstaltung
Sofern es sich um eine Veranstaltung handelt, an der Sie nicht vor Ort persönlich, sondern online-basiert teilnehmen (z.B. per Video- und/oder Audio-Konferenz), gelten nachfolgende Hinweise.
Für die Durchführung der Online-Veranstaltung nutzen wir einen technischen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung, der die Daten nach unseren Weisungen verarbeitet.
Im Rahmen der Teilnahme an der Online-Veranstaltung können folgende Daten erhoben werden:
•    Zugangsdaten: z.B. einen individualisierten Link, über den Sie sich in die Online-Veranstaltung einwählen
•    Inhaltsdaten: Inhalte Ihrer Beiträge, z.B. in Chats oder bei Abstimmungen oder von Ihnen freigegebene Dateien. Eine Aufzeichnung von Bild oder Tonaufnahmen von Ihnen erfolgt nur, wenn und soweit Sie hierzu vorher gesondert eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Die Zweckbestimmung sowie die Zustimmung zur Aufnahme werden innerhalb der Aufzeichnung dokumentiert.
•    Profildaten: Daten, die Sie freiwillig über sich im Zusammenhang mit der Online-Veranstaltung freigegeben haben. Beispiele hierfür sind Ihr Name oder ggf. Ihr Profilbild. Profildaten werden genutzt, für eine persönliche Ansprache, Ausrichtung der Inhalte an die Interessen des Publikums und eine persönlichere Kommunikation.
•    Einwahldaten: Dies umfasst z.B. Datum und Uhrzeit ihrer Einwahl in die Konferenz und der Zeitpunkt des Verlassens.
•    Support-/Feedbackdaten: Informationen im Zusammenhang mit etwaigem Problembehandlungstickets oder Feedback.
•    Telemetriedaten: Dies umfasst Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung einschließlich der Übertragungsqualität. Diese Daten dienen der Problembehandlung, der Sicherung und Aktualisierung des technischen Dienstes und deren Überwachung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Bereitstellung eines sicheren und fehlerfreien Dienstes für Online-Veranstaltungen.
Soweit nicht anders angegeben, erfolgt die Verarbeitung zur technischen und inhaltlichen Durchführung der Online-Veranstaltung, d.h. zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) und wir löschen die Daten spätestens nach 90 Tagen nach der Veranstaltung.

  • Einsatz von Zoom

Zur Durchführung der Online-Veranstaltungen nutzen wir in der Regel das Videokonferenz-Tool der Zoom Video Communications, Inc. Näheres zur Arbeitsweise dieses Anbieters finden Sie unter https://zoom.us. Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier: https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html bezogen auf die HU auch hier: https://www.cms.hu-berlin.de/de/dl/multimedia/bereiche/tele/zoom/sicherheit

Folgende Angaben sind in der Regel für andere Teilnehmer, die nicht Organisator sind, während der Teilnahme sichtbar: Ihr Video, Ihr Name und Ihre Chat-Beiträge.

Wir erfassen nicht, ob Sie aufmerksam an der Veranstaltung teilgenommen haben (z.B. ob Sie währen der Veranstaltung andere Fenster, als das der Online-Veranstaltung aktiviert haben).

  • Einsatz von Wonder

Für die Durchführung der Online-Veranstaltung nutzen wir in der Regel die Plattform "wonder.me" der Yotribe GmbH. Näheres zur Arbeitsweise dieses Anbieters finden Sie unter https://www.wonder.me. Die Grundsätze der Datenverarbeitung der Yotribe GmbH sind hier erklärt: https://www.wonder.me/privacy-policy.
Folgende Angaben sind in der Regel für andere Teilnehmer, die nicht Organisator sind, während der Teilnahme sichtbar: Ihr Video, Ihr Name und Ihre Chat-Beiträge.
Wir erfassen nicht, ob Sie aufmerksam an der Veranstaltung teilgenommen haben (z.B. ob Sie währen der Veranstaltung andere Fenster, als das der Online-Veranstaltung aktiviert haben).

  • Einsatz von Miro

Für die Durchführung einiger Online-Veranstaltungen nutzen wir die Plattform "Miro" der RealtimeBoard Inc. Näheres zur Arbeitsweise dieses Anbieters finden Sie unter https://miro.com. Die Grundsätze der Datenverarbeitung der RealtimeBoard Inc. sind hier erklärt: https://miro.com/legal/privacy-policy/
Folgende Angaben sind in der Regel für andere Teilnehmer, die nicht Organisator sind, während der Teilnahme sichtbar: Ihr Name, Ihre Whiteboard Beiträge, Ihre Chat-Beiträge.

c)    Bild- und Tonaufnahmen
Die virtuell durchgeführte Veranstaltungen werden ggf. aufgezeichnet und es werden Screenshots erstellt. Diese sollen zu Werbezwecken auf den Internetseiten und in Newslettern und sonstigen Medien ganz oder in Ausschnitten veröffentlicht werden. Mit Ihrer Anmeldung stimmen Sie dieser Verarbeitung der aufgezeichneten Daten zu. Wenn Sie nicht wünschen, dass Video-Aufrufe von Ihnen (Ihr Video-Bild und Ton bei einer Wortmeldung) für alle sichtbar erscheinen, so schalten Sie die Video-Funktion in der Live Veranstaltung bitte gleich zu Beginn aus. Wenn Sie ferner nicht wünschen, dass Ihre Tonaufnahme (bei Ihren persönlichen Wortmeldungen) für alle hörbar erscheinen, so schalten Sie Ihr Mikrofon in der ebenfalls gleich neben Ihrem Namen gut sichtbaren Funktion auf stumm und nutzen nur die Chat-Funktion. Wenn Sie auch die Sichtbarkeit Ihres Namens im Chat-Bereich nicht wünschen, so können Sie ihn unter Verwendung einer ebenso gut einsehbaren Funktion ändern. Aufzeichnungen von Online-Meetings bzw. Webinaren und anderen Veranstaltungen werden i.d.R. nicht in der Cloud erstellt, sondern auf dem lokalen Computer. Sie werden von dort ggf. zu einer Video-Plattform gehostet. Die datenschutzrechtlichen Regelungen zur Video-Plattform können Sie den Datenschutzbestimmungen auf der jeweiligen Plattform entnehmen.

d)    Werbliche Ansprache nach der Veranstaltung
a.    Sofern Sie nicht bereits von uns informiert wurden, teilen wir Ihnen mit, dass wir Sie nunmehr werblich ansprechen werden.
b.    Wir werden Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie veranstaltungsbezogene Kommunikationsinhalte dazu verwenden, Sie werblich anzusprechen. Die werbliche Ansprache umfasst alle Kommunikationskanäle, die Sie durch Ihre Angaben, uns gegenüber bekanntgegeben haben. Inhaltlich umfasst die werbliche Ansprache jede Äußerung von uns, bei der Ausübung unseres, konkreten Gewerbes mit dem Ziel, den Absatz unserer Waren oder die Erbringung unserer Dienstleistungen zu fördern. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend regelmäßige und unregelmäßige Newsletter, Einladungen, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Angebote für konkrete Produkte und Leistungen.
c.    Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Nach dieser Vorschrift dürfen wir Ihre Daten verarbeiten, wenn dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Unser berechtigtes Interesse ist das Interesse an Direktwerbung, wie Sie in Absatz 2 beschrieben ist. Dass unser Interesse an Direktwerbung im Rahmen des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO anerkennenswert ist, stellt die Datenschutzgrundverordnung in ihrem Erwägungsgrund 47 am Ende klar. Dort heißt es: „Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung kann als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden.“ Unser Interesse leiten wir ferner davon ab, dass wir bereits in einer Rechtsbeziehung standen oder ggf. noch stehen, sodass es Ihrer heute weitverbreiteten Erwartungshaltung entspricht, dass wir Sie werblich ansprechen werden. Ihre Interessen sind hinreichend gewahrt, da wir Sie hiermit umfassend informieren und Ihr bedingungsloses Widerspruchsrecht anerkennen und die hierfür erforderlichen technischen Verfahren eingerichtet haben. Sie haben das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, dies durch formlose Nachricht an folgende E-Mail-Adresse: transfer.szf@hu-berlin.de oder durch Auslösen des „unsubscribe-Links“ am Ende einer jeden werblichen Nachricht, die Sie von uns erhalten. Wir weisen Sie insbesondere darauf hin, dass Sie der Verwendung Ihrer Daten zu werblichen Zwecken jederzeit widersprechen können, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

 

3.    Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
a)    Zur Vertragsabwicklung
Soweit dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Veranstaltungspartner zum Zwecke der Planung und Durchführung der Veranstaltung. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
b)    AWR - Außenwirtschaftsförderungsrichtlinie
Zudem unterliegen wir als Forschungseinrichtung diversen außenwirtschaftsrechtlichen Anforderungen (u.a. VO 2580/2001/EG). Um diesen gesetzlichen Vorgaben ordnungsgemäß nachzukommen, verwenden wir Ihren Vor- und Nachnamen, sowie Anschrift und Geburtsdatum um u.a. Sanktionslistenprüfungen durchzuführen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran die genannten Daten insoweit zu verarbeiten, da uns ansonsten als Verantwortlichen rechtliche Konsequenzen drohen.
c)    Einhaltung von Förderrichtlinien
Da einige Projekte durch öffentlich Mittel gefördert sind, und es in den Richtlinien bestimmte Vorgaben zur Teilnehmendenerfassung gibt, werden ggf. auch hier Daten gespeichert. Über eine solche Datenerfassung/-speicherung werden in der entsprechenden Veranstaltung vorab informiert.
d)    Zu weiteren Zwecken
Darüber hinaus geben wir Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:
•    Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben oder
•    für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

 

4.    Betroffenenrechte
Sie haben einige Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben Sie die Möglichkeit, sich über uns bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Höflich weisen wir darauf hin, dass diese Rechte ggf. an Voraussetzungen geknüpft sind, auf deren Vorliegen wir bestehen werden.

 

Abschließender, wichtiger Hinweis
Der vorab beschriebene Einsatz von Dienstleistern, die personenbezogene Daten in den USA verarbeiten oder ihren Sitz in den USA haben, kann nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (Urteil vom 16. Juli 2020 zum Az. C-311/18 – sog. Schrems-II-Urteil) nicht mehr auf Artikel 45 Absätze 1 und 9 DSGVO i.V.m. dem Durchführungsbeschluss (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 gemäß der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über die Angemessenheit des vom EU-US-Datenschutzschild gebotenen Schutzes (Bekannt gegeben unter Aktenzeichen C(2016) 4176) gestützt werden. Der Europäische Gerichtshof hat ausdrücklich die Möglichkeit offen gelassen, sich künftig auf Artikel 46 Absätze 1 und 5 DSGVO i.V.m. Beschluss der Kommission vom 5. Februar 2010 über Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Auftragsverarbeiter in Drittländern (K(2010) 593) zu berufen, allerdings nur sofern dies hinreichend sicher ist. Obwohl zu den von Ihnen eingesetzten Dienstleistern – nach unserem Kenntnisstand – noch keine höchstrichterliche Auffassung bekannt ist, teilen wir Ihnen mit, dass der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Zweifel am Einsatz der Standardvertragsklauseln mit Bezug auf US-Unternehmen geäußert hat (vgl. https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wpcontent/uploads/2020/08/Orientierungshilfe-Was-jetzt-in-Sachen-internationaler-Datentransfer.pdf). Der sichere Weg bestünde also darin, innereuropäische Dienstleister zu wählen. Sollten Sie dennoch diese Dienstleister beibehalten wollen, beachten Sie bitte das damit verbundene Risiko eines Verstoßes gegen Artikel 44 DSGVO.