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Humboldt-Universität zu Berlin

Humboldt-Universität zu Berlin | Informationen für Beschäftigte an der HU | Aktuelles | Bewirtungsrichtline: Kaffee, Kekse oder Menü für Gäste?

Bewirtungsrichtline: Kaffee, Kekse oder Menü für Gäste?

by Ljiljana Nikolic posted on 14.09.2020 16:30 last modified 16.09.2020 10:01

Die von der Universitätsleitung beschlossene „Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der HU“ gibt Orientierung, zu welchen Gelegenheiten HU-Mitarbeitende Gäste im dienstlichen Interesse bewirten oder beschenken dürfen. Ein Gespräch mit Maja Wirbatz, die die Bewirtungsrichtlinie im Rahmen des Projekts "Humboldt Events" erarbeitet hat.

Frau Wirbatz, an wen richtet sich die Bewirtungsrichtlinie?

 

Die „Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“ richtet sich an alle Mitarbeitende der HU, die aus egal welchem Anlass Repräsentationen (beispielsweise Blumen), Getränke und/oder Essen mit HU-Geld finanzieren möchten.

Unabhängig davon, ob es sich um eine interne Klausur, ein internationales Symposium oder ein Abendessen mit Vertretern einer Partneruniversität handelt – in der Bewirtungsrichtlinie stehen die Regeln, ob, wann und was Sie zum Essen und Trinken anbieten dürfen sowie wer und womit beschenkt werden darf. Dazu werden auch die jeweiligen Höchstsätze pro Person genannt und Hinweise erteilt, wie man mit unterschiedlichen Finanzierungsquellen, beispielsweise Drittmitteln, umgehen soll.


Welche Fragen reguliert sie? Geben Sie bitte ein paar Beispiele.

 

Alle Fragen kann man nie vorhersehen, wir haben uns jedoch bemüht, die meisten Bewirtungsszenarien rechtskonform, also übereinstimmend mit dem Haushalts- und Steuerrecht, zu regeln.

Zuerst wird geklärt, was der Unterschied ist zwischen Aufmerksamkeiten – sprich Wasser, Kaffee und Kekse – und Bewirtung, also der Bereitstellung von Speisen, beispielsweise als Büfett oder als Restaurantbesuch. Vereinfacht gesagt dürfen Aufmerksamkeiten bei kleineren und kürzeren Treffen angeboten werden. Bewirten dürfen HU-Mitarbeitende nur unter bestimmten Umständen, insbesondere wenn Gäste dabei sind.

Eine weitere Frage betrifft die Herkunft der Finanzmittel. So regelt die Richtlinie vor allem die Verwendung von Haushaltsmitteln. Wenn eine Bewirtung in Rahmen von Drittmittelprojekten oder gesponserten Konferenzen erfolgt, sollten sich Betroffene ans Servicezentrum Forschung oder an die Humboldt Innovation GmbH wenden.

In der Richtlinie sind auch Informationen darüber zu finden, wer die Bewirtung genehmigt und wie die Aufwendungen abzurechnen sind.


Welche Bewirtungs- und Repräsentationskosten werden von der Universität nicht finanziert?

 

Nicht erstattet werden Aufwendungen wie Trinkgeld, Pfand, Schmuck, Dekorationsartikel und Glückwunschkarten. Alkoholische Getränke dürfen im Regelfall auch nicht serviert werden. Zu den nicht erstattungsfähigen Anlässen zählen Weihnachtsfeiern, Dienstjubiläen, Betriebsausflüge und Feiern für einzelne HU-Mitglieder wie beispielsweise Geburtstage.

Repräsentationen, Aufmerksamkeiten und Bewirtungen können nicht finanziert werden, wenn sie den Anforderungen der Richtlinie nicht entsprechen, beispielsweise weil die Veranstaltungsdauer zu kurz ist, nur HU-Mitglieder teilnehmen oder weil die Aufwendungen zu hoch sind, nicht rechtzeitig genehmigt oder nicht korrekt abgerechnet wurden.

 

Die Fragen stellte Ljiljana Nikolic