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Humboldt-Universität zu Berlin

Humboldt-Universität zu Berlin | Informationen für Beschäftigte an der HU | Aus der Verwaltung | „Für diesen Einsatz bedanke ich mich ganz herzlich“

„Für diesen Einsatz bedanke ich mich ganz herzlich“

by Ljiljana Nikolic posted on 01.09.2020 10:45 last modified 02.09.2020 10:43

Das Programm "humboldt gemeinsam" läuft auf Hochtouren. Den Stand der Dinge erklärt der Vizepräsident für Haushalt, Personal und Technik, Ludwig Kronthaler.

Viele Kolleg*innen sind involviert und investieren enorme Zeit und Kraft, damit wichtige Prozesse ab Januar 2021 digital über SAP laufen. Doch humboldt gemeinsam ist nicht nur eine IT-Umstellung. Denn der Bedarf und die Anforderungen an die Gestaltung künftiger Prozesse benötigen auch unser gemeinsames Umdenken. Dabei geht es um Teamwork, bereichsübergreifende Zusammenarbeit, Führungskompetenz, Prozessdenken, Transparenz von Kommunikation und Entscheidungen. Das alles ist ein enormer Wandlungsprozess, in dem die HU steckt.

Warum die Universität das macht und wie der Stand der Dinge ist, erklärt der zuständige Vizepräsident für Haushalt, Personal und Technik, Ludwig Kronthaler.

 

Die Verwaltungsreform an der HU ist im vollen Gange. Die Einführung der Software SAP steht in wenigen Monaten an. Läuft alles nach Plan oder müssen wir vielleicht pandemiebedingt mit Verzögerungen rechnen?

 

Wir sind bei den meisten Projekten im Zeitplan. Die Konzepte für die Prozesse im Rechnungswesen und Controlling stehen, ebenso beim Beschaffungswesen, in der Personaladministration, im Organisationsmanagement sowie für einige Prozesse im Objektmanagement. Eigentlich sollte auch der Prozess der  Personalbeschaffung schon laufen, aber der musste leider verschoben werden.

 

Worin besteht die Komplexität?

Sie müssen sich vorstellen, dass zum Beispiel allein das Rechnungswesen sieben Prozessbereiche hat – von der Finanzbuchhaltung über die Anlagenbuchhaltung bis zum Haushalts- und Drittmittelmanagement. Und all diese Vorgänge müssen einzeln und im Zusammenhang mit anderen Prozessen wie dem Beschaffungsvorgang oder der Personalabrechnung durchleuchtet werden. Als Mitglied einer so großen Universität wie unserer können sich sicherlich viele recht gut vorstellen, welch große Anzahl von Themen da zusammenkommt: Testmanagement, Berechtigungen, Schnittstellen, Barrierefreiheit, Datenschutz und -sicherheit, Qualifizierung, der spätere Betrieb und Service für die SAP-Software. Das alles muss von den Projektteams in "humboldt gemeinsam" mitgedacht und tatsächlich bearbeitet werden. Der Gesamtpersonalrat begleitet die Themen aktiv und äußerst engagiert.

 

In welcher Phase stecken die Projekte, von denen Sie sprachen?

Die Projekte befinden sich aktuell alle in umfangreichen Testphasen. Das heißt, die gemeinsam erarbeiteten Fachkonzepte wurden von unserem Implementierungspartner, der Firma Scheer, in ein SAP-IT-System eingebaut; das so entstandene System wird nun technisch und funktional getestet. An Beispielfällen wird geprüft, ob Fehler auftreten und welche Ursache diese haben. Die Firma Scheer behebt die Fehler, und wir testen dann nach. Die letzten finalen „Freigabe-Tests“ sollen bis Ende September abgeschlossen sein.

Es sind derzeit rund 120 Kolleg*innen dabei, das neue System auf Herz und Nieren prüfen. Auch für diesen Einsatz, der zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft geleistet wird, bedanke ich mich ganz herzlich. Kein IT-System auf dieser Welt ist fehlerfrei und die Tester*innen helfen uns dabei, möglichst viele Fehler zu finden und ein gutes Arbeitssystem ab dem 1.1.2021 für die HU bereitstellen zu können. Natürlich werden ab dem Echtbetrieb noch weitere Nacharbeiten am System erforderlich werden. Im Test übernimmt niemand die Verantwortung für die Fehlerfreiheit des Systems, sondern „nur“ für gewissenhaftes Testen.

 

Das klingt sportlich. Wer ist denn dabei alles involviert?

Wie gesagt: etwa 120 Mitarbeitende der HU sind Tester*innen. Sie haben zum größten Teil bisher noch nie mit dem SAP-System gearbeitet, sind jedoch vorher auf diese Testläufe vorbereitet worden. Die Vorbereitungen der SAP-Schulungen für alle künftigen Nutzerinnen und Nutzer laufen auf Hochtouren. Diese sollen im Oktober beginnen. Zuvor bedarf es der Zustimmung des Gesamtpersonalrats. Erschwerend wirken die pandemiebedingten Einschränkungen. Sobald wir weitere konkrete Informationen haben, werden diese kommuniziert.

 

Eine wichtige Rolle für das Gelingen des Veränderungsprozesses spielen die Führungskräfte. Viele werden gerade einer zweiten Workshop-Reihe darauf vorbereitet. Wie wird dies den Veränderungsprozess weiterbringen?

Viele Expert*innen sagen: Bei einem Change müsst ihr vor allem in die Qualifizierung und in die Kommunikation investieren. Mit den Workshop-Reihen für die Führungskräfte – also Leiter*innen von Teams, Instituten, Verwaltungseinheiten oder Geschäftsbereichen – setzen wir genau da an: miteinander reden, informieren, Wissen und Handwerkzeug vermitteln, Austauschformate schaffen und die Vernetzung befördern. Ein sehr konkretes Beispiel ist der neue Beschaffungsprozess. Dazu werden die notwendigen Umsetzungsschritte besprochen. Ziel ist es, anhand einer solchen beispielhaften Veränderung die Führungskräfte in die Lage zu versetzen, dies adaptierend für ihren eigenen Bereich anzuwenden. Der Umfang und die Veränderungsthemen sind ja in jedem Bereich anders gelagert. Deshalb gibt es kein „Handout“ mit einem Muster-Detailfahrplan, in dem steht, was genau wann wie zu tun ist. Erarbeitet werden kann in den Workshops nur eine grobe Umsetzungsplanung. Und da geht es um Themen wie neue Aufgabenzuordnungen, Berechtigungen, die Optimierung von Informationsketten, eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit bis hin zu Qualifizierungsbedarfen.

 

Interview: Hans-Christoph Keller