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Humboldt-Universität zu Berlin

Humboldt-Universität zu Berlin | Informationen für Beschäftigte an der HU | Aus der Verwaltung | „Wir müssen nicht mehr dutzende Excel-Tabellen pflegen“

„Wir müssen nicht mehr dutzende Excel-Tabellen pflegen“

by Ljiljana Nikolic posted on 14.09.2020 09:40 last modified 16.09.2020 08:51

Peter Frensch, Vizepräsident für Forschung, erklärt im zweiten Teil unserer Interviewserie zum Programm humboldt gemeinsam wie sich die Arbeitswelt mit SAP verändern wird und warum Mitarbeitende sich davor nicht fürchten müssen.

Herr Frensch, wenn etwas Neues kommt und Veränderung in der Luft liegt, steigen die Ängste in jeder Organisation. Nicht Wenige befürchten, dass die digitalen Prozesse in SAP ihre Arbeit überflüssig machen. Und sie haben Sorgen, wie es mit ihren Jobs weitergeht? Was sagen Sie den Kolleg*innen?


Kein*e Mitarbeiter*in der HU wird durch die Einführung der SAP-Software seinen/ihren Arbeitsplatz verlieren. Das hat das Präsidium immer wieder gesagt. Und dazu stehen wir. Es wird für die neuen Prozesse Schulungen geben, sodass niemand ohne schwimmen zu können ins kalte Wasser springen muss. Die Veränderungen in den Prozessen, die nun mit Hilfe von SAP abgebildet werden, werden Arbeitsplätze verändern. Das ist eine wichtige logische Folge aus verstärkt digitalen und durchgehenden Prozessen. Wir kennen das ja aus privaten Kontexten. Wie viel Zeit brauchten wir früher, um Tipps für neue Reiseziele einzusammeln und Unterkünfte oder Flüge zu buchen. Heute gehen wir über eine App und sind schneller fertig. Dadurch haben wir mehr Zeit für die Planung und die Umsetzung anderer wichtiger Dinge.

 

Und was heißt das für unsere Arbeitskontexte an der HU?

Wir müssen zum Beispiel nicht mehr Daten von einer Rechnung abschreiben und in ein digitales Format übertragen. Das bindet nicht nur viel Arbeitskraft, sondern ist auch fehleranfällig. Wir müssen auch nicht mehr dutzende Excel-Tabellen pflegen und diese sicher und gleichzeitig transparent ablegen. Und wir müssen nicht mehr Daten aufeinander abstimmen, weil dasselbe Datum nur noch an einer Stelle im System vorgehalten und gepflegt wird.

 

Das alte System klingt antiquiert.

Allerdings, aber das ist seit Jahrzehnten gelebte Realität, die wir alle jeden Tag auf unterschiedliche Weise spüren.
Und was ist die Folge davon?
In den bisherigen Prozessen geht enorm viel wertvolle Arbeitszeit verloren, oder es kommt bei sehr dringenden und wichtigen Aufgabenpaketen schnell zu einem großen Berg an Überstunden. Die Folgen davon können sein: Überlastung, Überforderung, Krankheitsausfall oder im schlimmsten Fall Kündigung. Wenn wir das hinter uns lassen, werden wir nicht nur Effizienzgewinne haben, sondern auch mehr Freude an der Arbeit, weil wir schnell sehen, wie wir Dinge umsetzen, Ziele erreichen und vorankommen.

 

Aber kommen dann nicht automatisch mehr Aufgaben und Projekte hinzu, wenn die bisherigen Aufgaben schneller vom Tisch sind?

Das könnte sein, aber es sind dann Aufgaben, auf die man sich freut. Wenn wir sehen, dass Arbeitspakete keine Berge sind, die wir am liebsten umfahren würden, sondern nur Hügel, die wir leicht nehmen, dann sind die Aufgaben auch leichter zu erledigen. Vor allem können die Mitarbeiter*innen endlich auch Aufgaben machen, die sie bisher gar nicht schaffen konnten, aber auf die sie vielleicht viel mehr Lust gehabt hätten, weil sie interessanter oder innovativ sind.

 

Die Fragen stellte Hans-Christoph Keller