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FAQ zum Homeoffice

Angesichts der aktuellen Corona-Situation werden derzeit die Homeoffice-Regelungen temporär ausgeweitet, gefährdete Beschäftigte und Beschäftigte in Betreuungssituationen für Angehörige sind bereits aufgerufen, entsprechende Lösungen nach Möglichkeit in Anspruch zu nehmen. Die Humboldt-Universität zu Berlin und der Computer- und Medienservice bieten verschiedene Dienste für Telearbeit an.

Vorsicht Pishing!

Phishing ist in Krisenzeiten besonders erfolgversprechend, da unter Zeitdruck und im „Alarmmodus“ schnell Aktionen möglich sind, die sonst bei mehr Überlegen nicht getätigt werden würden. Bleiben Sie bitte auch hier wachsam.

 

Die Inhalte werden regelmäßig aktualisiert.

Stand: 27. April 2020

 

Welche Arbeitszeit gilt im Homeoffice?

Grundsätzlich gilt hinsichtlich der individuellen Arbeitszeit und deren zeitliche Lage nichts anderes, als im Präsenzbetrieb. Alle Mitarbeitenden bringen sich im Rahmen der organisatorischen und nach ihren persönlichen Möglichkeiten in den Präsenznotbetrieb ein. Dabei besteht unter den derzeitigen Umständen in der Regel allerdings keine Notwendigkeit, auf starre Anwesenheits-/Erreichbarkeitszeiten zum Beispiel im Rahmen der DV-Gleitzeit zu bestehen. Keine Bedenken bestehen, wenn zum Beispiel Mitarbeitende nur vormittags oder nur nachmittags oder abends arbeiten, wenn dies die Vereinbarkeit von Homeoffice und Familienmanagement erleichtert. Es wird empfohlen, dass Teams Zeitfenster vereinbaren, in denen jeweils alle verlässlich erreichbar sind.

Daraus, dass einzelne Mitarbeitende ihre Arbeit aus dem Homeoffice nach Rücksprache mit ihren Vorgesetzten nachweislich nicht in vollem Umfang erbringen können, soll ihnen kein Nachteil entstehen.

 

Was trage ich während des Arbeitens im Homeoffice in meinen Zeiterfassungsbogen ein?

Seit Beginn des Präsenznotbetriebs an vertraut die Universität darauf, dass alle das ihnen Mögliche tun, um sich auch unter diesen ungewohnten und herausfordernden Umständen einzubringen, zu arbeiten, zu unterstützen und den Betrieb aufrecht zu erhalten. Dieses Vertrauen bedeutet auch, dass es keine reguläre Zeiterfassung im Homeoffice geben kann.

Daraus, dass einzelne Mitarbeitende ihre Arbeit aus dem Homeoffice nach Rücksprache mit ihren Vorgesetzten nachweislich nicht in vollem Umfang erbringen können, soll ihnen kein Nachteil entstehen. Dabei macht es hinsichtlich der Zeiterfassung keinen Unterschied, ob sie auch noch ihre Kinder betreuen müssen, nicht über die technischen Möglichkeiten verfügen oder die Art der Arbeit es nicht zulässt. Homeoffice wird nach Auffassung dieser Dienststelle nicht zu Zeitlastschriften führen. Andererseits wird davon ausgegangen, dass im Homeoffice in der Regel keine Mehrarbeit anfällt.

In den Zeiterfassungsbögen ist an Tagen im Homeoffice bzw. ohne Präsenzpflicht in der Spalte "Bemerkungen" "B" zu wählen. Auf dem Ausdruck ist dann bitte handschriftlich "Homeoffice" zu vermerken.”

 

Was passiert mit im Präsenzbetrieb anfallenden Arbeitszeitguthaben?

Die geleisteten Arbeitszeiten werden natürlich im vollen Umfang anerkannt. Die Zeiterfassung erfolgt ganz normal. Dabei wird auch ein Überschreiten der 80 Stundengrenze als maximale Zeitgutschrift aus der DV Gleitzeit nicht zum Verlust der Guthaben führen. Die Möglichkeiten des Zeitausgleichs sind dann nach dem Ende des Notbetriebs im Einvernehmen zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzen ohne Begrenzung des Ausgleichszeitraums zu regeln. Die DV-Gleitzeit bietet dafür ausreichend Spielraum.

 

Welche Optionen gibt es für das Arbeiten im Homeoffice?

Arbeitslaptop

Wenn Sie im Homeoffice arbeiten und über einen Arbeitslaptop verfügen, den Sie mit nach Hause nehmen dürfen, können Sie mit relativ geringen Einschränkungen weiter arbeiten: Über VPN stellen Sie eine Verbindung mit dem HU-Netzwerk her und können auf Ressourcen im Netz der HU zugreifen, als wären Sie vor Ort an Ihrem Arbeitsplatz.

Privater Rechner

HU-Beschäftigte ohne dienstlichen Laptop können in der jetzigen Krisensituation auch mit dem privaten Rechner arbeiten und ebenfalls eine Vielzahl an Diensten erreichen. Mehr Informationen zu den CMS-Dienste für Kollaboration und Homeoffice.

Über HU-Box inkl. der Office-Suite OnlyOffice steht ein Cloudspeicher samt Office-Anwendungen per Webinterface zur Verfügung.

Der Remote-Desktop-Dienst stellt eine virtuelle Windows-Oberfläche mit vielen Büro- und akademischen Anwendungen zur Verfügung, inkl. Zugriff auf die persönlichen Home-Laufwerke.

Unabhängig vom Arbeitsgerät stehen Dienste wie Videokonferenzen oder Chats, Projektumgebungen wie Moodle, webbasierte Dateidienste für Ablage und Austausch großer Dateien oder z.B. Mailinglisten für die Koordination zur Verfügung. Eine vollständige Übersicht aller Dienste des CMS steht auf der Webseite unter hu.berlin/dienste-db.

 

Welche technischen Voraussetzungen müssen für das Arbeiten im Homeoffice erfüllt sein?

  • Das Betriebssystem muss aktuell sein.
    Geräte, für deren Betriebssystem es keine Sicherheitsupdates mehr gibt (z.B. Windows 7), dürfen nicht für dienstliche Aufgaben genutzt werden. Für das Arbeiten im Homeoffice müssen alle (Sicherheits-)updates installiert sein. Hierfür sind im Betriebssystem entsprechende Mechanismen eingebaut (bspw. Windows-Update, MacOS → Softwareupdate, Linux Paketmanager).
  • Die eingesetzte Software darf nur in der jeweils aktuellen Version verwendet werden, insbesondere gilt dies für die eingesetzte VPN-Lösung und den Browser.
  • Ein Zugriffsschutz muss aktiviert sein: Beispielsweise per Passwort bei Anmeldung am Betriebssystem (unter Windows 10 ist standardmäßig ein Passwort nötig) und möglichst auch für das BIOS (abhängig vom Hersteller), per automatischer Sperre bei Inaktivität (z.B. Bildschirmschoner; bei Windows 10 bereits standardmäßig aktiv).
  • Verbindung per VPN mit der HU (z.B. per SSL-VPN).
    Wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, hängen Sie bei der Anmeldung im SSL-VPN die Zeichenkette @split_tunnel an den HU-Accountnamen (Bsp: meier@split_tunnel).
  • Nutzen Sie ein persönliches Softzertifikat für die Verschlüsselung vertraulicher Daten (z.B. im E-Mail-Verkehr oder auch im Dateiaustausch) und zum Signieren (z.B. von E-Mails oder von eingescannten Dokumenten).

  • Wenn möglich, Daten auf dem Gerät nur verschlüsselt speichern, bspw. durch eine Vollverschlüsselung der Festplatte durch das Betriebssystem oder VeraCrypt, das auch Container-Dateien (ähnliche Nutzungsweise, wie ZIP-Dateiintegration unter Windows).

  • Nutzen Sie ausschließlich verschlüsselte Verbindungen bei der Übertragung von Daten, typischerweise erkennbar am “S” im Protokollnamen, wie z.B. bei E-Mail: IMAPS, SMTP+TLS und im Browser: https://.

  • Installation oder Aktivierung eines Virenscanner (z.B. den in Windows eingebauten Windows-Defender, der unter Windows 10 standardmäßig aktiviert ist) und einer Firewall (bei Windows-, MacOS-, Linux-Betriebssystemen eingebaut).
  • Datensparsam arbeiten: Speichern Sie nur unbedingt notwendige, dienstliche Daten auf dem Gerät. Nutzen Sie Netzwerkspeicher des CMS (z.B. HU-Box: Arbeiten Sie direkt online oder verschieben Sie lokal gespeicherte Dienstdaten nach Arbeitsende auf einen Netzwerkspeicher des CMS.
  • Beachten Sie auch die Grundsätze zum Einsatz von Windows 10 an der Humboldt-Universität zu Berlin aus dem Amtlichen Mitteilungsblatt 46/2019.

 

Was muss ich beachten, wenn ich im Homeoffice mit einem Dienstgerät arbeite?

Dienstgeräte, wie ein Arbeitslaptop, sind durch die HU beschafft worden und werden zentral gemanagt. Nutzende haben keinen Zugang zu administrativen Funktionen der Dienstgeräte. Sie können keine Software selbst installieren und nur begrenzt Konfigurationen ändern. Sollte dies erforderlich sein, wenden Sie sich bitte an die ausgebende Stelle.

Dienstgeräte der HU stehen ausschließlich Beschäftigte der HU zur Verfügung. Eine Nutzung durch weitere Personen, die keine Dienstgeschäfte darauf zu erledigen haben, ist ausgeschlossen. Sorgen Sie für eine sichere Aufbewahrung von Dienstgeräten und Unterlagen (zum Beispiel ein abschließbarer Raum beziehungsweise ein Schrank).

 

Was muss ich beachten, wenn ich im Homeoffice mit einem privaten Gerät arbeite?

Aufgrund der besonderen Situation kann es sein, dass auch auf private Geräte zurückgegriffen werden muss. Hier ist in besonderem Maße auf die Sicherung der Datensicherheit und der Vertraulichkeit zu achten. Daher sollten Sie zusätzliche Maßnahmen ergreifen:

  • Verwenden Sie bevorzugt einen Desktop-PC oder einen Laptop, weil diese Geräte typischerweise aktuellere Software-Stände aufweisen, als dies bei Tablets oder Smartphones der Fall ist.
  • Schränken Sie die Nutzung des privaten Gerätes für andere Personen ein, wenn Sie es temporär für dienstliche Aufgaben nutzen.
  • Unnötige Software sollte deinstalliert werden: Gerade Spiele stellen mit ihren Anti-Cheating Maßnahmen ein Risiko im Hinblick auf Informationsabfluss dienstlicher Daten dar.
  • Nutzen Sie direkt Sie RDP-Dienste zur Bearbeitung. Sofern unbedingt erforderlich, speichern Sie Daten an einem einzelnen, definierten Ort und verschieben Sie diese auf die HU-Box oder interne Fileserver.

 

Was sind die datenschutzrechtliche Anforderungen ans Homeoffice?

Durch die derzeitige Entwicklung sind viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
kurzfristig gezwungen im Homeoffice zu arbeiten. Bitte beachten Sie
jedoch, dass auch ein Notstand auf Bearbeitungsseite die
datenschutzrechtliche Sensibilität der Daten auf Betroffenenseite nicht
verändert.

Daher möchten wir darauf hinweisen, in Verantwortung für die
an Sie überlassenen Daten bei Ihrer Tätigkeit im und vom Homeoffice aus
die datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. Die beschriebenen
Maßgaben und Tipps sollen Ihnen dabei helfen. Sie werden fortgeschrieben
und ergänzt. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite.

 

Welche Dienste bietet das CMS der HU für das Arbeiten im Homeoffice an?

Der Computer- und Medienservice bietet für das kollaborative Arbeiten folgende Dienste an: Homeoffice-Dienste im Überblick.

 

Wann ist ein Unfall im Homeoffice ein Arbeitsunfall und wann nicht?

Mit dem Inkrafttreten des Betriebsrätemodernisierungsgesetzes zum 18. Juni 2021 gilt ein erweiterter Unfallversicherungsschutz für Beschäftigte, die mobil arbeiten. Das Gesetz bestimmt, dass bei mobiler Arbeit im selben Umfang Versicherungsschutz besteht, wie bei Ausübung der Tätigkeit auf der Unternehmensstätte. Jetzt sind Wege im eigenen Haushalt, um zum Beispiel ein Getränk oder etwas zu essen zu holen oder zur Toilette zu gehen, versichert, ebenso wie Hin- und Rückwege, um Kinder in die externe Betreuung zu geben beziehungsweise abzuholen.

Quelle: Unfallkasse Berlin