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Abb.: Philipp Plum

Presseportal

Social Media Guidelines und Hinweise

Diese Guidelines für die Beschäftigen der Humboldt-Universität zu Berlin umfassen Empfehlungen, hochschulinterne Richtlinien und rechtliche Hinweise im Umgang mit den sozialen Medien.

Die sozialen Medien sind für die Humboldt-Universität zu Berlin (HU) wichtige Kommunikationstools um Informationen an relevante Zielgruppen zu verbreiten, sich mit Nutzer:innen auszutauschen und zu verbinden sowie die Marke der HU zu stärken. Beitrage können genauer auf Zielgruppen ausgerichtet werden, die Reichweite der Botschaft kann sich erhöhen und die Social-Media-Auftritte ermöglichen eine transparente und unmittelbare Kommunikation auf Augenhöhe.

Soziale Netzwerke bieten viele Vorteile, aber wir möchten auch auf die damit verbundenen Pflichten und Risiken hinweisen, wenn diese Kanäle falsch genutzt werden. Insbesondere sollten gesetzliche Regelungen sowie interne Verpflichtungen bei der Nutzung der sozialen Medien durch HU-Angehörigen stets beachtet werden.

Diese Guidelines für die Beschäftigen der Humboldt-Universität zu Berlin umfassen Empfehlungen, hochschulinterne Richtlinien und rechtliche Hinweise im Umgang mit den sozialen Medien. Dabei sollen auch rechtliche Fehler minimiert werden - die Guidelines sollen ebenfalls die einheitliche Außendarstellung der Universität unterstützen.

Gegenstand dieser Guidelines ist ausdrücklich nur die Nutzung sozialer Medien im Namen der Universität bzw. einer Einrichtung derselben. Angehörige der Universität, die sich (privat) in sozialen Medien engagieren und sich ggf. als HU-angehörig (Bspw. Professor:in für XX an der HU) präsentieren, sollten sich ihrer Verantwortung bewusst sein, wenn sie soziale Medien nutzen, über ihre Arbeit und die Universität zu kommunizieren.

 

 

Übersicht der zentralen Social-Media-Accounts der HU

Die HU Berlin betreibt in den folgenden Kanälen zentrale Accounts:

Weitere mit der HU assoziierte Accounts sind in der Social-Media-Directory zu finden.

 

Einrichten von eigenen Social-Media-Accounts

Sie möchten einen HU-assoziierten Social-Media-Account starten? Dann lesen Sie sich bitte die folgenden Guidelines sorgfältig durch. Sofern Sie sich entscheiden einen Account zu eröffnen, registrieren Sie sich bitte beim Social-Media-Team der HU via Mail.

Sie betreuen schon einen HU-assoziierten Social Media Account? Dann informieren Sie sich gerne über die allgemeinen Richtlinien und Hinweise zur Verwaltung von Social-Media-Profilen der HU.

Bevor Sie einen Social-Media-Account einrichten, überlegen Sie bitte, ob dies tatsächlich nötig ist und stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wer soll mit den Inhalten erreicht werden? Für welche Zielgruppe machen Sie das und mit welchen Informationen und Themen möchten Sie diese erreichen?
  • Lassen sich die Informationen anderweitig an die Zielgruppe gewinnbringend verbreiten – über die eigene Website oder die zentrale der Universität, zentrale Social Media Kanäle der Universität, Printprodukte o.ä.?
  • Welcher Kanal dient ihrem Zweck am ehesten sowie ihrer Zielgruppe und ihren Informationen?
  • Haben Sie genug Inhalte um ihren Account regelmäßig und kontinuierlich zu befüllen?
  • Gibt es langfristig genug personelle und finanzielle Ressourcen, die den Aufwand der Betreuung der Accounts decken. Müssen ggf.  Zuständigkeiten geklärt, Berechtigungen eingeholt und der zeitliche Aufwand bestätigt werden?
  • Bevor Sie ihre Accounts einrichten, bitten wir Sie das Social-Media-Team der HU zu kontaktieren und sich beraten zu lassen.

Wir bitten Institute und Projektteams zu überlegen, ob es wirklich eines eigenen Accounts bedarf oder ob die Inhalte, die geteilt werden sollen, auch effektiv über die zentralen Social-Media-Accounts der Humboldt-Universität geteilt werden können.

Das Social-Media-Team der HU berät und unterstützt Sie gerne bei diesen Überlegungen sowie bei der Planung und Umsetzung.

 

Betreuung/ Kontinuität
  • Wenn Sie als Mitarbeiter:in im Auftrag der Universität in den sozialen Medien kommunizieren, sollten Sie dies kontinuierlich tun. Die Pflege und die Aktualität der entsprechenden Social Media-Kanäle sind ebenso wichtig wie die regelmäßige Überprüfung des Feedbacks.
  • Die Social-Media-Accounts Ihrer Einrichtung sollten dauerhaft unter derselben Internetadresse und einem Namen angeboten werden.
  • Sofern Zuständigkeiten an andere/neue Kolleg:innen übertragen werden, stellen Sie bitte sicher, dass Administrationsrechte weitergegeben werden. Ehemalige Mitarbeiter:innen sollten keine Administrations- oder Zugriffsrechte behalten. Ggf. müssen Passwörter geändert werden.

 

Eigenverantwortung
  • Jede:r Mitarbeiter:in hat die Möglichkeit sich in den sozialen Medien zu engagieren. Wir möchten darauf hinweisen, dass die Verantwortung bzgl. privater oder beruflicher Äußerungen etc. in diesen, stets bei der jeweiligen Person liegen.
  • Posts, Kommentare etc. in den sozialen Medien sollten stets sorgfältig überlegt sein. Diese bleiben oft lange Zeit im Netz bestehen. Außerdem ist zu beachten, dass Posts, Kommentare etc. durch andere weiter geteilt werden können und dies nicht immer zu steuern ist (Share, Verlinkungen, Screenshots etc.).

 

Rechtliche Grundlagen

Die sozialen Medien sind kein rechtsfreier Raum. Gerade im Zusammenhang mit Fotos, Videos und Kommentaren sollten Sie sich mit den entsprechenden rechtlichen Regelungen vertraut machen. Auf Urheberrechtsverstöße können finanzielle Strafen folgen; Kommentare mit beleidigenden, verleumderischen, verfassungsfeindlichen, rassistischen, sexistischen, gewaltverherrlichenden oder pornografischen Inhalten disziplinarrechtliche, arbeitsvertragliche und strafrechtliche können Folgen nach sich ziehen.

Bitte beachten Sie die folgenden gesetzlichen Regleungen:

  • Impressumspflicht (§ 5 TMG und § 55 RStV) für Print-Produkte und Online-Veröffentlichungen. Somit auch für Facebook-Seiten, Instagram- und Twitter-Accounts und ähnliches. Gemäß Bundesgerichtshofmuss das Impressum leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein.
  • Telemediengesetz (TMG): Angaben zur Impressumspflicht, Angaben zur Haftung des Inhabers des jeweiligen Social-Media-Auftritts (sog. Diensteanbieter) und zum Datenschutz.
  • Äußerungsrecht: Regelung von Zulässigkeit von (öffentlichen) Äußerungen. Die Meinungsfreiheit aus Art. 5 Grundgesetz (GG) ist sehr weitreichend. Unzulässig sind aber Tatsachenbehauptungen, die nicht der Wahrheit entsprechen, Beleidigungen sowie sogenannte Schmähkritik.
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Regelungen zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten.
  • Kunsturhebergesetz (KunstUrhG): Vorgaben zum Recht am eigenen Bild. Bis auf einige spezifische Ausnahmen (Bilder von öffentlichen Versammlungen, Personen der Zeitgeschichte oder Bilder, auf denen die Personen nur Beiwerk sind) bedarf es der Zustimmung der Person vor der Veröffentlichung.
  • Urheberrechtsgesetz (UrhG): Schutz von Texten, Bildern, Audio- und Videoinhalten (sog. Werken). In den meisten Fällen ist eine Veröffentlichung oder Verbreitung solcher Werke nur mit Zustimmung des jeweiligen Rechteinhabers zulässig. Bitte beachten Sie auch stets die Nennung von Urheber:innen in der Bildbeschreibung, wenn Sie Werke abbilden. Besonderheit bei Facebook: Beachten Sie, dass Sie Facebook beim Hochladen von Bildern, Videos etc. weltweite Nutzungsrechte einräumen, vgl. Nutzungsbedingungen von Facebook. Klären Sie also, ob die Nutzungsrechte der Bilder oder Videos, die Sie hochladen, eine solche Verwendung erlauben.
  • Markengesetz (MarkenG): Regelungen zum Schutz von Namen und Logos.
  • Auch aus dem Dienstverhältnis ergeben sich rechtliche Regelungen. Insbesondere ist hier die Verschwiegenheitspflicht/ das Dienstgeheimnis zu nennen.
  • Beachten Sie bitte stets die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Nutzungsbedingungen und Richtlinien der Anbieter des gewählten Social-Media-Angebots. Zu den häufigsten Elementen gehören:
    • Bestimmungen zu Haftungsbeschränkungen des Portals und zur Haftung des Users.
    • Der Anbieter lässt sich Lizenzen an benutzergenerierten Inhalten einräumen – damit hat der User möglicherweise keinerlei Einfluss auf die Verwendung der bereitgestellten Daten und der Profildaten, die durch die Nutzung erzeugt werden.
    • In den Nutzungsbedingungen zahlreicher Anbieter finden sich spezifische Vorgaben zur Durchführung von Gewinnspielen oder anderen (Preis-)ausschreiben auf dem jeweiligen Portal. Diese sollten zur Vermeidung von Problemen mit dem Anbieter (Verwarnung bis hin zu Sperrung des Social-Media-Auftritts) beachtet werden.
    • Es besteht keine Pflicht für den Anbieter, sein Angebot dauerhaft aufrechtzuerhalten.

Veröffentlichen Sie keine Bilder, die den darauf abgebildeten Personen schaden könnten. Für Portraitaufnahmen benötigen Sie die Einverständniserklärung der abgebildeten Personen, bei Kindern muss die Einverständniserklärung der/des Erziehungsberechtigten vorliegen. (Vorlagen für Einverständniserklärungen folgen in Kürze.)

 

Hochschulinterne Richtlinien
  • Zentrale Social-Media-Auftritte werden vom zentralen Social-Media-Team der HU betreut und inhaltlich verantwortet.
  • Für die inhaltliche Pflege dezentraler Social-Media-Auftritte sind die dezentralen Einrichtungen bzw. Organisationseinheiten selbst verantwortlich. Die Informationen im Namen der dezentralen Einrichtung veröffentlicht, die den jeweiligen Account betreut.
  • Zentrale und dezentrale Social-Media-Auftritte gehören grundsätzlich der Humboldt-Universität und dürfen nur mit Zustimmung der oder des zuständigen Vorgesetzten eingerichtet, gestaltet, weitergegeben oder gelöscht werden.
  • Es wird empfohlen, dass mehrere Beschäftigte über die Administrationsrechte oder Login-Daten verfügen, damit eine Abwesenheitsvertretung gewährleistet ist. Dies ist besonders wichtig für etwaige Krisenkommunikation. Zudem können Gegenmaßnahmen ergriffen werden, sollte der Account von Administrator:innen gehackt werden.
  • Das zentrale Social-Media-Team der HU muss via Mail über die geplante Einrichtung eines dezentralen Auftritts informiert werden, um mögliche Synergien sowie die Verwendung von Corporate-Design-Elementen und markenrechtlich geschützten Begriffen zu klären (Name, Logo und Layout).
  • Sofern die betreuenden Kolleg:innen die Universität verlassen, sind Administrationsrechte abzugeben und Passwörter sollten geändert werden.

 

Netiquette und respektvoller Umgang

Der Social-Media-Auftritt der Universität soll die direkte Kommunikation mit den User:innen ermöglichen. Dabei legen wir Wert auf ein respektvolles und freundliches Miteinander. Folgende Verhaltensregeln sehen wir als Grundlage der Kommunikation:

  • Der Umgangston ist sachlich, höflich und respektvoll.
  • Beleidigungen, Beschimpfungen und Provokationen unsererseits finden nicht statt.
  • Beiträge, die diskriminierend, verfassungsfeindlich, demagogisch, rechtswidrig, pornografisch, extremistisch, rassistisch, vulgär, verunglimpfend oder auf andere Art und Weise unangemessen sind, sowie Werbung, Spam und kommerzielle Inhalte Dritter werden unkommentiert gelöscht.
  • Vertrauliche Inhalte wie Adressen, Telefonnummern, Matrikelnummern werden auf unserem Social-Media-Auftritt zu keiner Zeit veröffentlicht.
  • Als Beschäftigte der HU Berlin erteilen wir Auskünfte über den Social-Media-Auftritt nach besten Wissen und Gewissen, diese sind jedoch nicht rechtsverbindlich.
  • Beschäftigte der HU Berlin, die in den sozialen Medien agieren, sind zu Loyalität gegenüber der HU angehalten.
  • Bei der Veröffentlichung von Bildern und Texten über die Social-Media-Accounts der HU wird ein besonderes Augenmerk auf die Einhaltung von Urheber- und Persönlichkeitsrechten und das Recht am eigenen Bild gelegt. Dies erwarten wir auch von unseren User:innen.

Bitte beachten Sie auch "Richtlinie und Dienstvereinbarung für ein respektvolles Miteinander an der Humboldt-Universität zu Berlin".

 

Transparenz
  • Gewährleisten Sie die Transparenz darüber, wer die Inhalte in Ihren Angeboten pflegt. Dies bedeutet, dass sie sich als Mitarbeiter*in Ihrer jeweiligen Einrichtung zu erkennen geben und sich mit Ihrem richtigen Namen zu Wort melden sollten. Lassen Sie keinen Zweifel darüber, in welcher Funktion Sie kommunizieren.
  • Betreiben Sie als Teil der Hochschule dementsprechend keine anonymen Social-Media-Auftritte. Nutzen Sie keine sogenannten „Fake-Accounts“.
  • Kommentieren Sie Beiträge nicht anonym oder unter der Verwendung eines Pseudonyms.
  • Social-Media-Kommunikation geschieht in der Regel schnell und unmittelbar. Da passieren Fehler. Stehen Sie zu Fehlern. Löschen Sie fehlerhafte oder kritische Veröffentlichung nicht kommentarlos, sondern geben Sie Irrtümer zu und korrigieren Sie falsche Angaben zeitnah.
  • Nehmen Sie alle Fragen und Anliegen ernst, auch wenn viele Fragen so aussehen, als wären sie ohne Sorgfalt oder größeren Erkenntniswunsch gestellt. Nehmen Sie den Anfragenden die Recherchearbeit ab – gerade das wird im Social-Web von Ihnen verlangt.
  • Leiten Sie schwierige Fragen an das Social-Media-Team der HU weiter, die innerhalb der Universität dafür zuständig sind.

 

Kritische Kommentare

Auch wenn die Interaktion mit den User:innen den besonderen Reiz von Social Media ausmacht, kann sie zu kritischen Situationen führen. Gerne können Sie sich mit Fragen bzgl. problematischer Posts oder Kommentare an das Social-Media-Team der Universität wenden. Als erste Orientierung können Sie sich an diesen Leitfaden halten:

  • Rechtswidrige Inhalte (z.B. Verstöße gegen das Urheberrecht oder das Recht am eigenen Bild, Beleidigungen) sollten Sie sofort löschen. Der Inhaber des Social-Media-Auftritts kann für rechtswidrige Inhalte, die andere dort veröffentlichen, haftbar gemacht werden, wenn er diese nach einer nachweislichen Kenntnisnahme nicht löscht. Rechtlich besteht zwar zunächst keine Pflicht, die Kommentare oder Veröffentlichungen Dritter auf dem eigenen Social-Media-Auftritt zu überwachen oder proaktiv zu kontrollieren. Meldet jedoch eine Person dem Inhaber eines Social-Media-Auftritts eine Rechtsverletzung, so erlangt dieser Kenntnis. Die Rechtsverletzung sollte dann nach dem sogenannten „Notice-and-Takedown“- Grundsatz möglichst zeitnah gelöscht werden.
  • Werbung und unseriöse Aufrufe sollten Sie ebenfalls sofort löschen. Je nach Einzelfall kann es sinnvoll sein, dem Verfasser den Grund für das Löschen mitzuteilen, um Wiederholungen vorzubeugen.
  • Auf Provokationen, Pöbeleien, Anschuldigungen oder Beleidigungen reagieren Sie zunächst am besten mit dem Entzug von Aufmerksamkeit (Verfasser aushungern lassen). Je nach Intensität und Häufigkeit der Beiträge können Sie auch auf die Netiquette verweisen, die Inhalte löschen und den Verfasser melden bzw. sperren.
  • Es empfiehlt sich, vor dem Löschen eines Beitrags einen Screenshot zu machen, damit Sie Ihr Vorgehen ggf. belegen können.
  • Kritische Beiträge sollten Sie nicht löschen, sondern bei Bedarf sachlich beantworten oder unkommentiert stehen lassen.
  • Missverständnisse sollten Sie möglichst schnell aufklären und nicht zögern, inhaltliche Fehler zu korrigieren.
  • Leiten Sie schwierige Fragen an das Social-Media-Team der HU weiter, die innerhalb der Universität dafür zuständig sind.

 

Krisenkommunikation

Im Falle von Notfall- und Krisensituationen, bitten wir, dass nur offizielle Informationen der zentralen Social-Media-Accounts der HU sowie von der zentrale Webseite geteilt werden. Das Teilen anderer nicht bestätigter Informationen, die sich auf den gegeben Notfall beziehen, sind nicht zu teilen. Dies führt zu Falschinformationen und Verwirrungen bei den Nutzer:innen. Bitte überprüfen Sie, ob schon geplante Posts etc. in Anbetracht des Notfalls verschoben werden sollten.

Andere User:innen, externe aber auch Accounts von Fachschaften, studentische Initiativen etc. verfolgen andere Ziele, vertreten ggf. andere Meinungen etc. als die zentralen Social-Media-Accounts der HU Berlin. Bevor Posts, Kommentare etc. geteilt werden, bitte wir sorgfältig zu überlegen, ob die Inhalte korrekt und inhaltsgemäß zu HU-assoziiierten Accounts passen.

 
Gestaltung (Logos und Namen)

#WirSindHumboldt - daher freuen wir uns, wenn auch Sie dazu beitragen die Humboldt-Familie auch nach außen hin zu repräsentieren. Wir bedanken uns jetzt schon bei Ihnen, dass Sie sich an Gestaltungsvorgaben der HU orientieren. Dazu finden Sie folgend Designvorlagen sowie Hinweise zur Redaktion und Verlinkung Ihrer offiziellen Präsenzen in sozialen Medien mit den Webseiten der HU Berlin

  • HU Styleguide (Link ab 10/2021)
  • Logos (Link ab 10/2021)
  • Hinweise zu Bildformaten in den sozialen Medien (Link ab 10/2021)
  • Vorlage für Fotogenehmigungen (für Einzelpersonen und Gruppenaufnahmen) (Link ab 10/2021)

Das Logo der HU Berlin darf ausschließlich von zentralen Accounts der HU Berlin in den verschiedenen sozialen Medien genutzt werden, um die Unverwechselbarkeit anzuzeigen und Authentizität sicherzustellen.

Das Markenzeichen der Universität ist geschützt und darf unter keinen Umständen in abgewandelter Form in den sozialen Medien genutzt werden.

Die Benennung der dezentralen Social-Media-Accounts sollte für HU-externe User:innen verständlich sein. Beachten Sie die Zeichenbegrenzung.

Falls Sie Hilfe bei der Suche eines Social-Media-Icons für Ihren Social-Media-Account benötigen, wenden Sie sich bitte an Heike Zappe (Gestaltung).

 

Workshops und Meet-Ups

Das Social-Media-Team der HU bietet aktuellen und zukünftigen Social Media Ambassadors regelmäßig Workshops zu sozialen Medien an (Einführungsveranstaltungen, Fortbildungen etc.). Außerdem gibt es einmal im Semester einen „Meet Up“ für alle Social Media Ambassadors zum Austausch und Netzwerken.

Nächster Termin: November 2021 (Anmeldung möglich ab Oktober 2021)

 

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Social-Media-Team der HU via socialmedia@hu-berlin.de.