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Humboldt-Universität zu Berlin

Entsorgung sensibler Unterlagen

Bei der Verwendung von personenbezogenen Daten ist allgemein darauf zu achten, dass Unbefugte hiervon keine Kenntnis erlangen. Dies gilt bis einschließlich der Löschung bzw. Vernichtung der Datenträger. Relevante Unterlagen dürfen daher auch nicht in den allgemeinen Haus- oder Papiermüll entsorgt werden.

 

Verfahrensablauf

Sofern Sie in Ihrer verarbeitenden Stelle (z.B. Lehrstuhl) Bedarf zur Vernichtung von datenschutzrelevanten Unterlagen, Akten usw. haben, schicken Sie bitte eine Mail an

aktenentsorgung@hu-berlin.de.

In der Rückmail erhalten Sie ein Entsorgungsprotokoll, in welches Angaben zum Entsorgungsgut einzutragen sind (Menge, Art usw.), und einige ergänzende Hinweise. Das Entsorgungsprotokoll ist unterschrieben an das Büro des Datenschutzbeauftragten der HU zu schicken. Anschließend wird die Abholung des Entsorgungsguts über die Technische Abteilung organisiert. Zur Abholung sind die Datenträger, getrennt nach Arten (Papier, CDs,...), bereit zu stellen.

 

Entsorgt werden:

• Papier, Akten samt Ordner (enthaltene Klarsichtfolien sind vorab zu entfernen)
• Disketten
• CDs, DVDs
• Speichersticks
• Festplatten werden nur in Ausnahmefällen direkt beim Datenschutz zur Vernichtung angenommen. Wenden Sie sich stattdessen bitte an die oder den zuständigen DV-Beauftragte/n.


Für sonstige, nicht oder sehr schlecht zerkleinerungsfähige Gegenstände bitte im Zweifel nachfragen.

 

Unbedenklicher Papiermüll (Bücher, Zeitschriften) oder Hausmüll bedarf keiner gesonderten Behandlung und ist über die üblichen Wege zu entsorgen.


Für Rückfragen, Kommentare oder Anregungen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an aktenentsorgung@hu-berlin.de oder datenschutz@uv.hu-berlin.de.