Die Universitätsbibliothek (UB) der Humboldt-Universität zu Berlin (HU) geht in die Cloud: Ab Frühjahr 2016 wechselt die UB ihr Bibliotheksmanagementsystem und arbeitet dann mit der webbasierten Software „Alma“ der Firma ex libris. Vom Erwerb über Katalogisierung und Nutzung der Medien – mit Alma können alle Bestände und Ressourcenarten über ein einziges System verwaltet werden. Gemeinsam mit der HU stellen auch die Freie Universität Berlin, die Technische Universität Berlin sowie die Universität der Künste Berlin ihr System um. Welche Vorteile der Wechsel für Bibliotheksmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sowie Nutzerinnen und Nutzer bringt, erklärt Dr. Andreas Degkwitz, Direktor der UB.

Warum ist die alte Software nicht mehr gut genug?

Um neuen Anforderungen gewachsen zu sein, unterliegen Softwaresysteme regelmäßigen Erneuerungszyklen. Dies gilt auch für IT-gestützte Bibliothekssysteme. Effizienzsteigerung und  Standardisierung von Workflows, vereinheitlichte Arbeitsabläufe für elektronische und gedruckte Materialien, Entlastung von Aufgaben, die ausgelagert werden können - das sind die Gründe und Motivationen, um von bisher eingesetzten System ALEPH 500 nun auf das neue System ALMA zu migrieren.

Was haben die Benutzer davon?

Sinn und Zweck von IT-Systemen sind Beschleunigung und Optimierung von Arbeits- und Geschäftsprozessen. Die IT-Systeme von Bibliotheken unterstützen einerseits die rasche Bereitstellung neu erworbener Bücher und Zeitschriften. Andererseits erleichtern sie die Nutzung der damit zur Verfügung stehenden Informationsmaterialien. Diese Entwicklung wird mit ALMA konsequent fortgesetzt. Deshalb wird das neue Bibliothekssystem viele UB-Services nochmals absehbar verbessern.

Wie aufwändig ist die Umstellung für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und wie lange dauert sie?

Konkret wird mit der Migration im Frühjahr 2016 begonnen. Wenn alles planmäßig verläuft, wird ALMA dann im Herbst „Go live“ gehen. Das ist eine durchaus sportliche Planung, die viel Kraft und Energie erfordern wird. Bei der Einführung eines neuen IT-Systems geht es nicht nur um den Austausch technischer Komponenten, sondern auch um organisatorische Veränderungen, um die Potentiale des neuen Systems auszunutzen. Von daher stehen auch nach dem „Go live“ eine ganze Reihe von Arbeiten an, die uns noch gut beschäftigen werden, um bestehende Workflows weiter zu überarbeiten und neue Workflows einzuführen.

Die Software ALMA ist eine Cloud-Lösung der israelischen Firma Ex Libris. Warum müssen sich die Nutzer keine Sorgen über ihre Daten machen?

Den Schutz der Daten unserer Nutzer nehmen wir sehr ernst. Die vertraglichen Vereinbarungen zum Schutz personenbezogener Daten in ALMA haben wir gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität zu Berlin verhandelt und haben auf der Grundlage der geltenden Datenschutzregelungen ein hohes Schutzniveau. Darüber hinaus sind wir zur Erstellung eines Sicherheitskonzepts verpflichtet, das gemeinsam mit der Firma Ex Libris erarbeitet wird und dem der Berliner Datenschutzbeauftragte zustimmen muss. Insgesamt wurde und wird weiterhin viel für den Schutz der Daten unserer Nutzer unternommen.

Das Interview führte Hans-Christoph Keller.