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Humboldt-Universität zu Berlin

Bewirtungskosten aus Drittmitteln

Servicezentrum Forschung - SZF

Regelung zur Erstattung von Bewirtungskosten aus Drittmitteln vom 01.03.2004

Humboldt-Universität zu Berlin
Forschungsabteilung


I. Bewirtungskostenerstattung bei FuE-Projekten und wissenschaftlichen Veranstaltungen

Sehen die Zuwendungs-/Vertragsbedingungen ausdrücklich die Erstattung von Bewirtungskosten vor, richtet sich diese nach der Bewilligung und ggf. dem dazugehörigen Finanzierungsplan. (Bezüglich der steuerlichen Behandlung bei der Abrechnung siehe auch "Wissenschaftliche Veranstaltungen mit/ohne Catering …")

Sind keine konkreten oder nur unvollständige Angaben zu Art und Höhe der Bewirtung in den Bewilligungsbedingungen enthalten, gelten die nachfolgenden Regelungen.


II. Erstattung von Bewirtungskosten bei FuE-Projekten ohne explizite Bewilligung von Bewirtungskosten

Bei FuE-Projekten ohne explizite Bewilligung von Bewirtungskosten ist eine Erstattung von Bewirtungsaufwendungen nur in begründeten Ausnahmefällen möglich. Dabei ist zunächst eine Einzelfallprüfung erforderlich, ob die Bewilligungs- oder Vertragsbedingungen eine Erstattung von Bewirtungskosten dem Grunde nach zulassen.

Als Anhaltspunkt gilt: Forschungsmittel, für die Einzelverwendungsnachweise zu erstellen sind (z.B. im Rahmen von DFG-Projekten oder BMBF-Projekten), lassen in der Regel keine Erstattung von Bewirtungskosten zu. Bei Forschungsdrittmitteln ohne Erfordernis von Einzelverwendungsnachweisen (z.B. aus FuE-Verträgen mit privaten Mittelgebern) ist eine Erstattung von Bewirtungskosten in der Regel nicht grundsätzlich ausgeschlossen. In Zweifelsfällen stimmen Sie sich bitte vorab mit Ihrem Forschungsreferenten/ Ihrer Forschungsreferentin ab.

Ist eine Erstattung von Bewirtungskosen dem Grunde nach zulässig, sind folgende Voraussetzungen einzuhalten:


  1. Die Bewirtung muss den wissenschaftlichen Zielen des Vorhabens dienen (z.B. Durchführung von Workshops, Konferenzen, Arbeitsessen).
  2. Die Bewirtung muss dem verfolgten Zweck angemessen und gegenüber dem Projektziel von untergeordneter Bedeutung sein.
  3. Die allgemeinen Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten. Dies gilt sowohl für die Frage, ob aus Projektmitteln Bewirtungen getätigt werden, als auch für den Umfang der jeweiligen Bewirtungsaufwendungen.
  4. Die Bewirtung darf nicht ausschließlich Mitgliedern der Humboldt-Universität zugute kommen.
  5. Die Aufwendungen dürfen die in der Anlage aufgeführten Richtsätze des Regierenden Bürgermeisters von Berlin vom November 2001 für Empfänge auf keinen Fall überschreiten. Die Beträge gelten einschließlich aller Nebenkosten und ausschließlich für die bewirteten Gäste.
  6. Trinkgelder und Pfand sind nicht erstattungsfähig.


III. Bewirtungskostenerstattung aus Spenden

Für Spendenmittel gilt folgendes:

Spenden, für die die Humboldt-Universität eine Spendenquittung ausstellt, sind ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken zu verwenden. Es ist daher allenfalls zulässig, dass in begründeten Ausnahmefällen ein geringer Teil der Spende für Bewirtungskosten im Rahmen von wissenschaftlichen Veranstaltungen (z.B. Tagungen, Workshops; nicht: z.B. Feiern anlässlich von Dienstjubiläen oder der Verleihung von akademischen Titeln) verwendet wird. Die oben genannten Voraussetzungen gelten dann entsprechend.


IV. Abrechnung von Bewirtungskosten

Bei einer Abrechnung von Bewirtungskosten sind einzureichen:


  • Detaillierte Abrechnung mit Originalbelegen
  • Angabe des konkreten wissenschaftlichen/projektbezogenen Anlasses der Bewirtung
  • bei Arbeitsessen: Benennung der bewirteten Personen mit Funktion und Einrichtung
  • (Beispiele: Prof. X der Universität Y; Herr X von der Fa. Y)
  • bei Bewirtungen im Rahmen von Workshops, Konferenzen etc.: Teilnehmerliste
  • Anlage zur Auszahlungsanordnung „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Bewirtung und Beköstigung“ - download


Anlage: Richtsätze des Regierenden Bürgermeisters von Berlin vom November 2001

Der Regierende Bürgermeister von Berlin
Senatskanzlei



Betr.: Richtsätze für Empfänge vom 13. April 1995

Vorg.: Neufestsetzung zum 1. Januar 2002

Die Richtsätze für Empfänge werden mit Wirkung vom 1. Januar 2002 wie folgt neu festgesetzt:



 
Erfrischungen,
Kaffe, Tee
EUR
Stehempfänge

EUR
Essen oder
Büfett
EUR
Jugend-, Sport-, Studenten- und
andere Gruppen
8,00 16,00 25,00
Vertreter in- und ausländischer lokaler Gremien und Organisationen 11,00 21,00 35,00
Bedeutende ausl. Persönlichkeiten,
Vertreter überregionaler dt. Gremien
14,00 28,00 54,00

Diese Sätze sind Höchstsätze und verstehen sich wie bisher einschließlich aller Nebenkosten. Sie gelten für die ressortverantwortliche Mittelbewirtschaftung im Zusammenhang mit Repräsentations- und vergleichbaren Maßnahmen der Besucherbetreuung.