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Aktuelle Aufgaben und Zuständigkeiten

Die Humboldt-Universität befindet sich im Präsenznotbetrieb. Alle Mitarbeitenden mussten sich in sehr kurzer Zeit an die neuen Bedingungen anpassen – natürlich auch in der zentralen Verwaltung. Welche Aufgaben und Zuständigkeiten in welchem Umfang in den einzelnen Abteilungen derzeit wahrgenommen werden können, haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Stand: 22. Mai 2020

 

Thema: Digitale Lehre

bologna.lab (Ressort Vizepräsidentin für Lehre und Studium)

Auf der Seite hu.berlin/digitale-lehre fasst die Taskforce Digitale Lehre aktuelle News und Informationen, FAQs sowie Angebote für den digitalen Betrieb des Sommersemesters 2020 zusammen.

bologna.lab und CMS arbeiten – als Teil der Task Force digitale Lehre und mit Verstärkung aus der Abteilung VI/Internationales – mit Hochdruck an der Zusammenstellung von einfachen Anleitungen zum Einstieg in die digitale Lehre, die auf die angemeldeten Bedarfen und technischen Voraussetzungen der HU abgestimmt sind.

Erstellt werden u.a. Kurzanleitungen und Handreichungen sowie – soweit nicht bereits in geeigneter Form vorhanden – Kurzeinführungen zur Erstellung digitaler Lehrinhalte.

  • Zoom (Software für Videokonferenzen und Webinare)
  • Camtasia und Snagit für Screenrecording, um digitale Lehrmaterialien aufzubereiten.

 

Studienabteilung (I)

Hotline

Alle Fragen an die Hotline werden aktuell per E-Mail und telefonisch unter 030 2093-70333 beantwortet. Insbesondere Fragen zu den Themen:

  • Studieninformation
  • Bewerbung
  • Zulassung
  • Immatrikulation, Rückmeldung
  • Exmatrikulation.

Die Bearbeitung von Urlaubs- und/oder Teilzeitanträgen, Meldungen zur Schwangerschaft und zur Promotion erfolgt mit Zeitverzug durch das Kernpersonal. Daneben werden noch ausstehende Immatrikulationen und Rückmeldungen sowie Exmatrikulationen vorgenommen.

Beratung

Alle Beratungsangebote sind online und telefonisch zu erreichen.

 

Service-Angebote für die Fakultäten (Studienreform, Kapazitätsplanung, Prüfung sowie Grundsatzangelegenheiten in Studium und Lehre)

Die Serviceleistungen werden insbesondere auch im Hinblick auf Fragen, die sich aus der aktuellen Situation ergeben, weitestgehend aufrecht erhalten.


Weitere Informationen
 

Servicezentrum Forschung (II)

Folgende Leistungen erbringen die Teams DFG, Drittmittel und EU priorisiert und überwiegend im Homeoffice:

  • Auszahlungsanordnungen
  • Nachweise und Zahlungsabrufe
  • Mittelfreigaben für Weiterbeschäftigungen und Personaleinstellungen
  • Projekteinrichtungen
  • Antragsberatung von Drittmittelanträgen

Darüber hinaus werden folgende Aufgaben wahrgenommen:

  • Sämtliche rechtsverbindliche Unterschriften
  • Vertragsprüfungen und Vertragsverhandlungen mit Industriepartnern und Mittelgebern
  • Beratung und Betreuung von Patentanfragen
  • Beratung und Betreuung im Bereich Wissens- und Technologietransfer sowie Gründungsservice
  • Korrespondenzen
  • Betreuung der FIS Hotline und FIS-Server


Weitere Informationen

 

Abteilung für Personal und Personalentwicklung (III)

Die Personalabteilung bearbeitet in kleinen Teams vor Ort und mit Unterstützung der Kolleg*innen aus dem Homeoffice eingehende Anträge und Anfragen.

Die Teams Personalwirtschaft, Personalstelle Tarifbeschäftigte, Beamtinnen und Beamte und das Team Gehaltsstelle gewährleisten im Präsenznotbetrieb:

  • Gehaltszahlungen
  • Weiterbeschäftigungen des befristet beschäftigten Personals

Nach Maßgabe freier Ressourcen liegt darüber hinaus der Fokus auf Anfragen und Anträgen

  • zur Aufrechterhaltung der kritischen Infrastruktur für universitäre Kernbereiche des Präsenznotbetriebs
  • zur Abwicklung laufender Berufungsverfahren und nach Möglichkeit, in Vorbereitung des Semesters, mit dem Schwerpunkt digitaler Formate

Anträge und Anfragen über diese Kernbereiche hinaus, werden nach gegenwärtigem Stand erst nach dem Ende des Präsenznotbetriebs bearbeitet werden können.


Weitere Informationen

 

Haushaltsabteilung (IV)

Zuweisung von Haushaltsmitteln

Nach dem Abschluss der Resteübertragung wird die Abteilung die Zuweisungen der Haushaltsmittel 2020 zur Deckung sämtlicher notwendiger ausgaben an die Einrichtungen vornehmen. Sollten die geplanten Mittel im Ausnahmefall  nicht verfügbar sein, wird um Nachricht gebeten an: haushalt@uv.hu-berlin.de.

Verfahren für Kassenanordnungen (HU-übergreifend)

Standardverfahren

Die weiterhin notwendigen Kassenanordnungen werden bedient. Diese benötigen die Mitarbeiter*innen der Abteilung allerdings mit den Originalunterschriften und den Anlagen im Original oder in Einzelfällen mit der Kennzeichnung „Original! Doppelzahlung ausgeschlossen“. Die Kasse wird sicherstellen, dass diese zeitnah bedient werden können. Darüber hinaus können dezentral vorerfasste Kassenanordnungen durch MBS (dezentrale Buchung) zeitnah bearbeitet werden.

Elektronisches Verfahren (für Ausnahmefälle im Präsenznotbetrieb)

Sollte eine postalische Übersendung der Unterlagen nicht möglich sein, ist es in Ausnahmefällen möglich, eingescannte vollständige Kassenanordnungen zu bearbeiten. Diese müssen vom Anordnungsbefugten mit einer verschlüsselten Mail an die Mailadresse: ingmar.schmidt@uv.hu-berlin.de (Betreff: Kassenanordnung (6 stellige OKZ des Anordnungsbefugten) gesendet werden.

Bitte beachten:

Im elektronischen Verfahren muss der/die jeweilige Anordnungsbefugte die Originale nach dem Einscannen entwerten mit dem Vermerk: „elektronisch erteilt“ bzw. bei Anlagen (Rechnungen, …) „Original, ersetzt durch Scan, Doppelzahlung ausgeschlossen“. Eine Nachsendung dieser Unterlagen an die Kasse ist nicht erforderlich, sondern: Bewahren Sie die in dieser Form entwerteten Unterlagen bitte als Kopie bei sich mit Ihren üblichen Aufbewahrungsfristen auf.

Rückfragen schicken Sie bitte an kasse@uv.hu-berlin.de


Weitere Informationen

 

Technische Abteilung (V)

Die Technische Abteilung hat einen Dienstplan erstellt, der garantieren soll, dass ein rotierendes Kernteam in den  HU-Gebäuden alle technischen und baulichen Leistungen, welche für die Brandschutztechnische und bauliche Erhaltung  der Nutzungszulässigkeit der Gebäude  - in einem Präsenznotbetrieb - erforderlich sind. Kolleginnen und Kollegen die im HomeOffice tätig sind, versuchen alle Leistungen zu erbringen, welche im Rahmen der  personellen und  digitalen Voraussetzungen sowie analogen Prozesse,  zu ermöglichen sind. 

Kernteam in der HU:

  • Die Haushaltsplanung wird vorbereitet (VA2)
  • die Sicherheit der Gebäude gewährleistet (VB2 )
  • die Reinigung -angepasst auf den corona Notbetrieb – sichergestellt (VB2)
  • Bau-Projektcontrolling (VC) weitestgehend fortgeführt
  • Postverteilung gewährleistet (VF), Öffnungszeiten: Montag bis Freitag: 7:00 bis 12:00 Uhr
  • die Betriebssicherheit der haustechnischen Anlagen ist gewährleistet (VB / VF)

Homeoffice-Team:

  • Verträge werden bearbeitet (VA1)
  • Mieten bezahlt (VA1)
  • Flächen und Raumbedarfe (so keine Ortstermine stattfinden müssen) ermittelt und Einschätzungen zu Berufungen abgegeben (VA3)
  • Verträge mit Ver-und Entsorgungsbetrieben aufrechterhalten (Strom/ Wasser etc.) (VB3)
  • Verträge mit Planern und Baufirmen möglichst erhalten und die Zugänglichkeit im Rahmen der Anordnungen und Weisungen zu den Baubestellen ermöglicht - um wirtschaftliche Schäden zu verhindern (VC)
  • der Arbeits- und Gesundheitsschutz steht telefonisch und per E-Mail beratend zur Verfügung (VD)
  • eingehende Rechnungen werden (ggf. zeitverzögert) bearbeitet (VG2/ VC/VA), Voraussetzungen zur Bearbeitung sind Lieferscheine bzw. der Leistungsnachweis
  • die zentrale Gebäudeleittechnik (Lüftung/ Heizung/ etc.) ist sicher gestellt (VF)
  • Beratung für Vergaben dahingehend, dass für Ausschreibungen aufgrund der derzeitigen Situation zumindest eine freihändige Vergabe mit Angebotseinholung von mind. drei Angeboten sowie einer Dokumentation zur Vergabe durchgeführt werden soll. (VG1)

Was im Moment nicht geleistet werden kann:

  • Druckaufträge durch die Druckerei
  • Vergaben
  • erweiterte Bauleistungen , die aktuell nicht zwingend notwendig sind.  

 

Sicherheit

Derzeit führt der Sicherheitsdienst mit erhöhter Präsenz Innenkontrollen der Gebäude durch, dabei wird auch die Anwesenheit der Mitarbeiter*innen auf Berechtigung überprüft.

Die Abteilung bittet darum, beim Betreten der Gebäude aufmerksam zu sein. Es könnten sich durch die besondere Situation auch unbefugte Personen aufhalten.

Notfallnummer des Wachschutzes: 030 2093-2416
 

Reinigung

Die Reinigungsfirmen reinigen die Liegenschaften von ca. 18 bis 6 Uhr, um den Kontakt zwischen Mitarbeitenden und Reinigungspersonal zu reduzieren.

Büroabfalleimer bitte zur Entsorgung in den Flurbereich stellen oder Inhalt selbst entsorgen. 

Die Sanitäranlagen und die öffentlichen Bereiche werden besonders sorgfältig mit Desinfektionsmitteln gereinigt. Die Unterhaltsreinigung ist  an das Personenaufkommen angepasst. 
 

Beschaffung/Vergaben

Beschaffungen bis zu einem Auftragswert von 1000 Euro können seit dem 1.4.2020 nach der Unterschwellenvergabeverordnung direkt unter Einhaltung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit selbst von den Einrichtungen durchgeführt werden. Beschaffungen über 1000 Euro werden im Referat Beschaffungen zwar durchgeführt, werden aber aufgrund des Präsenznotbetriebs in der Wichtigkeit priorisiert.


Weitere Informationen
 

Abteilung Internationales (VI)

Alle Aufgaben werden im Interesse des Erhalts der regulären Zuständigkeiten soweit wie möglich wahrgenommen.

Dazu gehören:

  • Alle Angelegenheiten der Universitätspartnerschaften, die Profilpartnerschaften und die BUA-geförderten Partnerschaften mit U Melbourne und National University of Singapore
  • ERASMUS-Programme aller Art
  • Studierendenmobilität ins Ausland im Rahmen der Universitätspartnerschaften
  • Studierendenmobilität aus dem Ausland im Rahmen der Universitätspartnerschaften
  • Ausländische Studierende allgemein
  • International Scholar Service

Auf der Abteilungswebsite werden alle Informationen zur Corona Pandemie zielgruppengerecht laufend aktualisiert.


Weitere Informationen
 

Rechtsabteilung (VII)

Die Mitarbeitenden der Rechtsabteilung befinden sich alle im Homeoffice.

Dienstags, donnerstags und freitags sind Jurist*innen vor Ort, um vor allem in laufenden Verfahren die nötigen Schritte einleiten zu können.

Die Geschäftsstelle ist aktuell mittwochs besetzt, um insbesondere die Postbearbeitung und -kontrolle zu sichern. Gegebenenfalls werden Kolleginnen oder Kollegen zusätzlich vor Ort präsent sein.
 

Weitere Informationen
 

Abteilung Kommunikation, Marketing, Veranstaltungsmanagement (VIII)

Die Kolleg*innen der Abteilung arbeiten in allen Aufgabenfeldern weiter und sind über ihre Mail-Accounts erreichbar.

Das Kernteam besteht aus der Abteilungsleitung, dem Pressesprecher und der Internen Kommunikation. Das Hauptaugenmerk liegt bei der Steuerung der internen und externen Kommunikation zu allen relevanten Fragen bzgl. des Präsenznotbetriebes sowie der daraus folgenden Themen für Lehre und Forschung. Alle wichtigen Informationen finden Sie unter hu.berlin/corona

Fragen und Anregungen werden unter interne-kommunikation@hu-berlin.de entgegen genommen. Erfahrungen aus dem Homeoffice und bei der Organisation des Arbeitsalltages können über #WirSindHumboldt in den sozialen Medien mit allen Humboldtianer*innen geteilt werden.


Weitere Informationen
 

Abteilung Planung und Steuerung (IX)

Die Kolleg*innen bearbeiten Anfragen überwiegend aus dem Homeoffice.

Folgende Leistungen erbringt das Referat IX D (Berufungsmanagement und Strukturentwicklungsplanung) vorrangig und im Präsenznotdienst:

  • Berufungsverhandlungen
  • Bearbeitung von Rufannahmen
  • Vorbereitung Amtsantritte
  • Auskünfte und Arbeitshinweise für Berufungskommissionen im Notbetrieb

Kontakt für Anfragen: berufungen@hu-berlin.de


Darüber hinaus werden folgende Aufgaben wahrgenommen:

  • Finanzplanung 2021, Trennungsrechnung, Kosten- und Leistungsrechnung
  • Mitwirkung im Projekt Humboldt gemeinsam (Projektleitung Berichtswesen und Mitarbeit im Projekt Rechnungswesen)
  • Arbeit der AG Change
  • inhaltliche Vorbereitung strategischer Entscheidungen der Universitätsleitung


Im Präsenznotbetrieb wird das Stammdatenclearing nicht regelhaft wahrgenommen.


Weitere Informationen
 

Universitätsbibliothek

Die Angebote und Services der UB in der aktuellen Phase des Präsenznotbetriebes entnehmen Sie bitte der Corona-FAQ-Liste.

Die generelle Mailadresse für Anfragen ist an die UB ist: info@ub.hu-berlin.de
 

Computer- und Medienservice

Die Kolleg*innen des Computer- und Medienservice arbeiten mit maximalem Engagement und zeitlichem Einsatz an Lösungen für die digitale Lehre und Forschung sowie die Gewährleistung und Optimierung der Dienste für Kollaboration und Homeoffice. Der CMS erbringt seine IT-Dienste weiterhin. Lediglich die Angebote mit Präsenzanforderungen wurden vorübergehend eingestellt. Dies sind – mit Ausnahme der Vorlesungsaufzeichnung im leeren Hörsaal – Video- und Audioaufzeichnungen, Videokonferenzen in den Räumen des CMS sowie die Betreuung der Medientechnik auf dem Campus Adlershof und der Print- und Scanservice.

Liste aller Tools für Zusammenarbeit und Homeoffice

Weitere Information zum Service des CMS