Immatrikulationsbüro

Studierende müssen jede Änderung ihrer bei der Einschreibung erfassten persönlichen Daten unverzüglich melden. Dies betrifft vor allem die Änderung der Adresse oder des Namens, um sicherzustellen, dass wichtige offizielle Dokumente Sie erreichen.

Aktualisierung der Adressangaben

Bitte nutzen Sie dafür den Self-Service über Ihren Studierenden-Account im AGNES-Portal. Nach Anmeldung mit Ihrem studentischen HU-Account können Sie über den Tab „Adresse ändern“ im Menü links unter dem Punkt „Verwaltung“ Ihre Angaben aktualisieren.

Zur Bestätigung dieser Änderung benötigen Sie eine gültige TAN. Sollten Sie noch keine TAN-Liste erhalten oder Ihre Liste verloren haben, folgen Sie bitte in AGNES unter dem Menüpunkt „TAN-Verwaltung“ den Hinweisen. Die TAN-Liste benötigen Sie unter anderem auch für die An- und Abmeldung von Prüfungen. 

Internationale Programmstudierende (z.B. Austauschstudierende im Rahmen des ERASMUS-Programms) wenden Sie sich bitte via E-Mail an das Team des Welcome-Centre der HU Berlin.

Änderung des Nachnamens, Vornamens bzw. Personenstandes

Wenn Sie eine amtliche Änderung Ihres Nachnamens (z.B. aufgrund von Heirat bzw. Verpartnerung, Adoption, Scheidung sowie Personenstandsänderung) oder eine notwendige Korrektur veranlassen möchten, rufen Sie das Kontaktformular auf und wählen Sie bei „Thema Ihrer Anfrage“ den Eintrag „Änderung Vorname, Nachname, Nationalität“ aus. Teilen Sie mit, dass eine Aktualisierung bzw. Korrektur Ihres Nachnamens vorgenommen werden soll. Fügen Sie Ihrer Nachricht die digitale Kopie eines geeigneten Nachweises bei (z.B. Heiratsurkunde, Personalausweis, Gerichtsbeschluss etc.).

Bitte beachten Sie, dass Ihr alter Studierendenausweis (nachfolgend: Campus-Card) durch die Änderung seine Gültigkeit verliert. Nach erfolgter Änderung wird Ihnen automatisch im AGNES-Portal unter dem Menüpunkt „Studierendenausweis“ ein QR-Code für eine neue Campus-Card zur Verfügung gestellt. Bitte werfen Sie sie nach Validierung der neuen Campus-Card die alte Campus-Card in den Briefkasten des Studierenden-Service-Centers (SSC) im Hauptgebäude ein.

Ab Datum der Freigabe der Änderung wird der geänderte Name auf allen Bescheinigungen und in den von der HU Berlin ausgestellten Dokumenten, einschließlich der Campus-Card, in allen elektronischen Systemen sowie der hochschulinternen Kommunikation verwendet.

Möchten Sie eine Änderung Ihrer E-Mail-Adresse bzw. Ihres studentischen HU-Accounts vornehmen, wenden Sie sich bitte im Anschluss an die Anpassung an die Benutzerberatung des CMS. 

Falls Sie bereits exmatrikuliert sind und schon Ihre Abschlussdokumente erhalten haben, können Sie eine Neuausfertigung der Abschlussdokumente beantragen (ab dem 01.11.2024 durch Vorlage der Änderungsurkunde des Standesamtes (teilweise abweichende Bescheidbezeichnungen der zuständigen Behörde) auf Grundlage des Selbstbestimmungsgesetzes (SBGG) bzw. bis zum 31.10.2024 ausschließlich durch Vorlage eines gerichtlichen Beschlusses gem. §§ 1, 8 Transsexuellengesetz (TSG)). Wenden Sie sich bitte mit Ihrem Anliegen und den erforderlichen Nachweisen per E-Mail an das Referat Prüfungsservice, um die weiteren Schritte in die Wege zu leiten. Es ist nicht erforderlich, das für die Neuausfertigung zuständige Prüfungsbüro separat zu informieren. Die Gebühren der Neuausfertigung betragen für Zeugnis und Urkunde, Diploma Supplement und Leistungsspiegel max. 96,86 €. Die neuen amtlichen Abschlussdokumente werden ohne Anrede mit den durch die entsprechenden Nachweise (Änderungsurkunde des Standesamtes, Gerichtsbeschluss etc.) belegten Namen ausgestellt. Die Vorlage eines Ergänzungsausweises der Deutschen Gesellschaft für Transidentität und Intersexualität (DGTI) e.V. genügt für diesen Vorgang nicht. 

Wir sind bestrebt, insbesondere die Änderung des Personenstands respektvoll und vertraulich umzusetzen, um unangenehme Situationen und Missverständnisse zu vermeiden. Sollte dies nicht in jedem Einzelfall gelingen, insbesondere in bereits ausgestellten Dokumenten und nicht angeschlossenen Systemen, bitten wir um einen Hinweis an die Leitung des Referates Studierendenservice.

Eintragung des selbstgewählten bzw. gelebten Vornamens

Zur Förderung der Geschlechtergerechtigkeit von inter*, trans* und nicht-binären Studierenden besteht an der HU Berlin die Möglichkeit, einen Vornamen zu verwenden, der von Ihrem amtlichen Vornamen abweicht. Ihr selbstgewählter Vorname wird in der Datenbank eingetragen, sodass in angeschlossenen internen Systemen (innerhalb der Lehrveranstaltungsverwaltung des AGNES-Portals (nicht in der Prüfungsverwaltung bzw. auf Dokumenten mit Außenwirkung wie z.B. Zeugnissen), dem Lehr- und Lernmanagementsystems Moodle sowie dem Videokonferenzdienst ZoomX), Ihr selbstgewählter Vorname erscheinen kann. Andere HU-Dienste, die Sie eventuell verwenden, müssen auf Anfrage manuell angepasst werden. Die Benutzerberatung des CMS gibt Ihnen dazu gerne im Einzelnen Auskunft und ist Ihnen behilflich.

Teilen Sie Ihr Anliegen über das Kontaktformular mit, wählen Sie bei „Thema Ihrer Anfrage“ den Eintrag „Änderung Vorname, Nachname, Nationalität“ aus. Als Nachweis ist lediglich eine digitale Kopie des Ergänzungsausweises der Deutschen Gesellschaft für Transidentität und Intersexualität (DGTI) e.V. beizufügen (Vorder- und Rückseite).

Nachdem die Eintragung des selbstgewählten Vornamens erfolgt ist, bekommen Sie auf Wunsch einen QR Code, damit Sie sich einen neuen Campus-Card erstellen können. Eine Anleitung, wie Sie eine neue Campus-Card erstellen, finden Sie auf dieser Webseite. Bitte beachten Sie, dass die von Ihnen bisher genutzte Campus-Card mit dem amtlichen Namen ungültig wird. Daher bitten wir Sie, die alte Campus-Card nach dem Erstellen und Aktivieren der neuen Campus-Card in den Briefkasten des Studierenden-Service-Centers einzuwerfen.

Sollten Sie die Zahlfunktion des Studierendenwerks nutzen, lassen Sie Ihr Guthaben zuvor auf die neue Karte übertragen. Geben Sie auch bei der Universitätsbibliothek an, dass Sie eine neue Karte erhalten haben, damit die Funktionen der UB übertragen werden können.

Im Studierendenportal AGNES können Sie im Self-Service Bescheinigungen wie die Studien- und Immatrikulationsbescheinigung sowohl mit Ihrem amtlichen wie auch dem selbst gewählten Namen downloaden. 

Angleichung des Geschlechtseintrags

Sie können den hinterlegten Geschlechtseintrag angleichen lassen. Es kann zwischen den Optionen weiblich, männlich, divers und kein Eintrag gewählt werden. Rufen Sie das Kontaktformular auf und wählen Sie bei „Thema Ihrer Anfrage“ den Eintrag „Änderung Vorname, Nachname, Nationalität“ aus. Veranlassen Sie eine Angleichung des Geschlechtseintrags und fügen Sie die digitale Kopie eines entsprechenden Nachweises, z.B. Personalausweis oder Geburtsurkunde, bei.

Genereller Hinweis: In Dokumenten und Benachrichtigungen, die von der Studienabteilung der HU Berlin versandt werden, werden geschlechtsneutrale Formulierungen verwendet. Mit dieser Maßnahme streben wir eine gleichberechtigte Teilhabe der vielfältigen Geschlechtsidentitäten im Universitätsalltag an. Der Eintrag selbst besitzt keine Außenwirkung, weil alle hochschulinternen Systeme geschlechtsneutral gestaltet sind. Dennoch sollen die Studierenden im Hochschulalltag nach Möglichkeit gemäß ihrer gelebten Identität angesprochen werden. Das Leitbild der HU Berlin sowie Hinweise auf Beratungs- und Unterstützungsangebote finden Sie auf der Homepage des Zentrums Chancengerechtigkeit.

Änderung der Angaben zur Nationalität

Rufen Sie das Kontaktformular auf und wählen Sie bei „Thema Ihrer Anfrage“ den Eintrag „Änderung Vorname, Nachname, Nationalität“ aus. Teilen Sie mit, dass eine Aktualisierung bzw. eine Ergänzung einer zweiten Staatsbürgerschaft vorgenommen werden soll und fügen Sie Ihrem Antrag die digitale Kopie eines geeigneten Nachweises bei (z.B. Pass).

Studentinnen erhalten ab dem 1. Januar 2018 für die Zeit der Schwangerschaft, direkt nach der Geburt und für die Stillzeit nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) einen besonderen Schutz vor Belastungen im Studienverlauf.

Regelungen im Mutterschutz

Seit dem 01.01.2018 gilt das Mutterschutzgesetz auch für Studentinnen und Praktikantinnen (vgl. https://www.gesetze-im-internet.de/muschg_2018). Ziel des Gesetzes ist es, die Gesundheit von Schwangeren, stillenden Müttern und ihrer Kinder am Ausbildungs- und Studienplatz während der Schwangerschaft, nach der Geburt und während des ersten Jahres Stillzeit zu schützen. Zugleich soll es Studentinnen ermöglichen, in dieser Zeit ihr Studium ohne gesundheitliche Gefährdung weiterzuführen. Hierfür ist eine Meldung der Schwangerschaft erforderlich.

Außerdem ist die Humboldt-Universität zu Berlin verpflichtet, das Bestehen einer Schwangerschaft der zuständigen Aufsichtsbehörde unverzüglich mitzuteilen. Auch vor diesem Hintergrund ist eine umgehende Meldung der Schwangerschaft notwendig.

Verfahrensablauf

Meldung der Schwangerschaft

Damit die Universität den gesundheitlichen Schutz der Studentinnen und ihrer Kinder gewährleisten kann, teilen Sie ihre Schwangerschaft bitte der Studienabteilung, Referat Studierendenservice mit, sobald Sie ihnen bekannt geworden ist (siehe unten, Kontakt). 

Der Mitteilung ist ein Nachweis über den voraussichtlichen Entbindungstermin beizufügen (z. B. Kopie aus dem Mutterpass).

Gefährdungsbeurteilung

Schwangere Studentinnen werden von ihren Studienverpflichtungen grundsätzlich freigestellt – sechs Wochen vor der Geburt und acht (bzw. zwölf) Wochen nach der Geburt Ihres Kindes sowie vor und nach diesen Zeiträumen bei Tätigkeiten, die eine unverantwortbare Gefährdung für das Leben von Mutter und Kind darstellen. Hierfür wird eine Gefährdungsbeurteilung erstellt.

Im Zuge der Gefährdungsbeurteilung wird geklärt, welche Tätigkeiten bzw. Prüfungen und Lehrveranstaltungen während der Schwangerschaft und Stillzeit ausgeführt bzw. absolviert werden dürfen und welche nicht. Für jede schwangere Studentin muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellt werden, mit deren Hilfe abgeschätzt wird, wie sie ihr Studium auch in der Schwangerschaft fortsetzen kann. Die Gefährdungsbeurteilung erfolgt im Rahmen eines Beratungsgespräches mit der zuständigen Studienfachberatung (siehe unten, Kontakt) und beinhaltet eine Prüfung des individuellen Studienverlaufs sowie ggf. dessen Anpassung. Den Fragebogen zur Gefährdungsbeurteilung finden Sie am Ende der Seite; Sie können ihn direkt herunterladen und mit zu Ihrem Gespräch mit der Studienfachberatung nehmen.

Meldung an das LAGetSi

Die Studienabteilung, Referat Studierendenservice leitet nach der Anzeige der Schwangerschaft und Durchführung der Gefährdungsbeurteilung die Daten an das Landesamt für Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit Berlin (LAGetSi) weiter.

Mitteilung der Entbindung

Nach der Entbindung teilen Sie der Studienabteilung, Referat Studierendenservice den tatsächlichen Entbindungstermin und ggf. die Stillzeit mit (siehe unten, Kontakt). Sofern es erforderlich ist, kann der Studienverlauf erneut angepasst werden, z. B. für das Folgesemester.

Weiterstudieren: Flexibilität im Mutterschutz

Studentinnen können sowohl vor als auch nach der Geburt auf ihren Mutterschutz verzichten, soweit dies ihrem gesundheitlichen Schutz und dem des Kindes nicht entgegensteht. Dies kann, muss jedoch nicht den gesamten Zeitraum der gesetzlichen Schutzfristen betreffen. Die Studentin kann auch während der Schutzfristen auf den Mutterschutz verzichten, z. B. um an Lehrveranstaltungen und Prüfungen teilnehmen, und sie kann den Verzicht jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zurücknehmen. Hierfür ist eine schriftliche Mitteilung an die Studienabteilung, Referat Studierendenservice (siehe unten, Kontakt) notwendig. Nur in Fällen, in denen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung eine unverantwortbare Gefährdung für die schwangere oder stillende Studentin oder ihr Kind festgestellt wird, ist die Absolvierung von Prüfungen bzw. Lehrveranstaltungen ausgeschlossen.

Kontakt und Formular

1. Die Meldung der Schwangerschaft, Fragen zur Gefährdungsbeurteilung und das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung sind an MuSchutzStud☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ☜hu-berlin☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein ☜de oder postalisch an die Humboldt-Universität zu Berlin, Studienabteilung, Referat Studierendenservice, Mutterschutz, - vertraulich -, Unter den Linden 6, 10099 Berlin zu richten.
2. Falls Sie allgemeine Fragen zur Vereinbarkeit von Studium und Schwangerschaft bzw. Stillzeit haben, können Sie über die E-Mail-Adresse MuSchutzStud☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ☜hu-berlin☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein ☜de auch einen Gesprächstermin vereinbaren.
3. Fragebogen zur Gefährdungsbeurteilung (pdf)
4. Übersicht der Studienfachberatungen
5. Bei Beratungsbedarf können Studentinnen sich an das Familienbüro unter familienservice☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ☜uv.hu-berlin☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein ☜de wenden.
6. Lehramtsstudierende sollten auch die Informationen der Professional School of Education (PSE) zum Mutterschutz, insbesondere zum Impfschutz im Praxissemester, beachten.
7. Auf dem Campus der Humboldt-Universität befinden sich mehrere Eltern-Kind-Zimmer, die Studentinnen mit ihren Kindern nutzen können.

Studienverlaufsbescheinigung; V0510; Bescheinigung für Zwecke der gesetzlichen Rentenversicherung über Zeiten des Hochschulbesuchs; Waisenrente; R0616; Bescheinigung zur Prüfung des Waisenrentenanspruchs; R5460; Prüfung des Waisenrentenanspruchs bei Hochschulausbildung; Gemäß § 58 Abs. 1 Punkt 4 Anrechnungszeiten (SGB VI) können Besuchszeiten an einer Hochschule dem gesetzlichen Rentenanspruch angerechnet werden (siehe auch: Studium zählt für die Rente).

Nachweis mittels Exmatrikulationsbescheinigung

Studierende der Humboldt-Universität zu Berlin (nachfolgend: HU Berlin) erhalten im Rahmen ihrer Exmatrikulation eine Exmatrikulationsbescheinigung. Bestandteil dieser Exmatrikulationsbescheinigung ist ein Nachweis über den Immatrikulationszeitraum ("Besuchszeit"), spezifisch ausgestellt für den Zweck des Nachweises Ihrer hiesigen Immatrikulationsdauer bei dem für Sie zuständigen Rentenversicherungsträger.

Wenn Sie Ihren Immatrikulationszeitraum an der HU Berlin bei Ihrem Rentenversicherungsträger nachweisen möchten, legen Sie dort bitte die Ihnen von der HU Berlin ausgestellte Exmatrikulationsbescheinigung vor.

Nachweis mittels Studienverlaufsbescheinigung

Sollten Sie über keine Exmatrikulationsbeschenigung verfügen, kann zum Zwecke des Nachweises Ihres Immatrikulationszeitraumes an der HU Berlin für die Anrechnung von Studienzeiten (idR. kurzfristig) eine sog. Studienverlaufsbeschenigung erstellt werden, die Ihren vollständigen Immatrikulationszeitraum an der HU Berlin inkl. Studienbeginn, -verlauf und -ende durch Exmatrikulation ausweist. 

Diese Studienverlaufsbescheinigung kann ausschließlich auf dem Postweg zur Verfügung gestellt werden. Sofern Sie diese Bescheinigung benötigen, nutzen Sie bitte das nachfolgend verlinkte Kontaktformular: https://hu.berlin/kontakt ("Thema Ihrer Anfrage -> Bescheinigung Rentenversicherung") und geben dabei Ihre aktuelle Postanschrift mit an.

Nachweis mittels Rentenformular V0510

Wenn Sie von dem für Sie zuständigen Rentenversicherungsträger ein Formular zur Bearbeitung durch die Hochschule erhalten haben (z.B. Formular V0510 "Bescheinigung für Zwecke der gesetzlichen Rentenversicherung über Zeiten des Schulbesuchs, Fachschulbesuchs, Fachhochschulbesuchs oder Hochschulbesuchs" der Deutschen Rentenversicherung (DRV)) senden Sie uns das Formular zur weiteren Bearbeitung bitte zu.

Nutzen Sie dafür bitte die nachfolgende Postanschrift:

Humboldt-Universität zu Berlin
Referat Studierendenservice
Unter den Linden 6
10099 Berlin

oder das Kontaktformular: https://hu.berlin/kontakt ("Thema Ihrer Anfrage -> Bescheinigung Rentenversicherung") in dem Sie das Formular als PDF/Scan mitsamt Ihrer Anfrage hochladen und uns damit zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stellen konnten.

Die Zusendung des von der HU Berlin abschließend bearbeiteten Formulars erfolgt dabei ausschließlich auf dem Postweg, eine Zusendung via E-Mail ist nicht möglich.

Die Bearbeitungsdauer eines händisch auszustellenden Formulars ist abhängig von den abgefragten bzw. von der HU Berlin zu bestätigenden Information im Abgleich mit den uns direkt im Verwaltungssystem vorliegenden Daten. IdR. erfolgt die Ausstellung und postalische Zusendung des bearbeiteten Formulars V0510 innerhalb von 2 Wochen.

Sofern Ihr Immatrikulationszeitraum allerdings nicht im Verwaltungssystem nachvollziehbar ist (gemeinhin Immatrikulationszeiträume vor den Jahren 1991/1992), kann die Bearbeitung oftmals nur unter Zuhilfenahme archivierter Aktenbestände vorgenommen werden. Daraufhin verlängert sich die Bearbeitungsdauer auf gewöhnlich 4-6 Wochen.

Halbwaisenrente/Waisenrente

Gemäß § 48 Abs. 4 Punkt 2 a) Waisenrente (SGB VI) können Schulausbildung oder Berufsausbildung Grundlage eines Anspruchs auf Halbwaisen- bzw. Waisenrente sein.

Nachweis mittels Rentenformular R0616 oder R5460

Wenn Sie als aktuell an der Humboldt-Universität zu Berlin (nachfolgend: HU Berlin) immatrikulierte Studierende von dem für Sie zuständigen Rentenversicherungsträger ein Formular zur Bearbeitung durch die Hochschule erhalten haben (z.B. Formular R0616 "Fragebogen / Bescheinigung zur Prüfung des Waisenrentenanspruchs" oder R5460 "Prüfung des Waisenrentenanspruchs bei Schul-, Fachschul-, Fachhochschul- oder Hochschulausbildung", jeweils von der Deutschen Rentenversicherung (DRV)) senden Sie uns das Formular zur weiteren Bearbeitung bitte zu.

Nutzen Sie dafür bitte die nachfolgende Postanschrift:

Humboldt-Universität zu Berlin
Referat Studierendenservice
Unter den Linden 6
10099 Berlin

oder das Kontaktformular https://hu.berlin/kontakt ("Thema Ihrer Anfrage -> Bescheinigung Rentenversicherung") in dem Sie das Ihnen zur Vergügung gestellte Formular als PDF/Scan mitsamt Ihrer Anfrage hochladen und uns damit zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stellen konnten. Die Zusendung des von der HU Berlin abschließend bearbeiteten Formulars erfolgt daraufhin ausschließlich auf dem Postweg an die uns von Ihnen im Rahmen Ihrer aktuellen Immatrikulation vorliegenden Postanschrift, eine Zusendung via E-Mail ist nicht möglich. Die Bearbeitungsdauer beträgt idR. 1-2 Wochen.